3. Основні правила (техніка) делегування

Для керівника із необхідності делегування випливає цілий ряд обов’язків:

підібрати найбільш відповідних співробітників;

розподілити сфери відповідальності;

координувати і консультувати підлеглих;

здійснювати контроль робочого процесу і результатів;

давати оцінку своїм співробітникам (не лише хвалити, а й об’єктивно критикувати);

присікати спробу зворотного або наступного делегування.

Для підлеглих із делегування також витікають специфічні обов’язки:

самостійно здійснювати делеговану діяльність і приймати рішення на свою відповідальність;

своєчасно інформувати керівника;

сповіщати керівника про всі незвичайні випадки;

координувати свою діяльність із своїми колегами і дбати про обмін інформацією;

підвищувати кваліфікацію для того, щоб відповідати вимогам.

Для менеджера проблема делегування, безперечно, не в тому, скільки справ він повинен делегувати, щоб розвантажити себе і вивільнити свій час, а в тому, скільки справ він може доручити, не пред'являючи до співробітників надмірних вимог. Чим вище місце в службовій ієрархії займає керівник, тим більше часу він повинен витрачати на керівну діяльність і тим менше – на виконавську.

Що ж підлягає делегуванню?

Теоретично можна делегувати своїм працівникам усе, що завгодно. Звичайно, якщо керівник делегує всі свої обов’язки, то за що платиться йому зарплата? Очевидно, що є завдання, які краще делегувати працівникам, але є обов’язки, які керівники повинні залишити собі.

Приступаючи до делегування, необхідно починати із завдань, що істотно не впливають на діяльність фірми, якщо вони не будуть виконані в термін або не укладуться в бюджет. Коли працівники будуть мати впевненість і досвід, необхідно делегувати їм завдання більш високого рівня. Необхідно оцінювати рівень кваліфікації працівників і давати завдання, що відповідають або дещо перевищують цей рівень. Необхідно встановити графік виконання і контролювати результати роботи.

Визначені завдання просто вимагають делегування. Керівник повинен використовувати кожну можливість, яка вимагає, щоб наведені нижче види робіт були делеговані підлеглим.

Дрібні справи

Для керівника немає більшої небезпеки розтрати часу марно, ніж спроба вникнути в усі деталі. Наприклад, повторна перевірка документів і креслень, проведення днів у пошуках помилки в програмному модулі або особистий контроль табеля робочого часу працівників тощо.

Керівник зобов’язаний організувати роботу усього колективу, яка спрямована до загальної мети, а не тільки виконувати особисті завдання. Слід залишити дріб’язок працівникам, а зосередити свої зусилля на найбільш важливих завданнях, що дозволяє найефективніше організовувати працю підлеглих.

Збір інформації

Пошук інформації про конкурентів, години, які проведені за переглядом номерів журналу Fortune, або відвідування довідкового відділу місцевої бібліотеки протягом тижня – усе це, зрештою, не можна вважати ефективним використання часу керівником. Незважаючи на цей факт, більшість керівників потрапляють в цю пастку. Справа не тільки в тому, що читання газет, звітів, книг, журналів і тому подібного непогана розвага, а й у тому, що допомагає відкласти найважчі завдання управління на потім. Керівнику платять за уміння побачити загальну картину – збір різноманітних вихідних даних і їхнє осмислення. Але керівник може зробити це й більш ефективним способом – нехай хтось інший збере потрібну інформацію, що звільнить його і дасть можливість використовувати час для аналізу і розробки рішення проблеми.

Постійні доручення

Найкращий спосіб виконання керівником рутинної роботи – доручити її своїм працівникам. Багато завдань з’являються в організації знову і знову, наприклад, підготовка чернетки щотижневого звіту випуску продукції, порівняльний аналіз звіту витрат засобів за два тижні із затвердженим бюджетом, перегляд рахунка на оплату за телефонні розмови за минулий місяць. Час керівника незрівнянно дорожче, щоб витрачати його на подібні рутинні задачі, що керівник освоїв вже багато років тому.

Якщо у керівника з’явилося подібне постійне доручення, насамперед слід уважно придивитися до його особливостей: як часто воно повторюється, чи може керівник визначити, скільки часу варто виділити працівнику для його успішного виконання, що потрібно зробити для навчання працівників виконанню даного завдання. І лише після цього слід підготувати графік і доручити завдання працівнику.

Заміщення

Часто буває так, що керівнику необхідно бути одночасно в декількох місцях. Щодня рядовим працівникам надається можливість виступити у ролі керівника. Доповіді, запрошення на конференції, візити клієнтів і наради – це усього лише кілька подібних прикладів. Деякі заходи керівнику імовірно варто відвідувати особисто. Однак у багатьох випадках керівник може послати замість себе іншого працівника.

