1. Складання наказів з особового складу

Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує кадрова служба на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів - посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах (розпорядженнях) міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінськірішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

Зміст індивідуального наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття...". У зведених наказах (розпорядженнях) може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

У тексті наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо.

Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу (розпорядження), і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах (розпорядженнях) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

У наказі (розпорядженні) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У зведених наказах (розпорядженнях) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності:

• прийняття на роботу (службу),

• переведення,

• звільнення.

При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У кожному пункті наказу (розпорядження) з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

Під час ознайомлення з наказом (розпорядженням) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У наказах про прийняття на роботу відмічають:

• посаду;

• відділ (структурний підрозділ);

• з якого числа прийнятий;

• вид роботи:

- постійна;

- з випробувальним терміном;

- із стажуванням;

- тимчасова:

- по сумісництві;

- на певний термін.

У наказах про переведення відмічають:

• вид переведення;

• мотивацію.

У наказі про надання відпустки відмічають:

• вид відпустки: основна, додаткова, творча, у зв'язку із тимчасовою

• непрацездатністю без зберігання заробітної плати;

• кількість робочих днів;

• дату початку та закінчення відпустки;

• за який період роботи надається відпустка.

У наказах про звільнення відмічають:

• дату звільнення;

• причину звільнення, згідно КЗОТ.

У кінці пункту вказують причину, що привела до написання цього наказу "Підстава".

Останній пункт - покладення контролю за виконанням наказу.

Накази про нагороду та накладення штрафів складаються за типом адміністративних наказів.

Приклад № 1.

Пана Коваленка Миколу Павловича наймають на посаду рекламного агента з 1 грудня 1998 року з випробувальним терміном на 1 місяць.

Приклад № 2.

Проробивши 2 місяці на посаді рекламного агента, п. Коваленко був переведений першою особою фірми на посаду менеджера з реклами.

Реєстрація наказів у "Книзі наказів" з кадрів

№ наказу	Дата	Короткий зміст	Примітка
7-0	29.11.2008р.	Про наймання Коваленка М.П.	Термін випробування – 1 місяць
8-0	29.12.2008р.	Про переведення Коваленка М.П.

МП "Пролісок" НАКАЗ№8-0 .,,. 29.01.2009р. м Київ

Про переведення п. Коваленка М.П.

1.Перевести пана Коваленка Миколу Павловича з посади рекламного агента на посаду менеджера по рекламі з 01.02.2009 р.

Підстава: вакантна посада менеджера по рекламі.

2. Контроль за виконанням наказу покладаю на менеджера офісу.

Генеральний директор З наказом ознайомлено: Коваленко М.П.

При оформленні наказів необхідно додержувати вимог і правил, що забезпечують їх юридичну силу. Обов’язковими в них мають бути такі реквізити:

• автор документа,

• назва виду,

• дата,

• індекс,

• місце видання,

• заголовок,

• текст,

• підпис керівника установи (підприємства).

На підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу заповнюють особову картку працівника (форма № Т-2), роблять запис у його трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок або інший відповідний документ.

Переведення на іншу роботу оформлюють наказом (розпорядженням) адміністрації установи (підприємства). Оскільки перевести на постійну роботу можна лише за згодою працівника, цю згоду оформлюють його підписом на наказі (розпорядженні).

У наказі про переведення на іншу роботу слід чітко формулювати мотиви і підстави переведення.

Звільнення з роботи (припинення трудового договору) незалежно від підстави обов’язково оформлюють наказом (розпорядженням) адміністрації підприємства. На підставі цього наказу (розпорядження) роблять запис у трудовій книжці та особовій картці працівника, а бухгалтерія здійснює з ним розрахунок.

Формулювання у наказах і трудових книжках мають відповідати вимогам про працю і містити посилання на відповідні статті законодавства.

Дія трудового договору припиняється у день, зазначений у наказі (розпорядженні). Проте на практиці у двох випадках (в разі звільнення за прогул без поважних причин і за вчинення злочину) допускаються відхилення від цього загального правила.

Надання відпустки здійснюється згідно із графіком відпусток, який адміністрація підприємства зобов’язана складати перед початком кожного календарного року. Складання графіку відпусток передбачено законодавством. Його проект готують за попереднім погодженням з керівниками структурних підрозділів.

Графік відпусток затверджує керівник підприємства після погодження з профспілковим комітетом.

Кадрові накази реєструють в "Книзі наказів по кадрах". Аркуші мають бути прошиті, пронумеровані.

У кінці книга пишуть: "У даній книзі пронумеровано та прошнуровано __кількість __аркушів". Цей запис опечатується та завіряється першою особою організації, установи.

2. Оформлення заяв

При прийнятті на роботу особа повинна підготувати такі документи:

• заяву,

• особову картку (форма П-2ДС),

• копії документів:

• про освіту,

• науковий ступінь,

• вчене звання,

• підвищення кваліфікації,

• паспорта,

• військового квитка (для військовозобов’язаних),

• довідки про присвоєння ідентифікаційного номера,

• документа про надання пільг,

• декларації про доходи.

