3. Організація робочого місця в апараті управління

На сьогоднішній день організація та обладнання робочих місць працівників апарату управління, створення відповідних умов для їх праці набувають дедалі більшого значення. З кожним роком збільшується обсяг оброблювальної інформації, все більше застосовуються засоби механізації та автоматизації робіт, техніка стає більш складною, виникають нові професії тощо. Все це потребує певної організації робочих місць, їх планування, устаткування, створення оптимальних умов для праці.

Робочим місцем менеджера є окремий кабінет чи частина загального приміщення, де здійснюється його трудова діяльність і маються необхідні засоби праці відповідно до змісту робіт, що виконуються.

Якщо менеджер на своєму робочому місці приймає відвідувачів і своїх працівників з службових і особистих питань, одержує і передає конфіденційну інформацію, проводить наради і бесіди, то він повинен, як правило, займати окреме приміщення (кабінет чи офіс). Під кабінет рекомендуються кімнати прямокутної форми зі співвідношенням сторін від 1:1 до 1:1,5 (не більш 1:2), із природним освітленням. Мінімальна висота кімнати – 3,25 м, а мінімальна ширина – 2,5 м. Площа кабінету визначається функціями менеджера, його положенням і може коливатися в межах від 12 до 40 м.

При такому методі підрахунку можна врахувати також необхідну площу для відвідувачів, а в деяких випадках для устаткування, використовуваного колективно. При використанні сумарного способу розрахунок ведеться відповідно до нормативів на окремі елементи робочого місця.

Площа, яку займають меблі й обладнання, розрахувати просто: кожний із предметів устаткування має визначені габарити. Однак габарити ці встановлюються не довільно, вони підлеглі вимогам ергономіки і, насамперед, антропометрії. Людина, сидячи за робочим столом, кульманом чи пультом управління, може охопити лише визначений робочий простір, обмежений відстанню його витягнутих рук. Цей простір називають максимальною робочою сферою досяжності і складає вона 65-70 см у довжину (при витягнутих уперед руках) і 150-160 см у ширину (при розведених у сторони руках). Виходячи з цих вимірів, конструюються в даний час стандартні письмові столи для більшості службовців – 750 х 1500 мм. Столи з більшою поверхнею (до 1000 х 2000 мм) призначаються для керівників, які проводять наради з одним – трьома відвідувачами, що розташовуються за цим же столом.

Кабінет менеджера рекомендується поділяти на три функціональні зони: робочу, нарад і відпочинку. Кожній з них повинна відповідати обстановка. У набір меблів робочої зони входять: двотумбовий стіл. підйомно-поворотне крісло, шафа для книг чи кабінетна стінка, стіл-приставка, бокс для документів, технічні засоби, які використовуються в процесі роботи. Бажано, щоб: письмовий стіл розташовувався перпендикулярно до вікна; світло з вікна падало ліворуч; письмовий стіл і крісло були вилучені від джерела тепла; вхідні двері знаходилися в полі зору. Меблі і технічні засоби треба розташовувати так, щоб можна було, не встаючи, дістати якнайбільше предметів.

Зона нарад у залежності від площі кабінету і звичайної чисельності учасників сполучається з робочою чи створюється як самостійна. У першому випадку стіл для нарад установлюється перпендикулярно до робочого столу, а з кожної його бічної сторони встановлюють не більше чотирьох стільців. У другому випадку в зоні нарад розміщують стіл для нарад, стільці для учасників, крісло для головуючого.

Зону відпочинку рекомендується розташовувати в частині кабінету, протилежній робочій зоні. Її обладнують кріслами для відпочинку, журнальним столиком, телевізором, локальним освітленням.

Меблі і все устаткування кабінету можуть бути різної конструкції, розмірів, форми і кольору. Але вони повинні відповідати санітарним нормам, розмішатися з урахуванням взаємозв'язків з підлеглими, послідовності робіт, що виконуються, бути підібраними зі смаком, забезпечувати комфортні умови праці, виключати втрати часу, зв'язані з нераціональним переміщенням.

Елементи обстановки кабінету повинні відповідати антропометричним даним менеджера і співробітників. Оптимальною висотою робочої поверхні столу вважається: при зрості до 160 см – 70 см, від 161 до 170 – 72, від 171 до 180 – 75,_: понад 180 – 78 см. Оптимальна висота сидіння в стільців і крісел складає: при зрості 161 –170 см–45 см, 170– 180 – 47, понад 180 – 49см.

Крісло менеджера повинне мати підйомно-поворотний механізм, напівтверду спинку і поручні. Поверхня меблів має бути твердою і гладкою. Матеріал покриття не повинен давати відблисків.

Робочі місця менеджерів можуть бути оснащені засобами адміністративного зв'язку і сигналізації, складання, копіювання, збереження і пошуку текстових документів, виконання креслярських робіт і відображення аудіовізуальної інформації, обчислювальної техніки, іншими технічними засобами і пристроями, настільною оргтехнікою і канцелярськими пристосуваннями.

Найважливішим елементом устаткування робочого місця менеджера є засоби адміністративного зв'язку і сигналізації, До них належить телефонна апаратура, візуальні й акустичні засоби пошуку і виклику. Сучасне телефонне устаткування, крім традиційного телефонного апарату, може містити ряд спеціальних пристосувань – автовідповідач, телефонний підсилювач, концентратори, автонабирач номера та ін.

До засобів складання і копіювання текстових документів належать також комп'ютер, диктофон, машини й автомати, що пишуть. На друкарських машинах і автоматах менеджери, як правило, безпосередньо не працюють, але трапляються виключення. Найбільш перспективним засобом складання і копіювання текстових документів вважається персональна ЕОМ (ПЕОМ).