Протокол, його види, реквізити
Протокол – документ, який фіксує послідовний хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів.
Протокол – це документ, який складений офіційною особою для засвідчення якогось факту (протокол інспектора пожежної охорони, санітарного інспектора тощо). За своїм змістом вони наближаються до актів; частка їх невелика.
Класифікація протоколів
Тимчасових органів
(конференцій, зборів,
нарад, комісій)
Постійних колегіальних органів
(колегій, комітетів, рад, президій, комісій)
Протокол
Оформлення повного протоколу має особливості. Після двокрапки, з абзацу пишуться прізвища та ініціали промовців, а через тире – короткий виклад їх тексту. Якщо після виступу або в ході обговорення ставились запитання, вони повинні бути зафіксовані в протоколі разом із відповідями. Записи виконуються в короткій, лаконічній формі. Під час виборів у протоколах вказують результати голосування. Стислі протоколи складають в тих випадках, коли тексти доповідей та виступів готові і будуть додані до протоколу.
В усіх інших випадках протоколи повинні бути повними.
Протоколи ведуть:
Посадові особи – секретарі, діловоди, стенографісти;
Особи, вибрані на засіданні, - секретарі, секретаріати.
Протоколи складають за 2-3 денний термін після засідання на підставі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, проведених під час засідання.
Реквізитипротоколу:
автор;
гриф затвердження (коли потрібно);
назва виду документа (протокол),
заголовок, до складу якого входить найменування колегіального органу засідання, наради;
дата;
індекс
місце засідання
текст;
підписи голови та секретаря.
Якщо протоколи пишуть у спеціальній книзі, то повна назва підприємства і місце складання містяться на першій сторінці обкладинки. За повнотою висвітлення протоколи можуть бути повні і скорочені.
Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.
У вступній частині після слова «Присутні» вказуються прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального органу або працівників, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість більша 15, до протоколу прикладається список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу вказується тільки їх загальна кількість. Прізвища учасників засідання розміщують в алфавітному порядку (окремо – члени колегіального органу, окремо – запрошені). Після прізвища запрошеної особи вказують назву організації, яку він представляє, місце роботи і посада. На багатолюдних зборах та засіданнях вказують тільки кількість присутніх (присутніх – 90 осіб).
Після виборів голови та секретаря (якщо це потрібно) вказують їх прізвища та ініціали.
Після цього нижче розміщують порядок денний засідання (перелік питань, які треба розглянути).
Питання в порядку денному розміщують за їх важливістю, складністю і часом обговорення. Прості питання розглядаються останніми. Кожен пункт порядку денного нумерується, записується з нового рядка і відповідає на запитання «про що»? («Про підсумки роботи…»).
Основна частина протоколу складається з розділів відповідних пунктів порядку денного. Текст кожного розділу розміщується за схемою:
СЛУХАЛИ-ВИСПУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ).
Рішення, якщо воно містить різні питання, треба групувати на пункти номерами арабськими цифрами. Кожен пункт починають з нового абзацу.
Якщо рішенням затверджується який-небудь документ, то він додається до протоколу.
Протоколи зберігаються не менше ніж 10 років, а потім передаються до архіву.
Рішення, які прийняті на засіданні, доводяться до працівників організації (виконавців) у вигляді копії самого протоколу або витягу з протоколу.
Витяг з протоколу – копія частини оригіналу протоколу, вид документації, що стосується розгляду одного питання з протоколу.
Реквізити витягу з протоколу:
автор;
назва з документа (Витяг з протоколу);
заголовок;
дата;
індекс;
місце складання;
текст ( із вступної частини – порядок денний, необхідне питання з нього із основної – схема СЛУХАЛИ – УХВАЛИЛИ );
підписи ( голова, секретар);
відмітка про засвідчення копії.
Доповіді і звіти Доповідь – це документ, у якому викладаються певні питання, робляться висновки, оформляються пропозиції. отуються доповіді для публічного повідомлення з конкретно визначеної теми (періоду) на колегіях, нарадах, засіданнях. Вони можуть бути поточними, звітними, науковими та ін. У тексті доповіді обов’язково повинні бути такі логічні елементи, як вступ, основна частина (обґрунтування) і висновки.
У вступній частині доповіді слід зазначати причини, які викликали необхідність розгляду питання та підготовки доповіді. Основна частина доповіді повинна бути насичена фактами, які підтверджуються інформацією про перевірку роботи, висновками наукових установ, слідчих органів тощо.
У висновках доповіді повинні бути сформульовані конкретні пропозиції, мають даватися дані оцінки.
Підготовка доповіді – кропітка й відповідальна робота, яка вимагає глибокого вивчення стану справ у відповідній галузі (напрямі діяльності), ознайомлення із результатами наукових досліджень, передовим досвідом роботи (власним і зарубіжним). До підготовки доповіді повинні залучатися висококваліфіковані фахівці, науковці, практичні працівники. Організовує роботу щодо підготовки доповіді особа, яка повинна виступати з такою доповіддю на відповідному зібранні. Це, як правило, заступники керівника, керівники структурних підрозділів.
Звіт – це документ про стан (хід) виконання доручень, завдань, планів.
Він може бути табличної або текстової форми (залежно від тематики звіту). Звіти можуть бути зовнішніми (для вищого рівня) і внутрішніми. формлятися звіти можуть на трафаретних бланках або звичайних аркушах паперу.
Реквізитами звіту, як правило, є:
назва документа (Звіт) і його тематичне спрямування;
звітний період;
назва органу, що звітує;
підпис;
дата.
Питання для перевірки знань
Протоколи: повні та скорочені.
Вступна та основна частини текстів протоколів
Службові записки, доповідні та пояснювальні
Поняття доповіді
Література:
Складання ділових паперів: Практикум: Навч. посібник для студентів вищих навч. закладів /Л.Г. Погиба, Т.О. Грибіниченко, М.П. Баган. – Київ: Либідь, 2002. – 240 с.
Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування. Навч. посібник. -К.:Либідь, 2007.- 312 с.
Комова М.В. Складання ділових документів. Навчальний посібник для ВНЗ. – Львів: Тріада плюс, 2007
Зм.м.3
Лекція 19. Поняття управлінських та процесуально-правових документів.
План
Поняття управлінських документів( актів управління)
Кримінально-процесуальні документи: поняття, види, порядок оформлення
Адміністративні документи