15.1.1. Виды служебных документов и требования, предъявляемые к их составлению

Все служебные документы можно классифицировать по следующим при­знакам: степень секретности, информационное назначение, правовая природа, способ создания (изготовления) в зависимости от места образования и исполнения, вид документа.

По степени секретности документы подразделяются на: секретные, в том числе мобилизационные (особой важности, совершенно секретные, секретные); несекретные служебного использования (ДСП) и обычные.

Классификация документов по информационному назначению предполагает выделение групп документов сообразно тому, какого рода информацию они содержат: боевая и мобилизационная готовность, административно-хозяйственная деятельность, боевая подготовка, служба в воинских формированиях, подбор и расстановка кадров, воспитательная работа.

По правовой природе документы делятся на правовые и неправовые, причем правовые делятся на нормативные и ненормативные.

По способу создания документы могут быть изготовленны руч­ным способом (написанные или нарисованные), начерченные, напечатан­ные на пишущей машинке, изданные типографским, электрографическим или другим способом, изготовленные на персональной электронно-вычислительной машине (ПЭВМ). В свою очередь, послед­няя группа делится еще на человекочитаемые и машиночитаемые.

В повседневной деятельности разрабатываются документы, классификация которых показана на рис. 15.1.

В зависимости от места образования и исполнения документы подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.

В Спецстрое России издаются и применяются следующие виды служебных документов:

•официальные издания и официальные документы: приказы, директивы, положения, наставления, инструкции, руководства, правила, приказания, указания, распоряжения и иные правовые акты;

•документы боевой и мобилизационной готовности: планы, решения, за­мыслы, доклады, донесения, табели, отчеты, предписания, протоколы, акты, штаты, штатные расписания, расписания занятий;

Управленческие (нормативные) документы – составляют документационную базу

Распорядительные (приказы. директивы, приказания, указания. некоторые телеграммы)

Планирующие (планы, замыслы, решения. расписания занятий, карты, схемы и др.)

Административно – организационные (постановления, положения, наставления, руководства, инструкции, правила, штатные расписания, штаты, табели, предписания, рапорты, заявки, командировочные удостоверения, отпускные билеты, служебные письма и др.)

Отчётно-информационные (отчеты, доклады, донесения, протоколы, акты, телеграммы, служебные письма и др.)

Справочные (различные карты, каталоги, справки, схемы, таблицы, описания и др.).

Рис. 15.1. Классификация управленческих (нормативных) документов

•другие документы (текстовые и графические), разработанные в установленном порядке: кодированные карты, карты геодезических данных, каталоги координат геодезических и гравиметрических пунктов и т.п.;

•приказы, директивы, приказания, указания, постановления, положения, предписания, рапорты, доклады, донесения, договоры, (контракты), планы, расписания занятий, отчеты, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, о тпускные билеты и другие, разработанные в установленном порядке документы (Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве специального строительства).

Все эти документы можно разделить по функциям:

•распорядительные (приказы, директивы, приказания, указания, не­которые телеграммы);

•планирующие (планы, замыслы, решения, расписания занятий, карты, схемы и др.);

•административно-организационные (постановления, положения, наставления, руководства, инструкции, правила, штатные расписания, штаты, табели, предписания, рапорты, заявки, командировочные удостоверения, отпускные билеты, служебные письма и др.);

•отчетно-информационные (отчеты, доклады, донесения, протоко­лы, акты, телеграммы, служебные письма и др.);

•справочные (различные карты, каталоги, справки, схемы, таблицы, описания и др.).

В Спецстрое России разрабатываются те документы, которые необходимы для выполнения поставленных задач и обеспечения жизнедеятельности и функционирования подчинённых воинских формирований.

Приказ - основной распорядительный служебный документ воен­ного управления, издаваемый на правах единоначалия на­чальником (командиром) воинского формирования.

Начальник (командир) воинского формирования в соответствии с требованиями руководящих документов отдает письменные приказы по строевой части, по организации командирской подготовки и другим вопросам, право регламентировать которые ему предоставлено.

Приказы начальника (командира) воинского формирования изготовляются на пишущих машинках, средствах электронно- вычислительной техники, пишутся от руки на отдельных листах или в специальных книгах. Нумерация приказов ежегодно начинается с первого номера.

Приказы начальника (командира) воинского формирования по строевой части о составе суточного наряда издаются отдельно, имеют свою нумерацию с добавлением индекса «НР». Эти приказы в архив не сдаются, в течение трех лет хранятся, после чего уничтожаются.

Директива — распорядительный служебный документ, содержащий указания по подготовки и ведению служебно-практических мероприятий, вопросам боевой готовности, всестороннего обеспечения командирской и оперативной подготовке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим во­просам жизни и деятельности воинских формирований.

Приказы и директивы издаются во исполнение законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, приказов и директив вышестоящих начальников (командиров), а также в инициативном порядке.

Приказание - распорядительный служебный документ, издаваемый начальником штаба от имени начальника (командира) воинского формирования или военным комендантом от имени начальника гарнизона.

Указание - распорядительный служебный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения прика­зов (директив) и других актов вышестоящих органов.

Постановление - правовой акт, содержащий решение коллегиального органа или должностного лица (постановление коллегии Спецстроя России, постановление о возбуждении уголовного дела и др.).

