8.4. Дополнительные расходы лизингополучателя

При заключении договора лизинга необходимо оговорить обязанности сторон по оплате дополнительных расходов (доставки, установки, монтажа предмета лизинга и т.д.).

Часто эти расходы берет на себя лизингополучатель.

Может ли он учесть их в составе расходов при налогообложении прибыли?

Минфин России считает, что может. Но только в том случае, если в соответствии с договором лизинга обязанность нести эти расходы возложена именно на лизингополучателя.

Обратите внимание! Минфин России считает, что такие расходы лизингополучатель, применяющий метод начисления, должен учитывать в целях налогообложения не единовременно, а равномерно в течение срока действия договора лизинга (Письма Минфина России от 27.07.2012 N 03-03-06/1/363, от 13.03.2006 N 03-03-04/1/215, от 30.12.2005 N 03-03-04/1/473).

В то же время есть Определение ВАС РФ от 24.11.2008 N 12532/08, в котором подтверждается правомерность единовременного включения в состав расходов затрат на монтаж и пусконаладку полученного в лизинг оборудования.

Однако, если вы не хотите переносить общение с налоговиками в суд, учитывайте такие расходы равномерно в течение договора лизинга.

* * *

При лизинге автомобилей обязанность застраховать полученный в лизинг автомобиль от угона и ущерба (каско), как правило, возлагается на лизингополучателя.

В такой ситуации лизингополучатель имеет полное право учесть расходы на добровольное страхование автомобиля в составе расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли, на основании пп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ. Не спорит с этим и Минфин России (см. Письмо от 20.02.2008 N 03-03-06/1/119).

Глава 9. Мобильная (сотовая) связь

В наше время уже практически никто не обходится без мобильного телефона. Причем мобильные телефоны используются не только в личных целях. В работе без них тоже никуда.

При этом расходы на оплату услуг сотовой (мобильной) связи до сих пор привлекают особое внимание налоговиков.

9.1. Документальное подтверждение

В целях налогообложения прибыли затраты организации на оплату услуг связи (в т.ч. и сотовой) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как мы уже говорили выше, для того, чтобы какой-либо расход был признан в налоговом учете, он должен соответствовать критериям, определенным в ст. 252 НК РФ (экономическая обоснованность, документальное подтверждение, связь с деятельностью, направленной на получение дохода).

Налоговым законодательством не определен конкретный перечень документов, подтверждающих производственный характер расходов, связанных с оплатой телефонных переговоров.

По мнению Минфина России, подтверждающими документами для признания в целях налогообложения прибыли расходов на оплату услуг сотовой связи являются (см. Письма от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378, от 19.01.2009 N 03-03-07/2):

- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, имеющих право на использование сотовой связи (с указанием причин необходимости);

- договор с оператором связи на оказание услуг связи (т.е. договор должен быть заключен между организацией и оператором связи);

- детализированные счета оператора связи.

При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения прибыли является необходимость для работника использовать сотовый телефон в служебных целях, что должно быть отражено в должностной инструкции работника.

Если таких инструкций в организации нет (а такой документ не является обязательным для всех организаций), то необходимость использования сотовой связи может быть оговорена непосредственно в трудовом договоре с конкретным работником.

Изложенные выше требования отражены также в Письме Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, в котором подчеркнуто, что порядок признания расходов на приобретение услуг сотовой связи не зависит от того, в какие мобильные телефоны будут установлены приобретенные организацией сим-карты (в телефоны, принадлежащие организации, либо телефоны, принадлежащие работникам).

Обратите внимание! Для того чтобы признать затраты, связанные с оказанием услуг сотовой связи, в расходах организации, недостаточно в должностных инструкциях всех работников указать, что им для выполнения служебных обязанностей нужна сотовая связь.

Если, например, сотрудник организации целый рабочий день находится в офисе, где имеется стационарная телефонная связь, то доказать экономическую обоснованность таких затрат организации будет трудно.

Необходимость сотовой связи может быть обусловлена, прежде всего, разъездным характером работы сотрудника (водители, экспедиторы, курьеры) либо какими-то иными причинами, которые нужно грамотно обосновать (например, рабочее место работника находится в нетелефонизированном помещении).