Крім цього, працівники кадрових служб, приймаючи на роботу особу, повинні ретельно звірити всі відомості, внесені в анкету (особовий листок з обліку кадрів) з оригіналами особистих документів – паспортом, документами про освіту, трудовою книжкою. Особисті заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, надання відпустки, звільнення з роботи оформляються на чистому аркуші паперу формату А 4.

Згідно з законодавством про працю при вступі на роботу громадяни подають письмову заяву, де викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу (організації).

Особливості написання деяких реквізитів заяв:

а) при адресуванні заяви до тієї організації, де працює автор, не треба вказувати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);

б) у тексті заяви формулюється прохання (висновок) і дається обґрунтування прохання (доказ).

Складаються заяви від руки, але вони повинні мати такі реквізити:

– адресат;

– відомості про заявника (у заявах про прийняття на роботу – прізвище, ім’я, по батькові в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону; в інших заявах зазначається займана посада, прізвище та ініціали);

– назва виду документа (заява);

– текст;

– перелік додатків (копії документів);

– підпис;

– дата.

Тексти заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи, про надання різних видів відпусток мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникам допомоги в оформленні цих документів доцільно працівникам кадрових служб оформити зразки таких заяв, а також попереджувати авторів документів про необхідність залишення лівого поля для підшивання заяв до справи.

3. Характеристика трудового договору, контракту.

Трудовий договір в Кодексі законів про працю України (КЗпП) визначається так: " - це угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін".

Укладення трудового договору оформлюється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу про зарахування працівника на роботу.

Трудовий договір складається тільки у письмовій формі, якщо:

• це передбачено законодавством;

• на цьому наполягає працівник;

• якщо цей працівник неповнолітній;

• а також при особливих умовах праці (географічних, геологічних і підвищеного ризику для здоров’я).

Трудовий договір може бути:

• безстроковим - що укладається на невизначений строк;

• строковим - на визначений строк, встановлений за погодженням сторін;

• таким, що укладається на час виконання певної роботи.

При укладенні трудового договору (контракту) громадянин зобов’язаний подати такі документи:

• Паспорт або інший документ, що посвідчує особу.

• Трудову книжку.

• Заяву на ім’я керівника підприємства чи установи.

У деяких випадках, передбачених законодавством, додатково необхідно подати:

• Документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію).

• Довідку про стан здоров’я.

• Інші документи, які підтверджують те, що працівник спроможний виконувати запропоновану роботу, достатньо знає техніку безпеки, протипожежну безпеку, охорону праці, правила застосування тих або інших матеріалів, сировини, предметів, інструментів, устаткування тощо.

Забороняється укладення трудового договору з громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров’я.

Крім цього, як правило, потрібно пред’явити:

• Копію ідентифікаційного коду, якщо він є.

• Військовослужбовцям, звільненим із Збройних сил України та колишнього СРСР, - військовий квиток.

• Звільненим з місця відбування кримінального покарання - довідку про звільнення.

Залежно від того, на яку роботу приймається громадянин, визначається перелік необхідних документів для оформлення трудового договору. При цьому необхідно пам’ятати, що законодавство (стаття 25 КЗпП) забороняє вимагати від осіб, які приймаються на роботу, документи, подання яких не передбачене законодавством, у тому числі відомостей про їх партійну і національну належність, походження та прописку.

Поняття трудового контракту

Особливою формою трудового договору є контракт. У ньому, угодою сторін встановлюються строк дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці й умови розірвання договору з працівником. Вимоги контракту двосторонні, конкретніші й чіткіше обумовлені порівняно з трудовим договором як стосовно працівника, так і підприємства. Наприклад, у контракті можуть визначатися додаткові, крім встановлених чинним законодавством, підстави його розірвання. А стосовно державних службовців вимоги контракту можуть навіть порушувати вимоги трудового законодавства.

Контракт складається тільки у письмовій формі у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу і зберігаються у кожної із сторін контракту. Усі зміни, які вносяться до контракту за згодою сторін, також повинні оформлюватися у письмовій формі. За згодою працівника копію укладеного з ним контракту може бути передано профспілковому чи іншому органу, уповноваженому працівником представляти його інтереси, для здійснення контролю за додержанням умов контракту.

Укладання контрактів регулюється комплексом законодавчих документів.

Існують два види контрактів:

1) трудові контракти з державними службовцями, які регулюються окремими законодавчими актами, такими як Постанова КМУ від 19.03.93 р. №203 "Про застосування контрактної форми трудового договору з керівником підприємства, що є у державній власності"; ПКМУ від 02.08.95 р. №597 "Про Типову форму контракту з керівником підприємства, що є у загальнодержавній власності" та інші

2) трудові контракти підприємств недержавної форми власності.

Порядок укладення, зміст та значення таких трудових контрактів визначається в Постанові КМУ "Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору" від 19.03.94 р. №170.