Порядок ведення особової справи.
Правила та порядок заповнення документів, які включаються до особової справи.
Опис документів
«Опис документів» (додаток 1) заповнюється при первинному оформленні особової справи. Наступні записи до нього вносяться в разі залучення до особової справи додаткових документів.
Додаток 1
Кожен документ, який включається до особової справи, в «Описі документів» записується окремо, при цьому його назва має відповідати назві, присвоєній цьому документу при його складанні.
У графі «Найменування документів», крім власне найменування, проставляється номер і дата, а також дата внесення до особової справи.
Графи «Кількість аркушів», «Дата вилучення документів», «Ким вилучено документ та з якої причини» заповнюються відповідно до їх найменування.
Доповнення до особового листка з обліку кадрів
Записи в «Доповнення до особового листка з обліку кадрів» (додаток 2) робляться вперше при оформленні особової справи, згодом - при наступних змінах в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів, наданих працівником.
Додаток 2
Особовий листок з обліку кадрів
«Особовий листок з обліку кадрів» (додаток 3) заповнюється особисто працівником чорнилами або кульковою ручкою, розбірливо, без підчисток та виправлень.
Додаток 3
Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів, а також дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів обов’язково звіряються із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку тощо.
Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів:
у рядку 1 зазначається прізвище, ім’я, по батькові (у називному відмінку): Овчаренко Ігор Вікторович;
у рядку 2 заповнюється: «чол.» чи «жін.»;
у рядку 3 вказується рік, число (арабськими), місяць (літерами) народження: 1949, 26 травня;
у рядку 4 записується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку) відповідно до записів у паспорті: селище Рогань Харківського району Харківської області;
у рядку 5 зазначається освіта (на підставі документів):
вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади третього або четвертого рівня акредитації: інститут, консерваторія, академія, університет);
неповна вища, базова вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади першого або другого рівня акредитації: технікум, коледж, інші прирівняні до них навчальні заклади);
середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);
початкова (для осіб, які закінчили 3–4-й класи).
Форма заповнюється лише особами, які мають вищу, неповну вищу, базову вищу освіту. При цьому найменування навчального закладу та його місце розташування, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису в документі про освіту: Київський інженерно-будівельний інститут; промислове та цивільне будівництво, 1965; промислове та цивільне будівництво, диплом А № 373465;
у рядку 6 вказується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею: російською, українською — вільно, німецькою — читаю зі словником;
у рядку 7 вказується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук), із розшифруванням галузі науки, та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис «нема»;
у рядку 8 перелічуються назви опублікованих праць, зареєстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року опублікування праць та зареєстрованих винаходів. Якщо таких нема, робиться запис: «не маю»;
у рядок 9 вносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці):
місяць і рік (арабськими цифрами): 01.1981–03.1993;
посада (робота) (у називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (у родовому відмінку): Оглядач з економічних питань редакції журналу «Перспектива».
У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), така, яку він мав у зазначений час: м. Вишневе Київської області.
Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: командир роти військової частини № 2118.
У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується населений пункт, район, область або військовий округ (флот): м. Хмельницький, військовий округ;
у рядку 10 вказуються країни з назвами, які вони мали на час перебування в них працівника.
У графі «Мета перебування» слід робити запис: туристична поїздка, службове відрядження тощо: 05.1995–06.1995 — Польща — поїздка у складі офіційної делегації фірми;
у рядку 11 записується дата нагородження, назва державної нагороди: 05.06.1998 — почесне звання «заслужений економіст України»;
у рядку 12 запис повинен відповідати запису у військовому квитку: військовозобов’язаний, капітан, технічний, війська ППО;
у рядку 13 вказується: одружений (не одружений), заміжня (не заміжня), розлучена (-ий), а також прізвища, імена, по батькові, дата народження членів сім’ї, які проживають разом з працівником: дружина — Овчаренко Світлана Олегівна, 01.04.1964 р.; дочка — Овчаренко Ольга Ігорівна, 03.07.1998 р.;
у рядку 14 вказується поштовий індекс, назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), вулиці, номер будинку, квартири, домашнього телефону: 04205, м. Київ-205, пр-т Оболонський, 90, кв. 78, тел. 412-1727.
Потім записується серія та номер паспорта, назва органу, що його видав, дата видачі: СН № 563132, Мінське РУ ГУ МВС України в м. Києві, 27.11.1996 р.
Особовий листок підписується працівником і зазначається дата його заповнення.
Автобіографія - це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльності. Основна вимога до такого документа – досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.
Кожне нове повідомлення починається з абзацу.
У автобіографію необхідно включити такі реквізити:
а) прізвище, ім’я, по батькові у називному відмінку;
б) дата, місце народження;
в) відомості про навчання;
г) відомості про трудову діяльність;
ґ) відомості про громадську роботу;
д) короткі відомості про склад сім’ї;
е) дата і підпис автора.
Автобіографія складається у довільній формі.
Можна у вигляді таблиці-анкети, - резюме.
Характеристика - документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.
У кожній правильно написаній характеристиці можна виділити чотири частини, що логічно пов’язані між собою.
Перша – анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім’я, по батькові, посаду, вчений ступінь і звання (якщо вони є), рік народження, освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик справа.
Друга – дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на даному підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.).
Третя – власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного і наукового рівня, стосунки у трудовому колективі. Тут же містяться відомості про урядові нагороди або заохочення.
Четверта – висновки, де зазначено призначення характеристики.
Текст характеристики викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою.
Характеристика видається працівникові на руки або з його відома надсилається до підприємства, установи (організації), які її запитали.
Після звільнення особова справа співробітнику на руки не видається, а зберігається у архіві підприємства п'ять років.
Лицьова сторона справи перекреслюється червоним олівцем по діагоналі.