Если организация на основании единого договора с оператором связи оплачивает расходы по нескольким телефонам (телефонным номерам), то счета оператора связи должны содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные услуги сотовой связи в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру (Письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418).

Для чего нужна детализация счетов?

Чтобы можно было проверить, для каких целей фактически использовался тот или иной телефонный номер, какие разговоры (личные или служебные) по нему велись. Во избежание споров с представителями налоговых органов организации необходимо отслеживать (по представленным оператором связи счетам) разговоры, не обусловленные производственной необходимостью.

Как это сделать на практике?

Все должно определяться спецификой деятельности организации. Если число разговоров невелико, то имеет смысл проводить сплошную проверку всех разговоров. Если же в организации сотовая связь используется очень интенсивно, то нужно разработать порядок (регламент) проведения выборочных проверок.

В последнее время многие организации самостоятельно устанавливают лимит затрат на услуги сотовой связи. Расходы в пределах лимита учитываются в целях налогообложения, а сверх лимита оплачиваются сотрудниками самостоятельно (или удерживаются из их зарплаты).

Может ли такой порядок уберечь организацию от претензий налоговых органов?

Нет, не может.

Ведь, как отмечалось выше, для того, чтобы учесть затраты в целях налогообложения прибыли, нужно доказать их соответствие критериям ст. 252 НК РФ.

В данном случае внутренний локальный акт организации устанавливает лишь размер расхода. Но как доказать производственную направленность лимитированных затрат?

Налоговый орган, скорее всего, даже при наличии лимитов будет настаивать на представлении детализированных отчетов. Если организация учитывает затраты в пределах лимита в составе расходов для целей исчисления прибыли без детализированных отчетов, спор с представителями налоговых органов весьма вероятен.

Примечание. Установление лимитов на служебные переговоры не освобождает от необходимости контролировать производственную направленность разговоров, даже если работник уложился в лимит.

Отметим, что налоговые органы на местах настаивают на том, что в организации должны быть документы, подтверждающие производственную направленность каждого звонка (!).

Так, например, в Письме УФНС по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1 указано буквально следующее:

"Перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика и т.п.

К косвенным доказательствам производственного характера расходов можно отнести письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника-исполнителя о его результатах в письменной форме...

...Таким образом, для признания услуг сотовой связи по договору, заключенному организацией-налогоплательщиком с оператором мобильной связи, должен быть подтвержден производственный характер всех осуществленных с номера сотовой связи звонков".

Этот же подход нашел свое отражение в Письме УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061156.

Очевидно, что в подавляющем большинстве случаев требования налоговиков практически невыполнимы.

Представим себе сотрудника, который в течение дня осуществляет десятки звонков. Чтобы документально подтвердить производственную направленность каждого звонка, нужно обязать этого сотрудника в письменном виде фиксировать все свои звонки (дата, время, номер абонента, краткое изложение сути разговора). В итоге большая часть его рабочего времени будет занята не исполнением своих прямых служебных обязанностей, а записыванием своих звонков. Бред? Конечно. Но ведь иначе требования налоговых органов выполнить невозможно. Ведь вспомнить в конце месяца (после получения детализированного счета) суть всех разговоров и наименования всех абонентов просто нереально.

Таким образом, требования налоговых органов о подтверждении производственного характера каждого звонка изначально невыполнимы. Да и налоговое законодательство такого требования не содержит. Поэтому для обоснованного включения затрат на мобильную связь в принципе достаточно подтвердить, что данному конкретному сотруднику для исполнения его служебных обязанностей действительно нужен сотовый телефон. Однако нужно понимать, что при отсутствии детализированных отчетов вероятность спора с налоговым органом по вопросу правомерности учета затрат на сотовую связь исключить нельзя.

В то же время нельзя не сказать, что суды в большинстве случаев подходят к решению таких споров крайне лояльно.

Так, например, в Постановлении ФАС Московского округа от 31.05.2006 N КА-А41/4511-06 четко указано, что налоговое законодательство не содержит требования об обязательном подтверждении налогоплательщиком производственного характера каждого телефонного звонка, совершенного при помощи услуг связи. Поскольку услуги связи оказывались организации по договорам о предоставлении услуг сотовой связи, заключенным с операторами связи, и факт предоставления сотовых телефонов в пользование конкретным работникам был оформлен приказами генерального директора, суд признал правомерным отнесение на расходы суммы затрат на сотовую связь.

