2. Документи кадрового діловодства

Кадрові документи – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) по найму працівників.

У документації з особового складу відображується діяльність установи з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомога.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією.

До документації з особового складу належать:

• особисті заяви працівників

• тр. контракти, договори

• рапорти, подання

• особові картки (типова форма № П-2)

• автобіографії, резюме, характеристики

• накази з особового складу,

• особові справи,

• трудові книжки.

Комплекс кадрових документів включає такі основні групи документів:

1. особисті та особові документи працівників;

2. організаційно-розпорядча документація;

3. первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів працівників відносяться:

• паспорт,

• трудова книжка,

• військовий квиток,

• диплом, свідоцтво, атестат

• інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе.

До них можна також віднести:

• посвідчення особи,

• документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо

• перепустка,

• посвідчення про відрядження,

• довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату.

За юридичним призначенням до особових документів можна віднести

• заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення,

• автобіографію,

• атестаційний лист,

• подання про призначення на посаду тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації включає такі стадії:

1. документування трудових правовідносин;

2. ведення особових справ та трудових книжок;

3. ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

Організашйно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи:

1. вихідні (початкові) облікові документи;

2. похідні (повторні) облікові документи.

Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це:

• особовий листок з обліку кадрів,

• доповнення до особового листка,

• особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення - забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів.

До цієї підгрупи облікових документів відносять:

• картки спеціалізованого обліку спеціалістів,

• журнальні (книжкові) форми реєстрації (книга обліку та інші).

Питання для перевірки знань:

1. Поняття кадрового діловодства

2. Поняття кадрових документів

3. Зміст та класифікація кадрових документів

Література:

1. Кадрове діловодство. Навчальний посібник. Палеха Ю. І. - Видавництво "Ліра-К", Київ-2009.

2. Лядецький М. М.,Хавронюк М. І.Типові договори, контракти, статути.— К.: Атака, 2005.

3. Матвєєва В., Кузнєцов В. Кадрова документація. — 5-те вид., переробл., доп. — X.: Фактор, 2005.

Зм.м.3

Лекція 23. Документаційне забезпечення руху особового складу

План

1. Складання наказів з особового складу

2. Оформлення заяв

3. Характеристика трудового договору, контракту, трудової угоди та особливостей їх укладання.