Питання для перевірки знань

1. Ознаки групування документів у справи

2. Номенклатура справ: поняття, види

3. Особливості формування номенклатури справ.

Література:

1. Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування. Навч. посібник. -К.:Либідь, 2007.- 312 с.

2. Національний стандарт “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” (ДСТУ 2732-2004)

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 4-те вид.– Київ: Либідь, 2004. – 384 с.

4. Кавторєва Я., Кузнєцов В. Документообіг: організація та ведення.— 7-ме вид., переробл. і допов.— Х.: Фактор, 2006.

5. Організація загального діловодства. Навч. посібник. Палеха Ю. І. Видавництво "Ліра-К", Київ-2009

Зм.м.7

Лекція 57. Формування справ

План

1. Поняття справи та правила формування справ

2. Зберігання справ

1. Поняття справи та правила формування справ

Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Справи формуються в установі, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.

Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

1. вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі;

2. групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ;

3. вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

4. не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

5. окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання;

6. за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).

Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

Накази (розпорядження) з питань основної діяльності установи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

• протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

• документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. N 731.

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівом установи.