Глава 1. Знания и опыт

1 6. Информационные технологии в проекте

Ключевое определение

Информационные технологии в проекте (Information Technologies in Project) - совокупность процессов сбора, хранения, поиска, переработки, отображения и передачи информации, используемых в проекте.

Свод знаний

Для управления проектом требуется создание единой информационной системы, так как в процессе управления проектом происходит обмен информацией на различных уровнях управления.

Информационная система, в свою очередь, включает инструменты и технологии для сбора, хранения, обработки и распределения информации, полученной в результате управления проектами на всех стадиях, для всех функций процесса управления и в интересах всех участников проекта в соответствии с их компетенцией и ответственностью.

Принципиальным отличием информационной системы управления проектом от других, например, корпоративных информационных систем, является то, что большинство корпоративных информационных систем разрабатывается для поддержки отдельных функций. Такие системы структурированы по подразделениям компании. В то время как информационная система управления проектом объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящиеся к конкретному проекту.

Для планирования и контроля за ходом выполнения проекта, а также для обеспечения необходимой и достаточной информацией лиц, принимающих решения по проекту, требуется разработка и поддержка в актуальном состоянии информационной модели проекта.

Информационная модель проекта обеспечит:

• централизованное хранение информации по календарным планам работ, ресурсам и стоимостным и другим показателям проекта;

• возможности быстрого анализа влияния изменений в плане работ, ресурсном, финансовом и других видов обеспечения на конечные результаты и показатели проекта;

• возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме функционирования информационной системы;

• возможности автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту, а также решение других задач и процедур УП.

В организационной структуре проекта, как минимум, могут быть выделены три уровня управления, требующие специализированной информационной поддержки:

• Стратегический уровень управления проектом (высшее звено руководства компанией или программой).

• Уровень управления отдельным проектом (руководство проекта).

• Уровень исполнения работ проекта (исполнители проекта).

Глава 1. Знания и опыт

Н а стратегическом уровне руководства информационная система должна обеспечивать сбор и обработку данных для принятия решений, связанных с утверждением целей, приоритетов, стратегическим планированием и финансированием проектов, контролем достижения вех. промежуточных и конечных результатов проекта.

Информационная система на данном уровне управления должна обеспечивать сбор данных из различных источников, обобщение и представление данных в форме, удобной для восприятия.

На уровне управления проектом информационная система обеспечивает и поддерживает планирование комплекса работ, организацию и контроль выполнения работ, анализ и регулирование хода исполнения проекта и закрытие проекта.

Данный уровень руководства в первую очередь заинтересован в мощных средствах, позволяющих создать адекватную информационную модель комплексов работ и ресурсов проекта, поддерживающих расчет модели при различных входных параметрах, обеспечивающих обмен данными с другими уровнями управления и получение отчетов для целей анализа и оперативного управления.

На уровне исполнения заданий (пакетов работ) проекта необходима детальная информация,

регламентирующая и обеспечивающая выполнение работ. Данная информация поступает с уровня управления проектом и из функциональных подразделений. В то же время, на данном уровне собираются и передаются вышестоящему руководству фактические данные о ходе выполнения работ и использовании ресурсов.

В настоящее время, благодаря появлению современных технологий, обеспечивающих связь между участниками проекта в локальных и глобальных сетях, стала возможной реализация концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени.

В результате внедрения информационной системы управления проектом обеспечивается решение следующих задач:

• Поддержка процедур анализа и принятия решений по структуре, объемам работ и директивным срокам достижения промежуточных результатов проекта.

• Определение необходимого времени и затрат на реализацию проекта и его отдельных фаз, а также распределение во времени финансовых потребностей проекта.

• Разработка схемы финансирования работ и привлечения ресурсов в соответствии с единым планом проекта.

• Поддержка процедур разработки сводного плана проекта и согласования решений по временным, объемным, стоимостным и другим параметрам проекта с основными участниками проекта.

• Поддержка процедур разработки и согласования контрактов, распределения сфер рисков, ответственности и полномочий, проведения организационных мероприятий.

• Сбор фактических данных о ходе выполнения работ и их характеристик (например: выполненные объемы, произведенные затраты финансовых, трудовых, материальных и других видов ресурсов).

• Поддержка процедур управления контрактами.

• Поддержка процессов взаимодействия и координации работ, контроля исполнения и оперативного управления.

• Обеспечение всех уровней управления актуальной информацией о выполнении работ в соответствующих показателях в разрезах контрактов, подразделений на требуемом уровне детализации.