2. Класифікація та види документів

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Класифікація  документів  -  це  поділ їх на класи за найбільш загальними   ознаками  схожості та відмінності.  

Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності    виконавців.    У   поточній   роботі   класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікуються за такими ознаками: спосіб фіксації інформації; зміст; назва; вид; складність; місце складання; термін виконання; походженні; гласність; юридична сипа; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше.

Класифікація документів

Ознаки класифікації	Групи документів
1. За змістом	1. Організаційно-розпорядчі (управлінські документи: інструкції, накази, листи, акти, протоколи). 2. Фінансово-розрахункові (бухгалтерські, банківські документи). 3. Постачально-збутові.
2. За призначенням	1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила тощо). 2. Розпорядчі (накази, розпорядження, вказівки, рішення). 3. Інформаційно-довідкові (довідки, листи, телеграми, доповідні і пояснювальні записки тощо).
3. За формою	1. Типові (положення, статути, інструкції, які розробляються вищими органами). 2. Трафаретні (бланки документів з постійною інформацією та вільними місцями для заповнення змінної інформації). 3. Індивідуальні (готуються кожного разу виконавцями по-новому: доповідні і пояснювальні записки, переважна більшість службових листів та ін.).
4. За напрямом руху	1. Вхідні. 2. Вихідні.

5. За місцем складання і використання	1. Внутрішні (складаються і використовуються безпосередньо в установі). 2. Зовнішні (вхідна і вихідна кореспонденція).
6. За походженням	1. Офіційні (стосуються діяльності юридичних осіб). 2. Особисті: 2.1. Офіційно-особисті (трудова книжка, посвідчення особи); 2.2. Особисті власного походження.
7. За терміном виконання	1. Термінові (повинні бути виконані у встановлені строки та з позначкою “Терміново”). 2. Нетермінові (без конкретно зазначеного в них терміну виконання).
8. За стадіями створення	1. Оригінали (перші примірники документів, які мають оригінали підписів посадових осіб). 2. Копії: 2.1. Відпуск (повна копія документа, оформлена одночасно з оригіналом під копірку). 2.2. Витяг (копія частини документу, засвідчена у встановленому порядку). 2.3. Дублікат (повторно виданий документ).
9. За ступенем гласності	1. Звичайні. 2. Для службового користування (інформація для обмеженого кола осіб, не підлягає публікації у засобах масової інформації). 3. Таємні (містять державну таємницю) 4. Конфедиційні та інші.
10. За терміном зберігання	1. Документи постійного зберігання. 2. Документи тривалого зберігання (понад 10 років). 3. Документи тимчасовогоо зберігання (до 10 років).

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові,   до   яких  належать   усі  рукописні  та  машинописні документи,     виготовлені    за    допомогою    друкарської    та розмножувальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото-   й   кіно- документи   -   такі,   що   створені   способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки та фотокартки.   На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

• фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За    назвою    розрізняють:    накази,    протоколи,    положення, розпорядження,   вказівки, інструкції,   правила,   статути,   тощо.

За складністю документи бувають: прості, що містять інформацію з одного питання; складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід   урахувати,   що   прості   документи   легше   оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За юридичною силою документи поділяються на  

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні. Документ є нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин, або ще не набрав юридичну силу.

• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. Розрізняють матеріальні підробки(підчистки, виправлення, дописування тощо) та інтелектуальні(в справжній документ вноситься завідомо неправдива інформація)