4. Виконавче діловодство. Характерні ознак:

• Сперанський Г. С. запропонував «Общее учреждение министерств» де була розроблена система ведення діловодства та звітності.

• Документи цього періоду: донос, рапорт, реляція, рескрипти, циркуляри.

• Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію.

• Порядок проходження документів по інстанціям регламентується.

• Документи складні за змістом складаються із 3-х частин: - вступ із вкладенням справи; - обгрунтування із посилками на законодавство; - заключення із висновками, пропозиціями.

• Справи, що вирішуються поділяються на три категорії: - невідкладні; - термінові; - поточні.

5. Радянський період розвитку діловодства. Характерні ознаки діловодства:

• Удосконалення систем діловодства, обліку, сформовані ЦСУ.

• Впровадження принципів наукової організації праці, у систему діловодства,

• Утворені системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.

• Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.

• Розроблена Державна система документаційного забезпечення управління.

Виішення проблем управління документацією у сучасний період пройшло у розвинутих країнах два основних етапи.

• 1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях.

• 2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловодства з обробкою інформації на ЕОМ. В США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ поряд з машинним носієм.

Питання для перевірки знань:

1. Поясніть поняття діловодства.

2. Назвіть основні етапи становлення діловодства та охарактеризуйте їх.

Література:

1. Закон України «Про інформацію» // Відомості Верховної Ради України. – 1992. – № 48. – Ст. 650.

2. Палеха Ю. І., Загальне документознавство : Навч. посіб. / Ю. І. Палеха, Н. О. Леміш. — К. : Ліра-К, 2008. — 393 с. 

3. Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (П О С Т А Н О В А від 30 листопада 2011 р. N 1242).

4. Історія діловодства. Навч. посібник. - Палеха Ю. І., Леміш Н. О. Видавництво "Ліра-К", Київ-2011

Зм. м. 1

Лекція 2. Документ: поняття, ознаки та функції.

План

1. Документ: поняття, ознаки та функції.

2. Класифікація документів.

3. Поняття стандартизації, уніфікації та трафаретизації документів.

1. Документ: поняття, ознаки та функції.

Поняття “документ” (лат.documentum – повчальний приклад, взірець, спосіб доказу) широко застосовується в усіх сферах суспільної діяльності.

На міжнародному рівні найбільш загальним є визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі, тобто інформація може бути записана у будь-якій спосіб фіксування будь-яких відомостей, за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звука.

Таке визначення розроблено й затверджено Міжнародною організацією із стандартизації (ІSO-International Organization for Standardization) за участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради з архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності.

Найпростіше визначення: документ – носій інформації

Документ є засобом закріплення на папері або іншому носієві інформації про конкретні факти, події і явища об’єктивної дійсності та інтелектуальної діяльності людини. Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому.

В Україні офіційно прийнято декілька визначень документа, зафіксованих у ряді державних стандартів (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ – записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності. Це визначення обов’язкове для застосування у всіх випадках нормативної документації: у довідковій, навчально-методичній та іншій літературі, яка стосується сфери інформації та документації.

2. ДСТУ 3017-95. Документ – матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою у створений людиною спосіб для її передавання в часі й у просторі. Визначення застосовується у сфері книговидавництва та книгорозповсюдження.

3. ДСТУ 2732-94. Документ–матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Визначення застосовується в діловодстві та архівній справі.

4. ДСТУ 2732-2003. Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

Виходячи із визначень документа, зафіксованих у державних стандартах України, основними ознаками документа є:

1. Наявність інформації, яка має певний зміст.

2. Стабільна матеріальна форма, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа.

3. Функціональна визначеність для передавання інформації у просторі та часі, тобто для використання в соціальних комунікаційних каналах.

Документ являє собою єдність матеріальної форми та інформації, яка в ній зафіксована.

Документ - це закрiплення рiзними способами на спецiальному матерiалi iнформацiї про факти, подiї, явища об'єктивної дiйсностi i розумової дiяльностi людини.

У соціальному плані будь-який офіційний документ виконує кілька функцій, що і дозволяє йому задовольнити різні людські потреби. Серед функцій виділяють загальні та спеціальні.

Загальні функції документа:

- Інформаційна: будь-який документ створюється для збереження інформації;

- Соціальна: документ є соціально значущим об'єктом, оскільки породжений тою чи іншою соціальній потребою;

- Комунікативна: документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами суспільної структури, зокрема між установами;

- Культурна: документ - засіб закріплення та передачі культурних традицій, етапів розвитку цивілізації.

Спеціальні функції документа:

- Управлінська: документ є інструментом управління; цією функцією наділені так звані управлінські документи (планові, звітні, організаційно-розпорядчі документи тощо), спеціально створювані для цілей управління;

- Правова: документ є засобом закріплення і зміни правових норм і правовідносин у суспільстві. Правову функцію виконують законодавчі та правові нормативні акти, а також документи, які отримують правову функцію тимчасово. Так, для використання в якості судового доказу це може бути будь-який документ;

- Функція історичного джерела: документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства.