Питання для перевірки знань:

1. Складання таких документів як розписки.

2. Особисті довіренності, особливості їх складання.

3. Складання особистих документів - заповітів

4. Заяви, їх сутність та види заяв, особливості складання

Література:

1. Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування. Навч. посібник. -К.:Либідь, 2007.- 312 с.

2. Горголюк Н.І., Казіміров І.А. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини. - К.: Довіра, 2007

3. Організація загального діловодства. Навч. посібник. Палеха Ю. І. Видавництво "Ліра-К", Київ-2009

Зм.м.

Лекція ___. Загальні положення судового діловодства

План

1. Загальні положення судового діловодства

2. Порядок опрацювання вхідної кореспонденції.

3. Передача та виконання непроцесуальних документів

4. Контроль за виконанням документів.

1. Загальні положення судового діловодства

Встановлює правила ведення діловодства в МС, АС, ВССУ і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи Інструкція з діловодства в місцевому загальному суді… 2013 року.

Положення Інструкції передбачають автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ, матеріалів чи проваджень) за допомогою АСДС та ведення діловодства у паперовій формі.

Також положення Інструкції визначають правила і порядок роботи з усіма документами, крім тих, які містять відомості, що становлять державну таємницю.

Відповідальність за стан та організаційне забезпечення діловодства в суді покладається на керівника апарату суду, а в разі його відсутності - на заступника керівника апарату суду або особу, яка виконує його обов'язки.

В апараті суду визначається особа, відповідальна за ведення діловодства (за потреби - в кожному структурному підрозділі суду), яка забезпечує облік і проходження документів у строки, що передбачені чинним законодавством або самим документом; звітує перед керівництвом про стан виконання документів.

Діловодство суду ведеться державною мовою.

Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог процесуального законодавства України.

Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України “Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003”.

Документи, що надійшли до суду, виносити за його межі категорично забороняється, крім направлення їх до іншого суду або іншого органу у випадках, визначених законом.

2. Порядок опрацювання вхідної кореспонденції.

Уся вхідна кореспонденція підлягає реєстрації в АСДС відповідно до Положення про АСДС.

Кожний вхідний документ реєструється в суді лише один раз.

У разі передачі документа з одного структурного підрозділу до іншого про це робиться відповідна відмітка в АСДС.

Приймання та реєстрація вхідної кореспонденції, яка надходить поштою, телеграфом, факсимільним повідомленням, електронною поштою, на сайт суду шляхом заповнення електронної форми, якщо таку створено, надається особисто або кур'єром, переданої від керівництва суду, якщо документи були отримані під час особистого прийому керівництвом суду, забезпечується канцелярією суду (відповідним структурним підрозділом апарату суду).

Приймання кореспонденції від осіб, які беруть участь у справі (їх представників або кур'єра), здійснюється за пред'явленням оригіналу документа, що посвідчує особу (документа, що підтверджує повноваження представника або належність його до організації-відправника).

За зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє під текстом (а в разі відсутності такої можливості - на іншому вільному місці) штамп суду (реєстраційну позначку - штрих-код) із зазначенням дати (у разі необхідності - часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.

Відповідальний працівник суду (особа) у день надходження кореспонденції перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, із дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа).

Відповідальний працівник (особа) суду розкриває всі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис "Особисто" або гриф секретності. Конверти (пакети) з відміткою "Особисто" передаються адресатам без відкривання.

Конверти (пакети) із грифом секретності передаються до підрозділу або працівнику апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу, без відкривання.

Конверти із грифом "для службового користування" розкриваються відповідальним працівником, який має право працювати з документами з грифом "для службового користування".

Помилково доставлені до суду документи пересилаються адресату, якщо його місцезнаходження відоме, або повертаються відправнику разом із супровідним листом за підписом керівника апарату суду або визначеної ним відповідальної особи протягом не більш як два дні.

Конверти (пакети), в яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, або якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий додається до вхідних документів.

У разі надходження забруднених чи пошкоджених документів, зміст та реквізити яких неможливо встановити, працівниками канцелярії/відповідного структурного підрозділу суду (у складі не менше трьох осіб) складається акт у двох екземплярах, один примірник якого направляється відправнику разом із документами без їх реєстрації в АСДС.

При надходженні до суду судової справи (матеріалів кримінального провадження) перевіряється наявність додатків, зазначених у супровідному листі суду, здійснюється огляд стану справи (наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами опису справи).

