15.2.2. Руководство служебным делопроизводством

Руководство служебным делопроизводством начальник (командир) воинского формирования осуществляет постоянно в соответствии с Инструкцией по дело­производству. Руководство осуществляется по следующим основным направле­ниям работы:

•организация служебного делопроизводства;

•подбор и подготовка (обучение) ответственных исполнителей;

•поддержание служебного делопроизводства в постоянной готовности к работе в условиях перевода с мирною на военное время;

•контроль за организацией служебного делопроизводства и за исполнением служебных документов;

•регулирование - приведение условий организации и ведения служебного делопроизводства в соответствие с предъявляемыми к ним требованиями.

Наиболее важным и трудоемким является контроль за организацией и ве­дением служебного делопроизводства и за исполнением служебных документов.

В воинских формированиях (учреждениях) должен быть установлен кон­троль за исполнением служебных документов с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксирован­ных в служебных документах. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц.

Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о пред­ставлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведе­нии) других конкретных мероприятий.

Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступивших из вышестоящих органов военного управления, так и направленных в подчиненные воинские формирования (учреждения).

Служебные документы, взятые на контроль, учитываются по жур­налу (карточке) контроля за исполнением служебных документов или заносятся в память ЭВМ, предназначенной для этой цели, с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания документа, поручения должностного лица, срока исполнения, фамилии исполните­ля, отметки об исполнении и других необходимых данных. На лицевой стороне первого листа такого документа в правом верхнем углу ставится соответствующий штамп.

Служебный документ считается исполненным и снимается с кон­троля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним при­няты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству. На исполненном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен документ, дата исполнения и номер дела, в которое документ должен быть подшит. Эта отметка делается на обо­ротной стороне последнего листа документа и свидетельствуется подпи­сью исполнителя.

На документе, по которому поставленные вопросы решены в опе­ративном порядке, исполнитель на оборотной стороне последнего листа делает отметку, когда и как решён вопрос, заверяемую своей подписью.

О снятии служебного документа с контроля делается отметка в журнале (карточке) контроля.

Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на начальников (командиров), которым были даны поручения, и на непосредственных исполнителей.

При необходимости продления срока исполнения служебного документа должностному лицу, давшему поручение, не позднее, чем за три дня (по срочному документу - за один день) до истечения срока испол­нения, представляется доклад с указанием причин задержки, принимае­мых мер и срока, необходимого для исполнения (доработки) документа.

Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначаемых приказами соответствующих начальников (командиров).

Лица, осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, обязаны:

а) постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;

б) упреждать возможность невыполнения поручений в установленные сроки, докладывать о всех случаях задержки исполнения соответствующим начальникам (командирам);

в) периодически анализировать состояние исполнения документов, в том числе и в подчиненных воинских формированиях, разрабатывать мероприятия по усилению контроля исполнения и вносить начальникам (командирам) предложения об улучшении этой работы.

Состояние контроля за исполнением служебных документов про­веряется два раза в голу (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами начальника (командира) воинского формирования. Результаты проверок отражаются актами и докладываются соответствующим начальникам (командирам).

В актах проверки отражаются следующие вопросы: общее количество до­кументов, поданных на контроль; сколько из них исполнено в установленные сроки, какие поручения не исполнены в срок, причины неисполнения, виновные лица; предложения по совершенствованию контроля.

Начальники (командиры) воинских формирований (частей) систематически контролируют состояние несекретного делопроизводства и порядок работы со служебными документами.

Один раз в год (в январе - феврале) состояние делопроизводства в воинских формированиях (частях) проверяется комиссией, назначаемой приказом начальника (командира) воинского формирования (части). Члены комиссии тщательно инструктируются начальником штаба воинского формирования (части). Комиссия проверяет выполнение требований «Инструкции по делопроизводству в ВС РФ»; наличие текущих и архивных дел, документов и изданий с пометкой «ДСП», бланков строгого учета, печатей и штампов, наличие служебных документов, не подшитых в дела, и выборочно проверяет наличие служебных документов из числа наиболее важных.

К началу работы комиссии все учтенные документы должны быть сданы в делопроизводство, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах учета новою года. В книгах и журналах прошлого года делается отметка с указанием новых учетных номеров.

О результатах проверки начальнику (командиру) воинского формирования (части) представляется акт, в котором указываются: какие документы проверялись; за какой период; с какого и по какой номер; обнаруженные недос­татки и предложения. К акту прилагается перечень не подшитых в дела служебных документов.