1.2. Нормативно-інструктивне забезпечення обліку грошових коштів в касі та на рахунках в банку

Розрахунки підприємств за допомогою готівкових та безготівкових коштів здійснюються за певними правилами, встановленими чинним законодавством у сфері організації готівкового обігу. В Україні функціонують законодавчі акти, якими регулюються грошові розрахунки, визначається порядок їх проведення і система контролю за їх здійсненням. Для організації обліку касових операцій та операцій з обліку безготівкових розрахунків керуються наступними основними нормативними документами (табл. 1.2).

Таблиця 1.2

Нормативні документи, які використовують для організації обліку готівкових та безготівкових розрахунків

Нормативний акт			Ким і коли затверджений
Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні			Затв. Постановою Правління НБУ від 15.12.2004 N 637( із змінами і доповненнями)
Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах			Затв. постановою Правління Національного банку України від 12.11.2003 N 492
Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті		Затв.Постановою Правління НБУ від 29.03.2001 N 135( із змінами і доповненнями)

Основний документ, який регулює порядок ведення касових операцій – це Положення про ведення касових операцій в національній валюті України, затверджене ухвалою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. №637, відповідно до якого підприємства (підприємці), які відкрили поточні рахунки в банках і зберігають на цих рахунках свої кошти, здійснюють розрахунки за своїми грошовими зобов'язаннями, що виникають у господарських відносинах, пріоритетно в безготівковій формі, а також у готівковій формі (з дотриманням чинних обмежень) у порядку, установленому законодавством України.

Підприємства (підприємці) здійснюють розрахунки готівкою між собою і з фізичними особами (громадянами України, іноземцями, особами без громадянства, які не здійснюють підприємницької діяльності) через касу як за рахунок готівкової виручки, так і за рахунок коштів, одержаних із банків. Зазначені розрахунки проводяться також шляхом переказу готівки для сплати відповідних платежів.

Гранична сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами встановлюється відповідною постановою Правління Національного банку України. Платежі понад зазначену граничну суму проводяться виключно в безготівковій формі. Кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується. Уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися.

Виходячи з потреби прискорення обігу готівкових коштів і своєчасного їх надходження до кас банків для підприємств, що здійснюють операції з готівкою в національній валюті, установлюються ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки). Ліміт залишку готівки в касі (далі - ліміт каси) - граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час.

Строки здавання підприємствами готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках визначаються підприємством і встановлюються за погодженням з відповідним банком, у якому відкрито рахунок підприємства. Установлені згідно із зазначеними вимогами строки здавання готівкової виручки (готівки) підприємствами узгоджуються з банком і визначаються в договорах банківського рахунку між підприємствами та банками. Якщо підприємство в окремі дні не має перевищення ліміту каси, то таке підприємство може в ці дні не здавати в становлені строки готівку.

Установлення ліміту каси проводиться підприємствами самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі (Додаток 2), що підписується головним бухгалтером та керівником підприємства.

Підприємства, що розпочинають свою діяльність, а також підприємства, діяльність яких була пов'язана виключно з безготівковими розрахунками та які відповідно до встановленого законодавством України порядку отримують право на здійснення додаткового виду діяльності, що передбачає здійснення готівкових розрахунків, на перші три місяці їх роботи ліміт каси встановлюють згідно з прогнозними розрахунками. Установлений з урахуванням прогнозних розрахунків ліміт каси у двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців їх роботи переглядається за фактичними показниками діяльності

Ліміт каси підприємства встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси. Кожне підприємство визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками, установлених строків здавання готівки, тривалості операційного часу банку, наявності домовленості підприємства з банком на інкасацію тощо.

Установлений ліміт каси та строки здавання готівки можуть переглядатися у зв'язку із змінами законодавства України або за наявності відповідних факторів об'єктивного характеру (зміни в надходженнях/видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку/графіків змінності тощо).

