3. Передача та виконання непроцесуальних документів

Передача кореспонденції на розгляд керівництву суду забезпечується службою діловодства (відповідальним працівником чи відповідним структурним підрозділом) невідкладно або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час засобами факсимільного зв'язку чи електронною поштою.

Після вивчення непроцесуального документа керівництвом суду накладається резолюція та передається до служби діловодства (відповідального працівника або відповідного структурного підрозділу) для внесення змісту резолюції до АСДС.

Резолюції керівництва суду можуть оформлюватися на бланках установленого зразка.

У разі покладення обов'язку виконання документа на кілька підрозділів (осіб) відповідальним за виконання є підрозділ (особа), зазначений першим, якщо інше не зазначено в резолюції.

Відповідальній за виконання документа особі надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. У разі відсутності цієї особи за виконання документа відповідає особа, зазначена в резолюції наступною.

Строки виконання документа співвиконавцями визначаються в резолюції.

Після розгляду відповідними посадовими особами суду з їх резолюцією документ опрацьовується службою діловодства (відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом) в АСДС, береться на контроль, після чого невідкладно передається безпосереднім виконавцям.

Оригінал документа, що підлягає виконанню, передається відповідальному за виконання, а співвиконавці отримують копію документа в паперовій або електронній формі через АСДС.

5. Контроль за виконанням документів.

Метою контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

Контроль за виконанням документів у суді здійснюється службою діловодства (відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом).

Контролю підлягають зареєстровані документи (крім процесуальних), якими встановлено завдання (міститься вимога, надано доручення).

Контроль за виконанням документів полягає у:

• взятті з використанням АСДС документа з резолюцією керівництва суду на контроль у день його розгляду, з відміткою в АСДС;

• продовженні строку виконання документа - продовженні (зміні) керівництвом суду строку виконання документа на підставі службової записки виконавця з обґрунтуванням, із відповідною відміткою в АСДС;

• знятті документа з контролю - з відміткою в АСДС за результатами остаточного опрацювання документа та після підписання його керівництвом суду.

Строки виконання документів можуть зазначатися в тексті документа або резолюції.

Документи повинні бути виконані:

• без зазначення строку виконання - протягом 30 днів з дня реєстрації документа в АСДС;

• у разі накладення резолюції зі словом "Терміново" - протягом 3 днів з дня реєстрації документа в АСДС;

• у разі накладення резолюції зі словом "Негайно" або "Невідкладно" - протягом одного дня з дня накладення резолюції.

Якщо виконання документа у зазначений строк є неможливим, виконавець (керівник відповідного структурного підрозділу) зобов'язаний звернутися з аргументованим клопотанням про продовження строку виконання документа до посадової особи, яка дала відповідне доручення, не пізніш як за три робочих дні до закінчення строку його виконання, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку з дня його реєстрації.

У разі продовження строку виконання документа робиться відповідна відмітка у графі "Термін продовжено" в АСДС, де зазначається кінцева дата виконання документа.

Днем виконання контрольного документа (завдання) вважається день реєстрації у суді вихідних документів про виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованих установ і осіб або іншого підтвердження виконання.

Після виконання документа служба діловодства (відповідальний працівник або відповідний структурний підрозділ) робить відмітку у графі "Відмітка про виконання" реєстраційної картки документа в АСДС, де зазначає номер документа, підготовленого на виконання контрольного документа, після чого знімає документ із контролю в АСДС.