1. Положення: поняття, види, реквізити

Організаційні документи – група різних за назвою документів, які регламентують створення та діяльність організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов’язки та правила на тривалий час.

Організаційні документи бувають типові, зразкові та індивідуальні.

Типові розробляються вищими органами управління для однорідних організацій і мають обов'язковий характер.

Зразкові розробляються вищими органами управління для підвідомчих організацій, установ, мають рекомендаційний характер.

Індивідуальні розробляються в організаціях та установах для внутрішнього використання.

Організаційні документи затверджуються відповідними посадовими особами або розпорядчими документами вищих установ і набувають юридичної сили з моменту їх затвердження.

Тексти організаційних документів, як правило, мають складну структуру, їх розбивають на розділи та підрозділи, які нумерують арабськими цифрами.

Види організаційних документів:

• положення,

• статути,

• правила

• інструкції.

Положення — це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються.

Групи

Типові - розробляється для системи установ і підприємств, затверджується вищим органом управління

Індивідуальні – розробляються на основі типового положення, затверджується керівником підприємства (організації, закладу) Реквізити:

1. герб України,

2. назва відомства,

3. назва організації,

4. назва структурного підрозділу;

5. гриф затвердження,

6. назва виду документа;

7. місце видання;

8. дата;

9. індекс;

10. заголовок до тексту;

11. текст;

12. підпис;

13. відмітка про погодження.

Зразок:

1

7

8

ЗАТВЕРДЖУЮ  Генеральний директор

_________ П.І.Б.

ПОЛОЖЕННЯ про структурний підрозділ

17.08.2013 р.

Структура тексту

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Керівництво.

6. Взаємовідносини, зв'язок.

7. Майно і кошти.

8. Контроль, перевірка та ревізування діяльності.

9. Реорганізація та ліквідація.

Керівник структурного підрозділу _________ П.І.Б.

До справи №

2. Статут

Статут — юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їх відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Групи 

Типовий (загальний) - розробляється для певних систем установ, підприємств тощо, затверджується вищими органами державної влади та управління, з'їздами громадських організацій

Індивідуальний - розробляється для певної організації шляхом конкретизації типових статутів, затверджується вищою установою, якій підлягають підприємства, організації тощо

Статути після їх затвердження підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства юстиції України.

Реквізити:

1. гриф затвердження вищою установою чи органом управління;

2. назва виду документа (статут);

3. заголовок;

4. текст;

5. відмітки про погодження та реєстрацію;

6. дата.

Зразок:

ЗАРЕЄСТРОВАНО

в Державній адміністрації міста______2014 р. 

Реєстраційний №_

Дата реєстрації -- ---- ------ р..

Заступник голови адміністрації

___________ П.І.Б.

ЗАТВЕРДЖЕНО  Протокол засідання (дата, номер)

СТАТУТ (назва підприємства, установи, організації)

Структура тексту

1. Загальні положення.

2. Мета і завдання діяльності підприємства, установи.

3. Функції.

4. Утворення й використання коштів. Майно підприємства.

5. Управління.

6. Створення та використання пайового фонду.

7. Членство. Права й обов'язки.

8. Звіт, звітність і контроль.

9. Виробничо-господарська, зовнішньоекономічна діяльність.

10. Реорганізація та ліквідація.

11. Внесення змін та доповнень до Статуту.

2014

Для чіткості викладу та зручності читання текст статуту розбивають на статті (пункти), що групують у розділи (позначають римськими цифрами).

3. Інструкція

Інструкція — правовий акт, який створюється організаціями для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності і відносин організації та працівників.

Групи:

1. Посадова.

2. З техніки безпеки.

3. З експлуатації різного обладнання та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівниками організацій (чи їх наказом із зазначенням номера та дати видання). На інструкції може бути відмітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньому встановлюється термін введення інструкції, зазначаються відповідальні виконавці.

Реквізити:

1. назва виду документа (інструкція);

2. гриф затвердження;

3. заголовок (сюди іноді входить назва документа);

4. дата;

5. індекс;

6. місце видання;

7. текст;

8. підпис;

9. види погодження.

Текст викладається у вказівно-наказовому стилі із формулюваннями типу «повинен», «слід», «необхідно», «не дозволено». Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користуванняЗміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше — у безособовій формі.