Положение - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа военного управления при Спецстрое России.

Наставление, руководство, инструкция, правила регламентируют организационные, научно-технические, хозяйственные, финансовые и иные специальные стороны деятельности воинских формирований и должностных лиц. Тексты этих документов могут подразделятся на разделы, главы, пункты и подпункты. Разделы нумеруются арабскими цифрами или прописными буквами русского алфавита, главы – римскими цифрами, пункты – арабскими цифрами с точкой, подпункты – строчными буквами (реже - арабскими цифрами) с круглой скобкой. Разделы и главы должны иметь заголовки. Пункты и подпункты заголовков не имеют. Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего текста. Подпункты нумеруются в последовательном порядке в пределах каждого пункта. Разделы и главы имеют сквозную нумерацию.

После цифровых или строчных буквенных обозначений со скоб­кой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты могут подразделятся на абзацы без буквенного обозначения.

Положения, наставления, руководства, инструкции и правила утверждаются, в основном, приказами соответствующих должностных лиц.

План - служебный документ, в котором излагается перечень наме­чаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков исполнения, ответственных исполнителей и исполнителей, а также служебный документ с графическим изображением участка местности, здания, сооружения и прочее.

Отчет, доклад - служебные документы, содержащие сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему начальнику (командиру).

Протокол – служебный документ, подтверждающий установленные факты и события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации, приема-передачи дел и должности и т.д. несколькими лицами и подлежит утверждению должностным лицом в пределах полномочий.

Телеграмма - служебный документ для передачи распоряжений и сообщений только срочного характера по техническим средствам связи.

Справка — описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию других служебных документов.

При составлении служебных документов необходимо учитывать следующие основные требования.

1. Разработка служебных документов осуществляется по этапам:

•изучение существа вопроса: действующего законодательства; приказов; директив; инструкций; наставлений и справочных материалов по существу вопроса;

•составление проекта документа: в рабочих тетрадях или на отдельных листах формата А3 (297×420 мм), А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм). Служебные документы, подлежащие сдаче в архив, исполняются на бумаге первого сорта;

•согласование и визирование с заинтересованными лицами.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки целесообразности, обоснованности и соответствия действующе­му законодательству и другим правовым актом.

Согласование может быть внутренним (с подразделениями и должностными лицами внутри воинского формирования) и внешним (с неподчинёнными организациями). Согласованный проект документа должен пройти правовую экспертизу у помощника начальника (командира) по правовой работе (юрисконсульта);

•удостоверение документа - подписание или (и) утверждение его.

2. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих начальников (командиров);

б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

г) давать возможность обрабатывать его с помощью средств вы­числительной техники;

д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.

3. Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Спецстрое России и употребляться в одном и том же значении.

4. При составлении служебных документов рекомендуется:

•пользоваться простыми предложениями;

•не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

5. Текст телеграммы должен излагаться без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В теле­грамме не допускаются переносы слов и исправления, подпись пишется с новой строки.

6. В служебных документах, изготавливаемых машинописным способом или с помощью других технических средств, реквизиты долж­ны располагаться в пределах границ текстового поля: сверху не менее 2,5 см, слева от 2,75 до 3,5 см, снизу не менее 2 см, справа от 1,25 до 2.25 см от краев листа формата А4.

7. Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, директив, приказаний и указа­ний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце - приписку: «Основание:___________» с указанием наименования, даты и номера документа.

8. При ответах на запросы и поручения после наименования адре­сата указывается номер служебного документа (поручения), на который даётся ответ, например: «Па № 175 от 23.02.2005 г.».

9. Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских формирований, которым присвоены условные наименования.

10. Служебный документ должен иметь следующие реквизиты: наименование министерства - автора документа, название вида документа (кроме писем) или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дату, индекс (номер), текст, визы, подпись, отметку об исполнении служебного документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки и оформления служебный документ может быть дополнен другими реквизитами: наименование структурного под­разделения - автора документа, резолюция, отметка о заверении копий, печать, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, адресат, индекс объекта почтовой связи, почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, место составления или издания, отметка о поступлении, ссылка на индекс и дату входящего до­кумента, отметка о переносе данных на машинный носитель, пометка «Проект», гриф секретности и другие.

На оборотной стороне последнего листа служебного документа в левом нижнем углу печатаются фамилия, имя и отчество исполнителя и номер его служебного телефона.

11. Служебные документы в пределах своих полномочий подпи­сывают (в состав подписи входят: наименование должности лица, под­писывающего документ, его воинское звание, личная подпись, инициал имени и фамилия):

•приказы и директивы - начальники (командиры), которым указом Президента РФ и положениями о Федеральном агентстве специального строительства и воинских формирований при Спецстрое предоставлено право издавать приказы и директивы;

•приказания — начальники штабов всех наименований и военные коменданты гарнизонов;

•указания - начальники главных и территориальных управлений Спецстроя России; заместители начальника Спецстроя России, начальники управлений и отделов Центрального аппарата Спецстроя России адресуют нижестоящим должностным лицам по роду своей деятельности.

При необходимости документ может быть заверен печатью.

12. На служебных документах, содержащих информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма проставляется пометка «Для служебного пользования» (ДСП) и номер экземпляра. Необходимость проставления этой пометки на документе определяется ис­полнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим служебный документ.