6.8. Расходы на зарубежные командировки

Командировочные расходы в иностранной валюте подлежат пересчету в рубли. По общему правилу расходы в иностранной валюте подлежат пересчету в рубли по курсу Банка России на дату признания расхода. Датой признания командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Соответственно, командировочные расчеты в иностранной валюте должны пересчитываться в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Однако это правило, безусловно, справедливо лишь для ситуации, когда работник получил под отчет иностранную валюту.

Если же аванс на командировку был выдан работнику в рублях, пересчет произведенных в период командировки расходов в иностранной валюте в рубли, по мнению налоговых органов, следует производить по иным правилам.

По мнению ФНС России (Письмо от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408), при оценке величины принимаемых для целей исчисления налога на прибыль расходов на зарубежные командировки следует исходить из того, что расходами на командировки, соответствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, будут являться суммы, которые подлежат работнику в возмещение командировочных расходов в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы на проезд;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Из п. 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" следует, что в общем случае расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами - резидентами через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается Банком России. На это обстоятельство также указывается в Письме Банка России от 22.03.2005 N 36-3/526.

В таком случае все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц. Тогда при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства командированный работник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Таким образом, расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из суммы, истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ дата операции признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на командировки определяется датой утверждения авансового отчета.

Если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета.

Аналогичная позиция изложена в Письме Минфина России от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347.

* * *

Еще одна нестандартная ситуация может возникнуть в том случае, если работник понес расходы в какой-нибудь экзотической иностранной валюте, курс которой к рублю Банком России не устанавливается.

Как в этом случае пересчитать понесенные расходы в рубли?

Рекомендации Минфина России для данной ситуации можно найти в Письме от 11.02.2011 N 03-03-06/1/87.

Минфин России ссылается на Письмо Банка России от 14.01.2010 N 6-Т, разъясняющее порядок определения курсов иностранных валют по отношению к российскому рублю, не включенных в Перечень иностранных валют, официальные курсы которых по отношению к российскому рублю устанавливаются Банком России (далее - Перечень).

Согласно Письму Банка России при необходимости использования в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, курса к рублю иностранной валюты, не включенной в Перечень на дату определения курса, курс данной валюты может быть определен с использованием установленного Банком России официального курса доллара США по отношению к рублю, действующего на дату определения курса, и курса иностранной валюты, не включенной в Перечень, к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса.

В качестве курсов иностранных валют, не включенных в Перечень, к доллару США могут быть использованы котировки данных валют к доллару США, представленные в информационных системах "Рейтер" или "Блумберг" или опубликованные в газете "Файненшл Таймс" (в том числе в их представительствах в сети Интернет).

По мнению Минфина России, расходы на командировки, выраженные в иностранной валюте, курс которой не устанавливается Банком России, могут быть пересчитаны в рубли в соответствии с рекомендациями, приведенными в указанном выше Письме Банка России.