5. Шляхи підвищення ефективності використання робочого часу

Для будь-якого управлінця вміння раціонально використовувати свій час є надважливим у зв'язку з тим, що найблискучіші здібності, знання і професійний досвід не стануть йому в нагоді, якщо він буде використовувати їх невчасно.

Управління часом є нічим іншим, як здатністю особи використовувати час для виконання певних завдань саме тоді, коли вони повинні бути виконані згідно з планом.

Мистецтво управління часом є мистецтвом балансу між двома управлінськими обмеженнями, які, з одного боку, вимагають не витрачати часу даремно, а з іншого – використовувати його без надмірного поспіху. Причинами невиправданих втрат часу можуть виступати:

• неправильний вибір пріоритетів;

• відволікання уваги та перерви;

• зволікання в прийнятті рішень або намагання уникнути цього;

• непотрібні телефонні розмови;

• неефективні зустрічі і наради;

• випадкові відвідувачі;

• неорганізованість підлеглих;

• погані навики делегування;

• робота із зайвими паперами і т. п.

Два шляхи удосконалення вміння управляти власним часом:

1. Скориставшись методикою „самофотографії” (послідовною і ретельного фіксацією в часі всіх властивих Вашій посаді дій протягом робочого дня і тижня), провести аналіз основних втрат робочого часу.

Отримана „фотографія” усередненого робочого дня стане основою для використання двох основних інструментів оптимізації використання часу планування робочого дня і рангування завдань за пріоритетами.

Ретельне планування робочого дня з використанням різноманітних календарів, щоденників, електронних записників, спеціальних програм в персональних комп'ютерах та ін., а також дотримання запланованих термінів виконання різноманітних завдань з часом дасть разючий ефект.

2. Встановлення пріоритетних видів діяльності. Цей шлях полягає в тому, щоб витрачати час в першу чергу на ті дії та обов'язки, які є більш значимими для роботи.

Для цього необхідно виробити звичку рангувати за рівнем важливості всі завдання і справи, які повинні бути виконані протягом робочого дня.

Для прикладу: „А” – максимальний ранг важливості для завдань і справ критичного значення;

„Б” – середній ранг важливості, коли справа є важливою, але не настільки, як „А”;

„В” – низький ранг важливості, коли завдання є рутинними, можуть почекати або бути передорученими.

Звикнувши раціонально використовувати власний час, керівник позитивно впливатиме і на використання робочого часу його підлеглими, формуючи у них повагу до часу як ресурсу, який невпинно спливає і ніколи не може бути поновленим.

Планування часу служить справі підвищення ефективності використання робочого дня. Вважається, щодень краще всього починати в один і той же час. Це забезпечує хороший тонус і дозволяє на ділі реалізувати принцип "людина – господар роботи, а не навпаки".

Бажано, щоб керівник розпочинав свій день раніше підлеглих, щоб до їх приходу у нього була можливість уточнити завдання і вжити всіх необхідних заходів для успішного подолання труднощів. Після цього виконуються важкі та неприємні справи, а в другій половині дня – легкі. Така послідовність обумовлена не тільки наростанням втомленості, але й тим, що після обіду підлеглі, контакти з якими в першій половині дня обмежені, часто приходять з проханням про допомогу, поясненнями тих чи інших завдань. Тому в другій половині краще займатися справами, які не вимагають великої зосередженості, наприклад, перегляд пошти або вирішення проблем, які знову з'явилися зранку.

Для економії часу в процесі роботи необхідно уникати імпульсивних вчинків і не відволікатися за можливості на проблеми, які виникають знову, бо вони можуть вимагати нових дій. Ці проблеми доцільно фіксувати для того, щоб повернутися до них пізніше, щоб дозволити завершити почате, а проблема повинна „відлежатися” і прийняти більш зримі обриси. Фіксація матеріалу необхідна також при раптових перервах роботи, оскільки дозволяє швидше знову зосередитися.

Американський підприємець та теоретик менеджменту Харві Маккея дає такі поради тим, хто хоче зекономити час:

- встановити телефон у своєму автомобілі;

- завжди завчасно попереджати про візити, які намічаються;

- залишати машину там, де гарантований вільний виїзд:

- ніколи не робити поїздки, не маючи при собі диктофона, завдяки якому можна, не відриваючись від керма, диктувати для себе службові записки;

- покласти портативний магнітофон у кишеню піджака, а другий поряд з ліжком;

- завжди мати при собі який-небудь корисний матеріал для читання;

- спробувати весь тиждень читати публікації з питань сфери вашої діяльності замість спортивних сторінок і цікавих матеріалів про всяку всячину;

- пройти курс техніки скорочитання;

- використовувати телефонний автовідповідач вдома, що дасть можливість позбавитися непотрібних розмов;

- старатися проводити якомога більше нарад по телефону замість засідань з безпосередньою участю співробітників;

- завжди просити підлеглих попередньо коротко викладати рекомендації, а потім заслуховувати обґрунтування;

- хвалити підлеглих, які коротко викладають суть справи, і висловлювати незадоволення співробітниками, які не вміють так виступати;

- уникати тих, хто витрачає час;

- дивитися по телевізору ранкові новини ділового життя.

Контрольні запитання та завдання

1. Дайте характеристику плануванню робочого часу керівника.

2. Які методи використовують для діагностики робочого часу?

3. Яка норма робочого часу виконавців?

4. Назвіть шляхи підвищення ефективності використання робочого часу.