Эти же выводы можно найти в Постановлении ФАС Московского округа от 09.07.2008 N КА-А40/5861-08.

Тот же ФАС Московского округа в Постановлении от 22.06.2010 N КА-А40/6056-10 указал на то, что ни налоговое законодательство, ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получения детализированных счетов и составления отчета по каждому телефонному соединению с потенциальным заказчиком товаров (работ, услуг). Расшифровка не раскрывает содержание разговоров, а значит, не может подтвердить или опровергнуть их экономическую обоснованность. Поскольку налоговый орган не представил доказательств использования телефонных номеров не для целей производственного характера, суд признал, что отсутствие детализированных отчетов не влияет на правомерность учета затрат на услуги связи.

Аналогичную позицию занимают и ФАС других округов (см., например, Постановления ФАС Поволжского округа от 11.07.2012 N А55-17726/2011 и от 09.11.2006 N А65-29284/2005-СА2-8, Западно-Сибирского округа от 02.07.2008 N Ф04-3910/2008(7317-А81-14), Центрального округа от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8).

Однако, несмотря на столь благоприятную для налогоплательщиков арбитражную практику, считаем необходимым отметить высокую вероятность того, что при проведении налоговой проверки налоговый орган потребует от вас и детализированные счета, и дополнительные документы, подтверждающие производственную направленность каждого разговора. Отсутствие таких документов будет воспринято налоговым органом как основание для отказа в правомерности учета затрат в целях налогообложения.

При этом вероятность выиграть спор в суде при отсутствии таких документов весьма велика, но все же не стопроцентна.

Например, ФАС Волго-Вятского округа признал затраты на сотовую связь документально не подтвержденными и экономически необоснованными именно по той причине, что налогоплательщик не представил детализированных счетов с указанием номеров абонентов, с которыми велись переговоры, и сведений о владельцах телефонных номеров (Постановление от 10.06.2008 N А29-2210/2007).

* * *

Рассмотренных выше проблем можно попытаться избежать, заключив с оператором сотовой связи договор на предоставление услуг связи по безлимитному тарифу.

Безлимитный тариф предполагает ежемесячное внесение фиксированной абонентской платы, размер которой не зависит от количества звонков абонента. Соответственно, никаких детализированных счетов по данному телефонному номеру нет и быть не может.

В этом случае для обоснования затрат на оплату услуг связи организации достаточно иметь договор с оператором связи и документы, подтверждающие, что данному конкретному работнику для исполнения служебных обязанностей нужна мобильная связь (см. Письмо Минфина России от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217). Кроме того, можно сделать приблизительную оценку количества совершаемых им в день звонков по служебным целям и просчитать их приблизительную стоимость. Если эта цифра окажется больше величины абонентской платы по безлимитному тарифу, то такой расчет будет служить дополнительным подтверждением экономической обоснованности расходов.

Если телефоны, подключенные по безлимитным тарифам, используются работниками для осуществления как производственных, так и личных разговоров, в организации необходимо утвердить предельный размер расходов, возмещаемых работнику. Этот размер может варьироваться в зависимости от занимаемой работником должности.

* * *

Обратите внимание! Представители финансового ведомства допускают возможность учета в целях налогообложения прибыли затрат на оплату услуг сотовой связи, возникших в связи с ведением телефонных переговоров в производственных целях в период нахождения сотрудника в отпуске, а также в официально установленные выходные и праздничные дни (Письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418).

Главное - подтвердить осуществленные расходы соответствующими документами. То есть в организации должен быть документ, из которого было бы понятно, с какой целью работник вел переговоры во внерабочее время. Это может быть, например, служебная записка самого работника.

При отсутствии документов, подтверждающих производственный характер звонков, осуществленных во внерабочее время, стоимость этих разговоров, скорее всего, не будет принята в целях налогообложения. И доказать иное будет сложно даже в суде. Так, например, ФАС Волго-Вятского округа согласился с налоговой инспекцией в том, что расходы на оплату услуг мобильной связи за период нахождения работников в отпусках носят непроизводственный характер, поскольку никаких документов, подтверждающих производственную направленность разговоров, предприятие не представило (Постановление от 17.11.2006 N А82-7208/2005-37).