12.2. Документальное подтверждение

В соответствии со ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Для целей налогообложения прибыли в соответствии со ст. 252 НК РФ все расходы должны быть документально подтверждены.

Соответственно, включение представительских расходов в состав расходов организации как в бухгалтерском, так и в налоговом учете возможно только при наличии первичных учетных документов.

Для начала в организации следует составить смету представительских расходов на текущий год. Данная смета может утверждаться на общем собрании участников (акционеров) организации либо руководителем организации.

Помимо этого, следует издать внутренние организационно-распорядительные документы (например, это может быть положение о проведении представительских мероприятий, утвержденное приказом руководителя организации), в которых могут быть отражены следующие моменты:

- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

- порядок расходования средств на представительские расходы;

- порядок документального оформления представительских расходов;

- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

- нормирование отдельных видов представительских расходов (например, в организации могут быть установлены предельные размеры расходов на одного человека при проведении представительских мероприятий в ресторане).

В дальнейшем решение о проведении каждого конкретного представительского мероприятия можно оформлять следующими документами:

- приказом руководителя о проведении мероприятия и о назначении ответственного за его проведение. В этом приказе также отражается цель проведения мероприятия;

- программой проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения мероприятия, фамилии, имени, отчества участников со стороны принимающей организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

На основании этих документов осуществляется выдача денег под отчет.

После проведения каждого мероприятия лицо, ответственное за его проведение, оформляет и представляет в бухгалтерию документы, подтверждающие как сам факт проведения мероприятия, так и сумму фактических расходов на его проведение.

В гл. 25 НК РФ конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, не определен. В этой связи в Письме ФНС от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852 "О документальном подтверждении представительских расходов" указано, что для целей налогообложения прибыли для документального подтверждения представительских расходов помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете", из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий, предусмотренных п. 2 ст. 264 НК РФ.

Таким первичным документом может быть, например, отчет о представительских расходах (см. Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288) или отчет о проведенном мероприятии, в котором отражены следующие сведения: перечень лиц, присутствовавших на мероприятии; название организации, которую они представляют (если встреча была с представителями организации <*>); круг рассматриваемых вопросов (цель встречи); расходы, понесенные в связи с организацией мероприятия. Форму отчета можно разработать самостоятельно с учетом требований ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" и закрепить ее использование для оформления представительских мероприятий в учетной политике (см. с. 21).

--------------------------------

<*> Клиентами организации могут быть не только другие организации, но и физические лица. Соответственно, организация может проводить деловые встречи и переговоры не только с представителями других организаций, но и с физическими лицами, являющимися клиентами или потенциальными клиентами. Расходы на проведение переговоров с физическими лицами также могут быть отнесены к представительским расходам (Письмо Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/2/20149).

Расходы на представительские цели могут подтверждаться следующими документами, прилагаемыми к авансовому отчету:

- счетами предприятий общественного питания;

- товарными чеками;

- чеками ККТ;

- документами, подтверждающими оплату транспортных расходов;

- документами, подтверждающими оплату услуг переводчика;

- накладными, торгово-закупочными актами и т.п.