1. Доповідна записка, групи доповідних записок, реквізити.

Записки – поширений вид як службової, так і особистої документації, в якому повідомляється про використання окремих зобов’язань, службових доручень, звітів про виконану роботу чи пояснюються причини їх невиконання.

Доповідна записка – документ, адресований керівникові даної чи вищої рганізації з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи доповідних записок:

1) звітні;

2) інформаційні;

3) ініціативні.

Доповідні записки поділяються також на внутрішні та зовнішні

Реквізити доповідної записки:

• назва адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка) (верхній правий куток);

• реквізит «автора» - від кого;

• назва виду документа;

• індекс;

• місце видання;

• заголовок, який розкриває її зміст;

• текст:

• у 1-й частині викладаються факти та події, що стали причиною до написання доповідної записки;

• у 2-й частині – висновки та пропозиції з конкретними діями, які, на думку доповідача, необхідно здійснити у зв’язку з викладеними фактами;

• відмітки про додатки;

• дата;

• підпис автора

Доповідні записки також можуть мати реквізити: гриф погодження, візи.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає.

Зовнішню оформлюють на загальному бланку установи з підписом керівника.

2. Службова записка – документ, адресований фахівцеві чи керівнику одного ієрархічного рівня з автором записки даної установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, що становлять спільний інтерес (а також про виконану роботу), з висновками та пропозиціями автора.

Службові записки охоплюють менш вагомі, порівняно з доповідними записками, питання. Службові та доповідні записки особливо важливого характеру рекомендується складати в двох примірниках. Службові записки слід реєструвати.

Пояснювальна записка, реквізити

Пояснювальна записка – вид записки, яка з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причину певного факту, вчинку, події.

Існує два види пояснювальних записок:

• пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням до якогось основного документа (звіту, проекту та інше).

• пояснювальною запискою є також документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи та інше). Таку пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації.

За своїм змістом і призначенням пояснювальні записки поділяються на дві групи: службові (оформляються на бланку) і особисті.

Вимоги до оформлення пояснювальних записок аналогічні до складання доповідних записок.

Реквізити пояснювальної записки:

• назва адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка) (верхній правий куток);

• реквізит «автора» - від кого;

• назва виду документа;

• текст:

• у 1-й частині викладаються факти та події, що стали причиною до написання записки;

• у 2-й частині – пояснення;

• відмітки про додатки(за потреби);

• дата;

• підпис автора