6.5.2. Проезд на такси

Если командированный работник добирается до (из) аэропорта (вокзала) на такси и организация компенсирует ему понесенные расходы, то соответствующая сумма компенсации может быть учтена в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Налоговики уже давно согласились с тем, что расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (Письма Минфина России от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48 и от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82).

Выплаченная работнику компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

В Письме Минфина России от 27.11.2013 N 03-04-05/51373 указано, что в ст. 217 НК РФ нет ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых командированным работником для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения либо пересадок. Поэтому суммы оплаты организацией проезда работника на такси от аэропорта до гостиницы и обратно, в том числе в транзитном городе по пути следования в служебную командировку, являясь возмещением командировочных расходов работника, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (см. также Письмо Минфина России от 29.01.2015 N 03-04-06/3305).

При этом не забывайте о необходимости документального подтверждения таких расходов.

Для того чтобы учесть расходы на такси в целях налогообложения, организация должна иметь кассовый чек или бланк строгой отчетности <*>, подтверждающий оплату стоимости проезда, и квитанцию с указанием маршрута поездки.

--------------------------------

<*> Если оплата такси была произведена наличными, то при отсутствии кассового чека или квитанции в форме бланка строгой отчетности налоговый орган расходы не примет. Об этом свидетельствует, например, Письмо УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080978.

При безналичной оплате (если организация заключила договор на транспортное обслуживание своих работников) в качестве подтверждающих документов могут быть использованы акты, заявки, копии путевых листов и другие документы, подтверждающие стоимость и маршрут поездки, оформление которых предусмотрено договором с автотранспортным предприятием.

Кроме того, целесообразно, на наш взгляд, порядок оплаты проезда командированных работников в аэропорт (из аэропорта) закрепить во внутреннем локальном документе организации (например, в положении о командировках). В этом документе можно оговорить, каким работникам и в каких случаях полагается оплата проезда на такси.

6.5.3. Командировка на личном автомобиле

Если работник направляется в служебную командировку на личном автомобиле, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. 7 Положения N 749).

При этом работодатель обязан возместить ему расходы на проезд к месту командировки и обратно.

Имейте в виду: налоговые органы считают, что при определении суммы возмещения организация должна руководствоваться нормативами компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях.

Такая точка зрения высказана в Письме ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199.

В нем указано, что при направлении работника в командировку на личном автомобиле расходы на проезд могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (см. подробнее на с. 110).

Заметим, что, на наш взгляд, позиция налоговых органов не соответствует НК РФ.

Компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) и возмещение расходов на проезд к месту командировки и обратно (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) - это совершенно разные статьи расходов.

Работнику, который направляется в командировку, законом (Трудовым кодексом РФ) гарантировано возмещение фактически понесенных им расходов на проезд, независимо от того, на каком виде транспорта он добирался до места командировки и обратно.

Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ разрешает организациям включать в состав прочих расходов затраты работника на проезд к месту работы и обратно, не устанавливая никаких нормативов и ограничений в зависимости от того, на каком транспорте осуществлялся этот проезд.

Поэтому, если по решению руководства работник направлен в командировку на личном транспорте, организация обязана возместить ему всю сумму затрат на проезд (оплатить всю стоимость израсходованного бензина на основании документов (кассовых чеков), представленных работником). И вся эта сумма в полном объеме должна учитываться в целях налогообложения прибыли.

Однако, учитывая приведенную выше позицию ФНС России, такие действия с большой вероятностью приведут к спору с налоговым органом.