6.2.2. Авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы

Не позднее трех дней по возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет, к которому должны быть приложены оправдательные документы: авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

Примечание. Все расходы командированного работника (за исключением суточных) должны подтверждаться оправдательными документами.

При этом предъявленные работником документы должны содержать не только информацию о размере фактически оплаченных им сумм, но и информацию, позволяющую однозначно подтвердить наименование оплаченной операции (услуги) (Письмо ФНС России от 25.11.2011 N ЕД-4-3/19756@).

Если работник не может представить оправдательные документы (например, он потерял билет или счет за проживание в гостинице), то работодатель может возместить ему понесенные расходы на основании его заявления, но эти расходы для целей налогообложения прибыли учитываться не будут.

Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов - суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется (Письмо Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770).

Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

Заметим, что это требование Минфин России распространяет и на электронные билеты, которые оформляются не на русском языке.

В Письме Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6 указано, что в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли. При этом не требуется перевода иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа, иной информации).

В то же время ФНС России считает, что необходимость построчного перевода электронного билета в целях исчисления налога на прибыль в общем случае отсутствует, поскольку значение всех реквизитов электронного билета определено различными нормативными документами, регулирующими порядок оформления электронных билетов. При этом в Письме ФНС России от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@ приведены таблицы, позволяющие однозначно определить значение на русском языке всех реквизитов электронного билета.

Однако при этом в Письме ФНС от 01.10.2013 N 03-07-15/40623 указано, что "...в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке реквизиты, необходимые для применения вычета по налогу на добавленную стоимость, должны быть переведены на русский язык. При этом перевод иной информации, не относящейся к применению вычета налога на добавленную стоимость (например: правил перевозки багажа, условий применения тарифа), не требуется".

Обратите внимание! Ни в одном нормативном документе нет требования о том, чтобы перевод в обязательном порядке был выполнен профессиональным переводчиком. Тем более не существует норм, обязывающих заверять такой перевод нотариально.

Кстати, с этим не спорят и налоговики. Например, в Письме УФНС России по г. Москве от 26.05.2008 N 20-12/050126 указано, что перевод с иностранного языка на русский может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации. При этом организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык, закрепив обязанность работника по осуществлению переводов в его должностной инструкции.

Этой же позиции придерживается и Минфин России (см. Письмо от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168).