Майбутні обов’язки

Керівник повинен завжди шукати можливості для підготовки персоналу до відповідальності за їхню майбутню роботу. Наприклад, одним з основних обов’язків керівника може бути розробка річного бюджету. Надавши одному або декільком працівникам можливість допомагати, наприклад, у зборі основних даних про ринок або про проведені дослідження, – він дає зрозуміти працівникам процедуру підготовки зведеного бюджету.

Можливості для навчання персоналу варто шукати усередині власного бізнесу. Як установлено, 90% усіх придбаних працівниками навичок отримано в процесі роботи. І справа не тільки в тому, що таке навчання безплатне, а й у тому, що, доручаючи працівнику дедалі більш складні завдання, керівник зміцнює віру в його можливості й допомагаєте йому зростати.

Чого не можна делегувати?

Деякі завдання – це частина невід’ємної роботи керівника. Делегуючи приведені нижче функції, керівник не в змозі буде виконувати свої основні обов’язки.

Довгострокове планування та мета

Керівник займає в організації особливе становище. Воно надає йому унікальну можливість бачити перспективу розвитку організації. Тому один з основних обов’язків керівництва – передбачення. Працівники будь-яких рівнів можуть надати керівнику допомогу, підготувавши вихідні дані та пропозиції. Це допоможе керівнику визначити перспективу, але розробити довгострокові плани розвитку організації та її мету керівник повинен сам. Організація функціонує набагато ефективніше, якщо в ній усі йдуть разом і в одному напрямку.

Ефективний контроль делегування вимагає наступного:

1. Виробити підхід до працівника.

Якщо працівник виконує своє завдання при мінімальному керівництві з боку керівника, то необхідно влаштовувати систему контролю лише з декількома критичними контрольними пунктами на всьому шляху. Якщо ж працівник вимагає більшої уваги, необхідно створити систему, що передбачить безліч таких пунктів на шляху досягнення поставленої мети.

2. Необхідно користуватися ручною роботою або комп’ютеризованою системою відстеження завдань, які керівник дав працівникам.

Для цього слід використовувати щоденник часу, персональний електронний асистент або програму контролю вибраним за часом.

3. Слід тримати відкритими лінії спілкування.

Працівники знають, якщо вони не можуть справитися з проблемою, що виникла, то можна завжди звернутися до керівника, який з’ясує, чи не потрібно їм додаткове навчання або кращі ресурси.

4. Дотримуватися угод, що укладені з працівниками.

Якщо запізнилися, то слід з’ясувати, з якої причини. Слід, насамперед, переконатися, що працівник розуміє важливість прийняття персональної відповідальності за свою роботу і що здатність персоналу досягти поставлених цілей залежить від їхньої доброї волі.

5. Винагороджувати за роботу, що відповідає або перевершує очікування, і засуджувати роботу, що їх не задовольнила.

Працівники повинні знати, коли їм не вдалося виправдати очікування. Велика справа для організації і для керівника звертати увагу як на гарні вчинки, так і на погані.

Нельсон Б., Економік П. пропонують шість кроків делегування, адже делегування не відбувається саме по собі.

Слід повідомити суть завдання. Точно описати, що і коли повинно бути зроблене відповідно до ваших намірів, і яких результатів очікуєте.

Опишіть загальну ситуацію в зв’язку з завданням. Поясніть, чому завдання потрібно виконати, його важливість у загальному перебігу подій, а також ускладнення, що можуть виникнути під час його виконання.

Визначте нормативи. Встановіть угоду з нормативів, що Ви будете використовувати для контролю над ходом виконання завдання. Ці нормативи повинні бути реальними й здійсненними.

Надайте повноваження. Ви повинні надати працівнику повноваження, необхідні для виконання їм завдання без постійних перешкод або відмовлень з боку інших працівників.

Надайте підтримку. Визначте ресурси, необхідні вашому працівнику для виконання завдання, і надайте їх йому. Успішне завершення завдання може вимагати грошей, навчання, поради й інших ресурсів.

Дістаньте згоду. Повторіть, що саме Ви хочете і переконайтеся, що працівник це розуміє і згодний виконати доручене завдання.

Зовсім очевидно, що делегування вигідне і для працівників, і для керівників, якщо воно виконується правильно. Хоча керівник може делегувати працівнику будь-яке завдання, але слід пам’ятати, що деякі завдання повинні бути, безумовно, делеговані працівникам, а інші не слід делегувати ніколи.