У разі виявлення недоліків у формуванні судової справи канцелярія (відповідний структурний підрозділ) складає акт про стан справи, що надійшла до суду, та долучає його до матеріалів справи. Акт підписується трьома працівниками апарату суду, одним з яких є працівник канцелярії, затверджується керівником апарату суду та засвідчується печаткою суду "для довідок". Про складення акта робиться відмітка в реєстраційних документах.

Реєстрація процесуальних та непроцесуальних документів здійснюється шляхом внесення до АСДС інформації та даних, передбачених Положенням про АСДС та іншими нормативно-правовими актами.

У разі реєстрації непроцесуальних документів до АСДС вносяться дані про термін виконання, якщо такий установлено документом або законодавством.

Під час реєстрації документів, що надійшли у відповідь на звернення суду, робиться відповідне посилання на вихідний номер документа суду.

Не підлягають реєстрації рекламні повідомлення, плакати тощо, прейскуранти, вітальні листи і запрошення, друковані видання (книги, журнали, газети, бюлетені), документи особистого характеру, а також забруднені та пошкоджені документи, зміст та реквізити яких неможливо встановити.

Додаткові документи (матеріали), що стосуються розгляду конкретної судової справи, яка перебуває у провадженні суду, у тому числі заяви про відвід, реєструються за датою, а в разі надходження в день судового розгляду справи - також за часом їх надходження.

На першому аркуші вхідного документа у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп (реєстраційна позначка), в якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер (та за необхідності - найменування суду) і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, а в разі необхідності - і час подання документа.

У разі реєстрації вхідного документа шляхом штрих-кодування дата та номер реєстрації формуються АСДС автоматично і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, не ставиться.

Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується АСДС автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Номер справи має наступний формат:

• код суду/порядковий номер в цьому році/рік реєстрації.

В АСДС також формується номер провадження, який містить індекс, код суду, порядковий номер справи (матеріалів кримінального провадження) у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

В апеляційній інстанції для судових справ автоматизованою системою формується номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер містить індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації.

У касаційній інстанції для судових справ автоматизованою системою формується номер провадження, необхідний для діловодства даного суду. Цей номер містить індекс, номер справи за порядком у поточному році, літерний індекс та дві останні цифри поточного року.

Реєстрація та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) у місцевому загальному суді здійснюються згідно з індексами:

"1-кп" - обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження;

"1-кс" - клопотання слідчого, прокурора чи адвоката, скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора, заяви про відвід;

"1-в" - клопотання (подання), пов'язані із виконанням судових рішень у кримінальному провадженні (заяви про видачу дублікатів виконавчих листів, подання державних виконавців тощо);

"1-кд" - кримінальні справи (кримінальне провадження) щодо виконання судових доручень;

"1-о" - заяви про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими обставинами;

"1-вп" - заяви про відновлення втрачених матеріалів крим. провадження;

"1-м" - запити (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні;

"2" - цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;

"2-а" - адміністративні справи, адміністративні позови;

"2-в" - заяви про відновлення втраченого судового провадження;

"2-ав" - заяви про відновлення втраченого судового провадження в адміністративних справах;

"2-д" - судові доручення в цивільних справах;

"2-ад" - судові доручення в адміністративних справах;

"2-аз" - заяви про забезпечення позову, доказів в адмін. справах;

"2-азз" - заяви про скасування заходів забезпечення позову, доказів в адміністративних справах;

"2-асз" - заяви про повернення судового збору в адмін. справах;

"2-ар" - заяви про роз'яснення судового рішення в адмін. справах;

"2-аво" - заяви про виправлення описки в адмін. справах;

"2-адр" - заяви про винесення додаткового рішення в адмін. справах;

"2-з" - заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах;

"2-зз" - заяви про скасування заходів забезпечення позову, доказів у цивільних справах;

"2-сз" - заяви про повернення судового збору у цивільних справах;

"2-р" - заяви про роз'яснення судового рішення у цивільних справах;

"2-во" - заяви про виправлення описки у цивільних справах;

"2-др" - заяви про винесення додаткового рішення у цивільних справах;

"2-к" - справи про визнання та виконання рішень ін. судів в Україні;

"2-н" - цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу;

"2-о" - цивільні справи, заяви окремого провадження;

"2-п" - заяви про перегляд заочного рішення;

"2-с" - заяви про скасування судового наказу;

"3" - матеріали про адміністративні правопорушення;

"3-в" - подання, заяви, звернення в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення;

"4-с"- скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства;

"6" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах;

"6-а" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень в адміністративних справах;

"8" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення, ухвали суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;

"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, в адмін. справах.

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

На кожному провадженні у правому верхньому куті зазначаються прізвище та ініціали судді-доповідача, якому таке провадження передається.