Широко використовуються посадові інструкції.

Посадова інструкція — документ, що регламентує організаційно-правове становище працівника в структурі установи і підрозділу, його функціональні обов’язки, права, відповідальність, взаємовідносини з іншими працівниками і підрозділами, а також кваліфікаційні вимоги до посади.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор Інституту геології

НАН України ___________І.О.Леута 12.01.2014

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІ(посада, відділ)

(підприємство, установа, організація)

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. (посада, відділ) призначається на посаду і звільняється з посади наказом (посада, керівника)

1.2.безпосередньо (посада) підпорядкований керівнику (найменування підрозділу) 1.3. У своїй діяльності керується чинним законодавством України, наказами і розпорядженнями підприємства, посадовою інструкцією та дорученнями керівника (установи, організації)

2. ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ'ЯЗКИ

2.1. (Розкривається зміст робіт, які відповідають посаді згідно з функціями підрозділу). 2.2. Бере участь у ...; готує необхідні матеріали для ..; відстежує стан .. і т. ін.

3. ПРАВА

має право (посада)

3.1. За дорученням керівника (відділу, іншого структурного підрозділу) забезпечувати ...

3.2. За дорученням керівника (відділу, іншого структурного підрозділу) представляти від імені підприємства (установи, організації) структурний підрозділ в інших підприємствах з питань компетенції структурного підрозділу. 3.3. Брати участь у ...

4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ несе відповідальність за (посада):

4.1. Своєчасне і якісне виконання посадових завдань та обов'язків, планів роботи і доручень керівництва відділу.

4.2. Достовірність даних, які подаються керівництву підприємства та органам статистики.

4.3. Порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни. 5. ПОВИНЕН ЗНАТИ

5.1. повинен знати: (посада)

6. КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

6.1. На посаду призначається особа, (назва посади) яка має (освіта, напрям підготовки, освітньо-кваліфікаційний рівень, стаж роботи на нижчих посадах тощо)

7. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ ЗА ПОСАДОЮ

7.1. Свою роботу пов'язує (посада) з ... підрозділами підприємства ...

Візи

З інструкцією ознайомлений

(дата) (підпис) (ініціали, прізвище)

4.Правила

Правила — службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Групи: 1. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

2. Правила підготовки документації для здавання до архіву.

3. Правила експлуатації... і т. ін.

За формою та змістом правила подібні до інструкцій, іноді є їх складовою частиною.

Реквізити:

1. гриф затвердження;

2. назва виду документа (правила);

3. заголовок (стислий виклад призначення правил);

4. дата і номер;

5. текст;

6. підпис особи, що відповідає за складання правил.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника

підпис, П.І.Б. керівника

---- ------ ------- р.

ПРАВИЛА

внутрішнього розпорядку

Текст документа

Погоджено

Профком

---- ------ ------- р.

Особа, що відповідає за складання правил

(підпис) розшифрування підпису

Питання для перевірки знань

1. Значення організаційно документації в управлінській діяльності.

2. Дайте коротку характеристику таким документам як статути, визначте їх види.

3. Дайте коротку характеристику таким документам як положення про підприємства

4. Дайте коротку характеристику таким документам як “Інструкції”, зокрема посадові інструкції

5. Дайте коротку характеристику таким документам як “Правила”, зокрема Правилам внутрішнього трудового розпорядку.

Література:

1. Національний стандарт “Державна уніфікована система докумен­тації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (ДСТУ 4163-2003)

2. Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (П О С Т А Н О В А від 30 листопада 2011 р. N 1242).

3. Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування. Навч. посібник. -К.:Либідь, 2007.- 312 с.

4. Корж А.В. Документознавство: зразки документів праводілової сфери: навч. посібник / А.В. Корж. – 2 вид., змін. та доп. – К.: КНТ, 2009. – 372 с.

Зм.м.2

Лекція 13. Розпорядчі документи

План

1. Наказ: поняття, види, реквізити

2. Розпорядження: поняття, реквізити

3. Вказівка: поняття, реквізити

4. Ухвала: поняття, реквізити

5. Рішення: поняття, реквізити

6. Постанова: поняття, реквізити

Навчальні цілі: набуття знань та навичок щодо роботи з розпорядчою документацією