3. Довідковий апарат до документів архіву

Довідковий апарат архіву складається з описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу, номенклатур справ, за якими обліковуються справи тимчасового зберігання, історичних довідок до архівних фондів.

В архівах, де зберігається велика кількість справ, якими інтенсивно користуються, можуть складатися довідкові картотеки і каталоги.

Описи справ є базовими довідниками для створення інших видів довідкового апарату архіву, у яких використовуються пошукові дані того чи іншого архівного документа: номери фонду, опису, справи, аркушів у справі.

Номенклатурами справ користуються в разі потреби пошуку документів і справ тимчасового (до 10 років) зберігання.

Історична довідка до архівного фонду (колекції) виконує функції довідника, у якому в узагальненому вигляді подаються відомості з історії фондоутворювача і фонду.

Історична довідка складається під час першого надходження документів фонду до архіву. Вона містить три розділи: історія фондоутворювача, історія фонду, характеристика документів фонду.

У першому розділі історичної довідки в хронологічній послідовності подаються відомості про:

• розпорядчі акти про створення, реорганізацію, ліквідацію установи-фондоутворювача;

• крайні дати діяльності установи;

• завдання і функції установи, їх зміни;

• масштаб діяльності установи, мережу підвідомчих організацій;

• зміни в найменуванні та підпорядкованості установи;

• структуру установи та її зміни.

У другому розділі довідки відображаються:

• кількість справ у фонді та крайні дати документів фонду;

• час надходження документів фонду до архіву;

• зміни в складі та обсязі фонду, їх причини;

• дата першого передання документів фонду напостійне зберігання та назва відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

• ступінь збереженості документів фонду.

У третьому розділі довідки наводяться:

• узагальнена характеристика фонду за видами документів та їх змістом;

• відомості про довідковий апарат до фонду;

• напрями використання документної інформації фонду.

Історична довідка підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів) і друкується у чотирьох примірниках в установах, що передають документи на постійне зберігання, в інших установах - у двох примірниках.

У разі потреби в архіві складаються довідкові картотеки або каталоги. Картотеки створюються до документів, якими користуються найчастіше (організаційно-розпорядчі, з особового складу, з комерційної діяльності тощо).

Залежно від завдань використання документної інформації в архіві можуть створюватись іменна, географічна, назв установ-контрагентів, з особового складу картотеки. У картки кожної картотеки заносяться відомості про осіб, установи, адреси, трудовий стаж, заробітну плату тощо з посиланням на номери фонду, описів, справ, аркушів, де містяться потрібні відомості. Картки в картотеках систематизуються за абеткою понять або хронологією подій, що містяться в них.

Коли в архіві є декілька картотек, то вони можуть об'єднуватися в каталоги за предметно-тематичною, систематичною, географічною та іншими ознаками.