У претензії зазначаються

• повне найменування і поштові реквізити заявника претензії(справа вгорі)

• повне найменування і поштові реквізити особи, якій претензія пред'являється(зліва вгорі)

• сума претензії(зліва)

• назва виду документа

• дата пред'явлення і номер претензії;

• обставини, на підставі яких пред'явлено претензію;

• докази, що підтверджують ці обставини;

• вимоги заявника з посиланням на нормативні акти;

• сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;

• платіжні реквізити заявника претензії;

• перелік документів, що додаються до претензії

• підписи директора та головного бухгалтера організації (підприємства), скріплені печаткою, якщо лист оформляється не на бланкові.

Документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах чи належним чином засвідчених копіях. Претензія підписується повноважною особою заявника претензії або його представником та надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом або вручається адресатові під розписку.

Претензія розглядається в місячний строк з дня її одержання, якщо інший строк не встановлено ГК або іншими законодавчими актами. Обгрунтовані вимоги заявника одержувач претензії зобов'язаний задовольнити.

При розгляді претензії сторони у разі необхідності повинні звірити розрахунки, провести експертизу або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору.

ГК України також встановлює, що про результати розгляду претензії заявник має бути повідомлений письмово. Відповідь на претензію підписується повноважною особою або представником одержувача претензії та надсилається заявникові рекомендованим або цінним листом або вручається йому під розписку.

Текст листа про нестачу товару (продукції) починають із фрази “У зв’язку з недопостачанням (Вами) у…”. Повідомлення про ушкодження товару може починатися “Повідомляємо, що…”. Обов’язковим є зазначення підстави для задоволення претензії виразами на зразок “На підставі пункту 1.2 договору, підписаного 11 грудня 2001 р., Ви зобов’язані сплатити нам недотримку (неустойку)…” або “На підставі §3 контракту ми маємо право на знижку з фактурної вартості…” тощо.

Конкретні вимоги потерпілої сторони формулюються, наприклад, так: “Просимо цю суму переказати на наш розрахунковий рахунок”, “Просимо зазначену суму штрафу переказати у 3-денний термін на наш розрахунковий рахунок”, “Просимо розглянути нашу претензію і переказати зазначену суму на наш рахунок у якомога коротший термін” і т. ін.

Формуляр-зразок1

Повне найменування і поштові реквізити заявника претензії	Повне найменування і поштові реквізити особи, якій претензія пред'являється

Претензія № _____

Про виплати штрафу за затримку постачання товарів

Сума претензії

Дата____________ За Контрактом №__від_______Ви були зобов'язані поставити фірмі товар за ціною _____

у кількості _______за ціною___________за штуку.

Однак з порушенням зазначеного Контракту товар було поставлено із запізненням на _____ днів (не поставленодо цього часу).

На підставі Контракту фірма нараховує Вам штраф у розмірі _____% від вартості не поставленого вчасно товару на суму згідно з таким розрахунком:_____________________

Просимо зазначену суму штрафу переказати у 30-денний термін на наш розрахунковий рахунок №____________ у___________________банку.

У разі несплати вказаної суми в зазначений термін справу буде передано до господарського суду.

Директор фірми                 (підпис)              Розшифрування підпису Головний бухгалтер          (підпис)               Розшифрування підпису