Документи (нормативно-правові акти, внутрішні документи (розрахунки) підприємства, що затверджені (підписані) керівником або уповноваженою ним особою), на підставі яких переглянуто ліміт каси, строки здавання готівкової виручки (готівки), додаються до відповідних наказів (розпоряджень), договорів банківського рахунку підприємства. Керівники підприємств несуть відповідальність за дотримання вимог Положення щодо встановлення ліміту каси та за достовірність відповідних показників, що зазначені в розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі.

Уся готівка, що надходить до кас підприємств, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися в їх касах.

Оприбуткуванням готівки в касі підприємства є здійснення підприємством обліку готівки в повній сумі її фактичних над­ходжень з оформленням цієї операції у встановленому по­рядку прибутковим касовим ордером та відображенням у касовій книзі в день одержання підприємством готівкових коштів.

Підприємства мають право зберігати готівку в своїй касі, що одержана в установі банку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Для проведення цих виплат працівникам віддалених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морсь­ких портів готівка може зберігатися в їх касах понад уста­новлений ліміт каси протягом п'яти робочих днів, включа­ючи день одержання готівки в установі банку. Готівка, що одержана в установі банку на інші виплати, має видавати­ся підприємством своїм працівникам у той самий день. Суми готівки, що одержані в установі банку і не викорис­тані за призначенням протягом установлених вище строків, повертаються підприємством в установу банку не пізніше наступного робочого дня установи банку та підприємства або можуть залишатися в його касі (у межах установлено­го ліміту) і видаватися на ті самі цілі.

Підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, що здійснюються за рахунок ви­ручки, понад установлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, що зазначена в переданих до каси платіжних (розрахунково-пла­тіжних) відомостях.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгал­терії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кош­ти та одночасного повернення до каси підприємства залиш­ку готівки, виданої підзвіт.

Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:

• за відрядженнями - протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;

• на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім метало­брухту (далі - закупівля сільгосппродукції та заготівля втор-сировини). - протягом десяти робочих днів з дня видачі го­тівки під звіт;

• на всі інші виробничі (господарські) потреби - наступ­ного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо з каси підприємства підзвітній особі одночасно видана готівка на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі в населення сільгосппродукції та за­готівлі вторсировини), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії підприємства повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (господарських) питань і безпо­середньо на відрядження.

У разі придбання працівником підприємства за власні го­тівкові кошти товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітує за витрачені кошти у вищезазначеному порядку.

До підприємств (підприємців) застосовуються штрафні санкції згідно з чинним законодавством України за:

• перевищення встановлених лімітів каси;

• неоприбуткування (неповне оприбуткування) у касах готівки;

• перевищення встановлених строків використання вида­ної під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів;

• витрачання готівки з виручки на виплати, що пов'язані з оплатою праці, за наявності податкового боргу;

• використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням.

З метою забезпечення зберігання грошових коштів, здійснення банківських розрахунків як з юридичними, так і фізичними особами, підприємства відкривають рахунки в установах банків. Основними нормативно – правовими документами, які регулюють це питання, є Закон України “Про банки і банківську діяльність” від 20.03.91 р. № 872 – 12 , а також “Інструкція про відкриття та використання рахунків у національній та іноземній валюті”, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 N 492 ( із змінами і доповненнями). Порядок відкриття банками рахунків клієнтів, використання коштів за ними і порядок їх закриття визначаються цією Інструкцією.

Умови відкриття рахунку та особливості його функціонування передбачаються в договорі, що укладається між банком і його клієнтом.

Банки відкривають своїм клієнтам за договором банківського рахунку поточні рахунки, за договором банківського вкладу - вкладні (депозитні) рахунки.

Поточний рахунок - рахунок, що відкривається банком клієнту на договірній основі для зберігання грошей і здійснення розрахунково-касових операцій за допомогою платіжних інструментів відповідно до умов договору та вимог законодавства України.

