3. Поняття стандартизації, уніфікації та трафаретизації управлінських документів.

Основні напрямки удосконалення діловодства:

1. Стандартизація - встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування.

2. Уніфікація тексту документів. Текст є найважливішою частиною документа, у ньому зосереджена інформація, необхідна для одержувача. На практиці часто створюють однотипні документи, які містять однотипну інформацію. Наприклад, накази по особовому складу, бухгалтерська та статистична звітність, господарські договори тощо. Це створює передумови для їх уніфікації.

Уніфікація документів – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів.

Уніфікований документ – документ, створений у рамках уніфікованої системи документів за встановленими для цієї системи правилами, стандартами, оформлений у встановленому порядку, зареєстрований у рамках уніфікованої системи і який має статус обов’язкового застосування при здійсненні певного виду діяльності.

Використовують такі форми уніфікації тексту документа:

• анкета - спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа. Приклади анкет - лист з обліку кадрів, анкети соціологічних досліджень та ін.

• таблиця - дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити інформацію. У таблицю заздалегідь вносять постійну інформацію - заголовки рядків і стовпців, а змінну інформацію заносять під час створення документа. Цей спосіб найбільш ефективний при комп’ютерній обробці і зберіганні інформації.

Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці і застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.

Типізація текстів – це процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям.

3. Трафаретизація – це процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа.

Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Трафаретизація - спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документу. Трафаретними є багато видів договорів, накази по кадрах та інші види документів.

Питання для перевірки знань:

1. Поясніть сутність документа.

2. Наведіть визначення документа відповідно до різних ДСТУ.

3. Назвіть загальні та спеціальні функції документа та дайте їх коротку характеристику.

4. Назвіть підстави та значення класифікації документів.

5. Що таке стандартизаці та уніфікація документів?

6. Трафаретизація документів.

Література:

1. Палеха Ю. І., Загальне документознавство : Навч. посіб. / Ю. І. Палеха, Н. О. Леміш. — К. : Ліра-К, 2008. — 393 с. 

2. Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (П О С Т А Н О В А від 30 листопада 2011 р. N 1242).

3. Національний стандарт “Державна уніфікована система докумен­тації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (ДСТУ 4163-2003)

4. Історія діловодства. Навч. посібник. - Палеха Ю. І., Леміш Н. О. Видавництво "Ліра-К", Київ-2011

Лекція 3. Поняття юридичної техніки

План

1. Поняття і сутність юридичної техніки

2. Прийоми і засоби юридичної техніки і їх класифікація

3. Цілі, завдання та структура юридичної техніки