Виды нормативных документов по назначению

Распорядительные, в которых фиксируются указания в виде приказов, распоряжений, рекомендаций и т. д.;

Информационно-справочные, предназначенные для обмена информацией между строительными организациями и потребителями строительной продукции (заказчиками), снабженческими организациями оформляемые в виде сообщений, объявлений, запросов, заявок, докладных, актов, просьб, ответов и пр.

Отчетные (исполнительные), отражающие результаты выполнения планов, приказов, распоряжений.

Претензионные - в виде исковых заявлений о невыполнении взятых обязательств по договорам.

Регламентирующие, предназначенные для установления режима работы и т. д.

Рис.14.3. Перечень нормативных документов по назначению

На документах фиксируются решения, распоряжения и учетно-отчетные данные о движении в производственном процессе денежных и материальных ресурсов. Таким образом, документация охватывает все управленческие операции в ходе производственного процесса.

Поскольку отчетно-распорядительная документация является составной частью универсальной системы документации, она должна оформляться по единым правилам и требованиям. В условиях применения ИВТ, кроме того, она должна удовлетворять требованиям единой системы класси­фикации и кодирования технико-экономической информации и ГОСТа.

Документы могут быть входящими (поступающими в аппарат управления) и исходящими (отправляемыми). Они различаются по назначению, степени срочности, характеру и форме.

По назначению выделяют документы: (Рис.14.3):

•распорядительные, в которых фиксируются указания в виде приказов, распоряжений, рекомендаций и т. д.;

•информационно-справочные, предназначенные для обмена информацией между строительными организациями и потребителями строительной продукции (заказчиками), снабженческими организациями и т. д., оформляемые в виде сообщений, объявлений, запросов, заявок, докладных, актов, просьб, ответов и пр.;

•отчетные (исполнительные), отражающие результаты выполнения планов, приказов, распоряжений;

•претензионные - в виде исковых заявлений о невыполнении взятых обязательств по договорам;

•регламентирующие, предназначенные для установления режима работы и т. д.

Основными видами документов из перечисленных выше являются: приказ, директивы, распоряжение, указание, инструкция, протокол, акт, отчет, докладная записка, справка, служебное письмо. Приказы издаются руководителями организаций, имеющими право юридического лица, и руководителями высших звеньев организационно-управленческой системы. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительных частей. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побу­дившие руководителя к изданию приказа, его цели. В распорядительной части, которая начинается словом «приказываю», излагается содержание предписывающих действий и указывается лицо, которому поручается контроль за его исполнением. Распоряжения издаются руково­дителями организаций ля разрешения оперативных ситуаций. Указания применяются к конкретным исполни­телям для обеспечения выполнения приказов, распоряжений, инструк­ций. В них разъясняются действия по достижению какого-либо результата. Указание содержится в письме, формулируется в резолюции на документе, может высказываться устно. В инструкциях формулируются правила выполнения работы, действия отдельных лиц, групп людей и подразделений при выполнении определенных задач.

Протокол оформляется в ходе обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, конференциях и т.д. В протоколах фиксируются принятые решения. Протоколы также составляются при возникновении разно­гласий между договаривающимися сторонами. В реквизитной части протокола указываются название организации или ее структурного подразделения, дата составления, название вида заседания, персональный состав или общее количество присутствующих, повестка дня, текст, подписи председателя и секретаря. В тексте обсуждения каждого пункта повестки дня записывается, кого слушали, кто выступил (содержание выступления) и что решили (постановили).

Акт является документом, в котором фиксируются установленные события или факты. Во вводной части этого документа указываются основание для его составления, фамилии и инициалы лиц, которые его составили. Некоторые виды актов должны утверждаться. Отчеты фиксируют результаты деятельности и произведенные при этом затраты. Они составляются по определенным формам, часто соответствующим форме плановых документов. Докладные записки содержат выводы и предло­жения, о которых делается сообщение по какому-либо вопросу руководству организации.

Справка - это документ, описывающий и подтверждающий события и факты, установленные в результате обследований, проверок и т. п.

Служебное письмо является средством обмена информацией между организациями. Служебные письма составляются на фирменных бланках организации. Текст начинается с указания обстоятельств, которые побудили к обращению с данным письмом, и кончается просьбой, предложением, решением. Если письмо является ответом, название документа указывается перед текстом.

Текущее хранение документированной информации осуществляется в структурных подразделениях, непосредственно ее использу­ющих. Для хранения документов выпускаются папки-сшиватели, папки архивной подшивки «Дело №...», папки-регистраторы с разъемным замком и др. Папки с документами хранятся на стеллажах и в шкафах. Систематизированные контрольные карточки хранятся в автоматизированных картотеках, а папки-регистраторы - в автоматизированных шкафах.

В автоматизированных управленческих информационных системах оперативная информация, используемая для решаемой в данный момент задачи, хранится во внутренней (оперативной) памяти ЭВМ, а инфор­мация, не требующая частого использования, - во внешней памяти. Оперативная память является краткосрочной, данные в ней хранятся до тех пор, пока они нужны для решения очередной задачи. Если планиру­ется их дальнейшее использование, они выводятся во внешнюю память. В качестве устройств внешней памяти используются диски, а также пластиковые кольца с металлическим покрытием. Для считывания информации с магнитных носителей применяются магнит­ные головки, а с металлического покрытия колец - луч лазера. Магнит­ные носители могут использоваться многократно, а кольца с металлическим покрытием - одноразово, так как в них прожигаются микроскопические отверстия. Их использование наиболее рационально для архивной памяти.

Существуют дисковые устройства с постоянными фиксированными дисками. В малых ЭВМ имеются комбинированные дисковые устройства с постоянным и сменным дисками. На постоянном диске сделана запись данных, необходимых для решения большинства задач системы, а память сменных дисков используется для решения конкретных задач.

При иерархическом построении автоматизированной информаци­онной системы, как правило, организуется централизованное хранение информации и выдача ее различным пользователям по каналам связи по мере надобности. В этом случае совокупность хранящихся данных получила название центрального банка данных (ЦБД).