1. 3. Облік грошових коштів у касі в національній валюті

Для здійснення касових операцій на кожному підприємстві повинна бути організована каса – спеціально обладнане приміщення з обов”язковою наявністю сейфу. Приміщення каси повинно бути ізольоване, двері в касу під час здійснення операцій повинні замикатись зсередини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється

Керівник підприємства зобов”язаний забезпечити зберігання грошових коштів при їх транспортуванні, обладнати касу та забезпечити в ній ефективне зберігання грошей.

Документування касових операцій

Будь-яке надходження чи видача готівки з каси проводиться на основі первинних касових документів: Прибуткового касового ордера та Видаткового касового ордера.

Надходження готівки в касу оформляють Прибутковим касовим ордером.( Додаток 9). Це документ, який складається з ордера та відривної квитанції. Ордер залишається в касира для проведення прийнятої в касу суми, а квитанція видається особі, що внесла готівку в касу як документ, що підтверджує цей факт. Прибуткові касові ордери виписує бухгалтер і реєструє у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів.

Видачу готівки з каси оформляють Видатковим касовим ордером ( Додаток 10 ), в якому зазначають кому, за що або навіщо вони видаються. В ордерах проставляють також кореспондуючі рахунки, на яких має бути відображена операція і зазначені виправдні документи, що стали підставою для складання ордерів ( заяви, авансові звіти, чеки тощо). На основі виписаних ордерів касир приймає або видає з каси гроші.

Переміщення готівки в касі касир відображає у Касовій книзі (Додаток 11). Кількість листів у прошнурованій касовій книзі засвідчують своїми підписами головний бухгалтер і кассир підприємства. Касова книга – це реєстр аналітичного обліку, у якому станом на початок і кінець кожного дня касир на основі одержаних прибуткових і видаткових касових ордерів виводить залишок готівки. Записи з у касову книгу здійснюються через копіювальний папір. Перші примірники листів залишаються у Книзі, а другі є відривними. Відривні листки Касової книги з первинними документами становлять Звіт касира за кожен день та в цілому за місяць. Звіт передається у бухгалтерію для складання реєстру синтетичного обліку по рахунку 30 «Каса».

З метою контролю не рідше одного разу на місяць необхідно перевіряти фактичну наявність готівки в касі. При цьому складається «Акт інвентаризації наявності грошових коштів» (Додаток 12). Цей документ застосовується для відображення результатів інвентаризації фактичної наявності грошових коштів, що знаходяться в касі підприємства.

Комісія перевіряє грошову наявність шляхом повного перерахування всіх грошей, що знаходяться в касі, цінні папери, лімітовані чекові книжки і та інші еквіваленти грошових коштів. Акт складається у 2-х примірниках , підписується інвентаризаційною комісією і матеріально-відповідальною особою. Один примірник акту передається до бухгалтерії підприємства, другий залишається у матеріально-відповідальної особи.

У випадку виявлення розбіжностей фактичної та облікової суми згідно Акту в обліку здійснюють бухгалтерські проведення, про що буде обумовлено далі.

Одним з каналів надходження готівки в касу, а також видача з каси , - є поточний рахунок в банку. Порядок документування таких господарських операцій є наступним.

На одержання готівки з банку заповняється чек грошової чекової книжки підприємства. Таку книжку має кожне підприємство-власник поточного рахунку в установі банку. На необхідну суму бухгалтер підприємства (зразок підпису якого є в установі банку) заповнює чек та корінець чека, вказуючи напрям використання вказаної суми готівки. Виписаний чек і заповнена Ремарка до нього є підставою для отримання готівки з рахунку в банку. Тут необхідно зауважити, що банк видає готівку лише при умові, якщо підприємство сплатило усі податкові та першочергові платежі.