6.4. Суточные

Суточные выплачиваются командированному работнику за все время командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения N 749).

При определении общей величины суточных следует учитывать, что днем отъезда (первым днем командировки) считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Если, например, поезд отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

В настоящее время организации могут уменьшать налогооблагаемую прибыль на всю сумму суточных в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом (коллективным договором, приказом, положением о командировках и т.п.). Никаких ограничений по размеру суточных в гл. 25 НК РФ нет.

Примечание. В расходах в целях налогообложения прибыли учитываются суточные в размере, установленном в данной конкретной организации.

В Письме Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291 разъясняется, что в настоящее время на законодательном уровне не определены ни максимальные, ни минимальные размеры, которые ограничивали бы пределы расходов, закрепляемые на локальном уровне.

Согласно ч. 2 ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.

При этом трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности.

Примечание. При установлении размера суточных организации (за исключением бюджетных) ничем не ограничены. Организация может установить любой размер суточных, причем он может быть различным для разных должностей или, например, для разных городов. Если работники ездят в командировки за границу, то необходимо разработать нормативы суточных и для зарубежных командировок.

Обратите внимание! Вернувшийся из командировки работник не должен представлять никакие документы, подтверждающие фактическое использование сумм суточных.

Никакие чеки и квитанции, подтверждающие расходование работником суточных, представлять не требуется (Письмо Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206).

* * *

Итак, организация имеет право выплачивать работникам суточные в любом размере, определив его во внутреннем локальном нормативном акте.

Однако нужно помнить, что в п. 3 ст. 217 НК РФ установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ:

для командировок по России - 700 руб. в сутки;

для зарубежных командировок - 2500 руб. в сутки.

Примечание. Если суточные работникам выплачиваются в размере, превышающем нормы, закрепленные в п. 3 ст. 217 НК РФ, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.

Обратите внимание! При зарубежных командировках суточные, как правило, выплачиваются работникам в иностранной валюте. Для целей исчисления НДФЛ их нужно пересчитывать в рубли (чтобы сравнить с необлагаемой нормой).

Ранее Минфин России настаивал на том, что пересчет необходимо осуществлять по курсу Банка России, действующему на дату выплаты суточных (Письмо Минфина России от 25.06.2010 N 03-04-06/6-135). Однако в 2014 г. позиция ведомства изменилась.

В Письмах Минфина России от 29.12.2014 N 03-04-06/68074 и от 27.03.2015 N 03-04-07/17023 указано, что определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ производится организацией - налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника. Поэтому "...при определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату утверждения авансового отчета".

Аналогичная позиция изложена и в Письме ФНС от 07.04.2015 N БС-4-11/5737.

Кроме того, при направлении работника в служебную командировку за границу необходимо помнить о том, что согласно п. 18 Положения N 749 при выезде работника из РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при въезде на территорию России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

При определении суммы суточных, освобождаемых от налогообложения, суточные за те дни командировки, которые подлежат оплате в рублях, принимаются в размере 700 руб. (Письмо Минфина России от 07.07.2010 N 03-04-06/6-140).

Пример 6.1. В ООО "Лето" (г. Москва) порядок оплаты командировочных расходов регулируется положением о командировках, утвержденным генеральным директором. Согласно положению при командировках на территории РФ работникам выплачиваются суточные в размере 1000 руб. в сутки, при командировках во Францию - в размере 200 евро в сутки.

Работник был направлен в командировку в Париж сроком на пять дней. 1 июня он вылетел в командировку рейсом Москва - Париж, 5 июня вернулся из командировки рейсом Париж - Москва. 8 июня он представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Авансовый отчет был утвержден руководителем организации 9 июня.

В соответствии с положением о командировках работнику были выплачены суточные в размере 800 евро (за четыре дня с 1 по 4 июня включительно) и 1000 руб. (за 5 июня). Выплата была произведена из кассы 28 мая.

Рассчитаем сумму суточных, освобождаемую от обложения НДФЛ:

2500 руб. x 4 дн. + 700 руб. = 10 700 руб.

Рассчитаем сумму сверхнормативных суточных, облагаемую НДФЛ.

Для этого пересчитаем сумму суточных, выплаченную в евро, в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета, т.е. на 9 июня. Предположим, что курс Банка России на 9 июня составил 56 руб. за евро. Тогда сумма суточных в рублях, фактически выплаченная работнику, составит:

800 евро x 56 руб/евро + 1000 руб. = 45 800 руб.

Таким образом, сумма суточных, облагаемая НДФЛ, составит 35 100 руб. (45 800 руб. - 10 700 руб.).

Что касается страховых взносов во внебюджетные фонды, то в соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ на суммы суточных взносы не начисляются.

Это значит, что суточные, выплачиваемые работникам в пределах норм, установленных внутренним локальным документом организации, не должны облагаться страховыми взносами во внебюджетные фонды в полном объеме.

Пример 6.2. В ООО "Лето" порядок оплаты командировочных расходов регулируется положением о командировках, утвержденным генеральным директором.

Согласно положению при командировках на территории РФ работникам выплачиваются суточные в размере 1000 руб. в сутки.

Работник был направлен в командировку сроком на пять дней. Ему были выплачены суточные в размере 5000 руб.

В данном случае вся сумма суточных в размере 5000 руб. включается в расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль. При этом вся сумма в размере 5000 руб. не облагается страховыми взносами.

В целях исчисления НДФЛ в состав налогооблагаемого дохода работника должна быть включена сумма суточных, превышающая нормативы, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ:

5000 руб. - 700 руб. x 5 дн. = 1500 руб.

Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составит 195 руб. (1500 руб. x 0,13).