1. Наказ: поняття, види, реквізити

Незалежно від характеру і типу діяльності організації, її організаційно-правової форми, компетенції, управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Розпорядчі документи – це документи, з допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, на підприємстві.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Тексти розпорядчих документів поділяються, як правило, на констатуючу та розпорядчу частини.

У констатуючій частині викладається мета і завдання розпорядчих дій, причини складання документа. Іноді констатуюча частина має посилання на розпорядчий документ вищого органу влади, при цьому обов’язково вказується його назва, дата і підпис.

Розпорядча частина складається в наказовій формі і містить перелік дій, які необхідно виконувати. Залежно від виду розпорядчого документа вона починається словами: ПОСТАНОВЛЯЮ – у постанові, ВИРІШИЛА або УХВАЛИЛА – у рішенні (ухвалі), ПРОПОНУЮ – у розпорядженні, НАКАЗУЮ – у наказах. Ці слова друкуються великими літерами від лівого поля. В постановах, рішеннях та перед словами: “Постановляє” та “Вирішили” вказують назву колегіального органу.

Наказ – це правовий акт розпорядчого характеру, що видається керівником підприємства на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством.

В інших випадках наказ може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб незалежно від підлеглості..

Накази видають на підставі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів.

Накази (розпорядження) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру.

Накази бувають: нормативними; індивідуальними.

Наприклад, наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку належить до нормативних. Він є загальним (безособовим), оскільки стосується не конкретних осіб, а всього колективу.

Наказ про преміювання конкретних працівників має індивідуальний характер.

За змістом управлінської дії накази видаються з:

• основних питань діяльності установи

• адміністративно-господарських питань

• кадрових питань.

Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівника установи чи за власною ініціативою.

Проект наказу погоджують візуванням із зацікавленими установами і підрозділами, юрисконсультом і посадовими особами, яких він стосується. На візування звертають особливу увагу, оскільки окремі пункти наказу можуть стосуватися різних підрозділів і осіб. Проект наказу в усіх випадках візують особа, що його склала, і керівник структурного підрозділу, який виносить проект наказу або готує його.

Проект наказу погоджують з юрисконсультом з таких питань:

• доцільність видання наказу з певного питання;

• відповідність проекту наказу постановам уряду, наказам керівництва установи, діючому законодавству, нормам, положенням, інструкціям;

• логічна побудова тексту, правильність редакції, чіткість формулювань і відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам, що діють у деяких органах (наприклад, вимогам суду, прокуратури, органів охорони праці, соціального забезпечення, охорони здоров’я та ін.).

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу (розпорядження) здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу (розпорядження) вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

Накази (розпорядження) підписуються керівником установи, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

Після підписання наказу (розпорядження) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу (розпорядження) про внесення змін.

Наказ (розпорядження) оформляється на бланку наказу (розпорядження). Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...",) або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").

Текст наказу з питань основної діяльності установи та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "головам районних державних адміністрацій", "начальникам структурних підрозділів".

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

Якщо наказом (розпорядженням) відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...".

Зміни, що вносяться до наказу (розпорядження) оформляються окремим наказом (розпорядженням), який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу (розпорядження)..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається з такого пункту:

1. Внести зміни до наказу (розпорядження)".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

• пункт 2 викласти в такій редакції:...";

• пункт 3 виключити";

• абзац другий пункту 4 доповнити словами...".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається:

Внести зміни до... (додаються)".

Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу (розпорядження).

До наказів (розпоряджень) не може включатися пункт "Наказ (розпорядження) довести до відома...". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ (розпорядження), зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

Спільний наказ (розпорядження) установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу (розпорядження) повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО" ("ЗОБОВ'ЯЗУЄМО"). Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів (розпоряджень) повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

Накази (розпорядження) нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року: накази (розпорядження) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

Копії наказів (розпоряджень) засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

Якщо в констатуючій частині наказу необхідно підкреслити роль конкретної особи, використовують активну форму, наприклад: “Економіст планово-економічного відділу Іванов О. Б. не забезпечив своєчасне доведення планів з товарообігу до структурних підрозділів...”.

Якщо факт, про який йдеться у наказі, має більше значення, ніж роль конкретної особи, або йому надається узагальнене значення, використовують пасивну форму: “Послаблено контроль за витрачанням коштів; виявлено порушення у виконанні правил...”.

Констатуючу частину можна опустити, якщо розпорядча частина наказу не потребує обґрунтування.

Дії однорідного характеру розпорядчої частини об’єднують у одному пункті, наприклад:

“Генеральному директору науково-виробничого об’єднання “Маяк” Іванову 0. П., директору заводу “Прогрес” Сидорову К. Д. і директору заводу “Хімприлад” Ковалю К. М. забезпечити відвантаження вузлів і деталей комбінату “Північ” до 16.06.2011”.

Кожний пункт розпорядчої частини починається із зазначення виконавця, потім перелічують дії і строки виконання їх. Дію, яку слід виконати, виражають дієсловом у неозначеній формі (здійснити, забезпечити, покласти, відвантажити, зарахувати та ін.). Виконавцями можуть бути установа, структурний підрозділ або посадова особа, яку називають у давальному відмінку.

Наказ може мати загальний для усіх виконавців строк виконання або встановлювати конкретні строки виконання для кожної дії. Наприклад:

Відділу вторинних енергоресурсів завершити розгляд поданих методик до 06.03.2009, відділу нормування сировини і матеріалів до 06.04.2009, відділу паливних ресурсів до 06.05.2009.

Строк виконання п. 1, 3, 6 цього наказу - 10.01.2009, п. 2, 4, 5,7-20.01.2009.

Строк виконання цього наказу 30.06.2009.

Розпорядчу частину наказу дозволяється викладати у табличній формі із зазначенням у називному відмінку назви установи або посади і прізвища виконавця.

В одному з останніх пунктів розпорядчої частини зазначають осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу: наприклад

“Контроль за виконанням п. 5 і 8 цього наказу покласти на головного бухгалтера центральної бухгалтерії міністерства; п. 6 і 7 - на головного бухгалтера господарського управління міністерства”.

У разі потреби окремим пунктом у кінці наказу перелічують розпорядчі документи, які цим наказом скасовуються, змінюються або доповнюються.

Реквізити наказу:

1. назва організації;

2. назва виду документа;

3. дата;

4. індекс(номер);

5. місце видання;

6. заголовок;

7. текст;

8. підпис;

9. гриф погодження;

10. візи.

Витяг з наказу – копія частини оригіналу наказу, вид розпорядчої документації, що стосується розгляду одного питання з наказу.

Реквізити ВЗН із загальних питань:

1. реквізит “автор”;

2. назва документа (Витяг із наказу);

3. дата;

4. індекс;

5. місце складання;

6. заголовок до тексту;

7. текст (констатуюча частина повністю, слово “НАКАЗУЮ”, потрібний пункт розпорядчої частини);

8. підпис;

9. відмітка про засвідчення копії.