До поточних рахунків також належать:

• рахунки за спеціальними режимами їх використання, що відкриваються у випадках, передбачених законами України або актами Кабінету Міністрів України;

• поточні рахунки типу "Н", що відкриваються в національній валюті офіційним представництвам і представництвам юридичних осіб-нерезидентів, які не займаються підприємницькою діяльністю на території України;

• поточні рахунки типу "П", що відкриваються в національній валюті постійним представництвам;

Для відкриття поточного рахунку для суб»єктів підприємництва – юридичних осіб потрібно подати такі документи:

• заяву про відкриття поточного рахунку. Заяву підписує керівник юридичної особи або інша уповноважена на це особа;

• копію свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, засвідчену органом, що видав свідоцтво, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;

• копію належним чином зареєстрованого установчого документа (статуту/ засновницького договору/ установчого акта/ положення), засвідчену органом, який здійснив реєстрацію, або нотаріально; копію довідки про внесення юридичної особи до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідчену органом, що видав довідку, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;

• копію документа, що підтверджує взяття юридичної особи на облік в органі державної податкової служби, засвідчену органом, що видав документ, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;

• картку із зразками підписів і відбитка печатки, засвідчену нотаріально або організацією, якій клієнт адміністративно підпорядкований, в установленому порядку. До картки включаються зразки підписів осіб, яким відповідно до законодавства України або установчих документів юридичної особи надано право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів.

Юридичні особи, які використовують найману працю і відповідно до законодавства України є платниками страхових внесків, додатково до вищезазначеного переліку документів мають подати такі документи:

• копію документа, що підтверджує реєстрацію юридичної особи у відповідному органі Пенсійного фонду України, засвідчену органом, що його видав, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;

• копію страхового свідоцтва, що підтверджує реєстрацію юридичної особи у Фонді соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України як платника страхових внесків, засвідчену органом, що його видав, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку.

• Інформацію про те, що юридична особа не використовує найману працю і не є платником страхових внесків, клієнт обов'язково зазначає в заяві про відкриття поточного рахунку в рядку "Додаткова інформація".

За поточними рахунками, що відкриваються банками суб'єктам господарювання в національній валюті, здійснюються всі види розрахунково-касових операцій відповідно до умов договору та вимог законодавства України.

Поточний рахунок в іноземній валюті відкривається суб'єкту господарювання для зберігання грошей і проведення розрахунків у межах законодавства України в безготівковій та готівковій іноземній валюті, для здійснення поточних операцій, визначених законодавством України, для здійснення інвестицій за кордон, розрахунків за купівлю-продаж облігацій зовнішньої державної позики України, для зарахування, використання і погашення кредитів (позик, фінансової допомоги) в іноземній валюті, для надходження іноземних інвестицій в Україну відповідно до законодавства України, а також для проведення операцій, передбачених генеральною ліцензією Національного банку на здійснення валютних операцій.

Загальні правила, форми і стандарти розрахунків банків та інших юридичних і фізичних осіб у грошовій одиниці України (далі - національна валюта) на території України, що здійснюються за участю банків регламентує Інструкція «Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті», затверджена Постановою Правління Національного банку України 29.03.2001 N 135 .

Ця Інструкція встановлює правила використання при здійсненні розрахункових операцій платіжних інструментів у формі:

• меморіального ордера (додаток 3);

• платіжного доручення (додаток 4 );

• платіжної вимоги-доручення (додаток 5);

• платіжної вимоги (додаток 6);

• розрахункового чека (додаток 7);

• акредитива (додаток 8).

Використання банківських платіжних карток та векселів як платіжних інструментів регулюється чинним законодавством, у тому числі окремими нормативно-правовими актами Національного банку.

Клієнти банків для здійснення розрахунків самостійно обирають передбачені цією Інструкцією платіжні інструменти (за винятком меморіального ордера) і зазначають їх під час укладення договорів.

Зупинення видаткових операцій за рахунками юридичних або фізичних осіб здійснюється уповноваженими державними органами відповідно до законів України і виключно у випадках, передбачених ними.