Первинні документи
Видатковий
касовий ордер
Прибутковий
Касовий ордер
Журнал реєстрації
прибуткових і видаткових касових ордерів
ордерів
Касова книга звіт касира
л
Звіт касира
Журнал - відомість
Головна книга
Рис. 1.4. Схема обліку грошових коштів в касі підприємства
У наведеній схемі враховано, що облік ведеться за ручною формою. За умов використання програмного забезпечення схема суттєво не міняється. Іншими можуть бути реєстри синтетичного обліку грошових коштів в касі: картка рахунку, аналіз рахунку, оборотно-сальдова відомість.
1.4. Особливості обліку касових операцій в іноземній валюті
Під операціями й обліком готівкової іноземної валюти треба мати на увазі операції з її отримання й оприбуткування в касу підприємства, а також видачі з каси. Умови і порядок отримання готівкової іноземної валюти з поточного рахунка на відрядження і на експлуатаційні витрати за кордоном визначаються Правилами використання готівкової іноземної валюти на території України, затвердженими Постановою Правління Національного банку України від 26.03.98 N 119.
Використання готівкової іноземної валюти з власних поточних рахунків юридичними особами - резидентами та розташованими на території України представництвами юридичних осіб - нерезидентів дозволяється для забезпечення витрат працівників юридичних осіб - резидентів чи представництв юридичних осіб - нерезидентів, які повністю або частково здійснюють підприємницьку діяльність нерезидента на території України на відрядження за кордон (оплата добових, витрат, пов'язаних з найманням житлового приміщення (оплатою готелю) та бронюванням місць у готелях, транспортних та інших витрат за кордоном здійснюється згідно з чинним законодавством України про відшкодування витрат на відрядження за кордон).
Видача готівкової іноземної валюти з поточного рахунку та/або продаж дорожніх чеків міжнародних платіжних систем у вільно конвертованій валюті на відрядження за кордон здійснюється уповноваженим банком:
а) за наявності заявки юридичної особи, що містить такі дані:
номер і дата наказу (розпорядження);
прізвище, ім'я та по батькові осіб, що виїжджають за кордон;
строк перебування за кордоном;
розрахунок витрат.
Також подається доручення на отримання коштів на відрядження у касі уповноваженого банку.
Документи, що надаються для виплати іноземної валюти на відрядження за кордон, залишаються в уповноваженому банку;
б) відповідно до наданого розрахунку витрат юридичної особи - резидента або постійного представництва юридичної особи - нерезидента, але в сумі, що не перевищує на одного працівника 300 доларів США готівкою на добу чи в еквіваленті цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановленим Національним банком України на день видачі коштів з каси уповноваженого банку, для оплати добових та витрат за наймання житлового приміщення за кордоном.
Для забезпечення транспортних витрат працівника за кордоном під час відрядження видача готівки здійснюється у сумі до 1000 доларів США на одного працівника чи в еквіваленті цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановленим Національним банком України.
Виплата коштів на представницькі витрати (організацію прийомів та інших офіційних заходів за кордоном) юридичним особам - резидентам та постійним представництвам юридичних осіб - нерезидентів для від'їжджаючих працівників за кордон здійснюється уповноваженим банком відповідно до чинного законодавства України за наданою заявкою.
Загальна сума іноземної валюти готівкою та/або дорожніх чеків міжнародних платіжних систем у вільно конвертованій валюті, що може бути видана одному працівнику-резиденту чи нерезиденту на відрядження за кордон, не може перевищувати суми, установленої Інструкцією про переміщення валюти України, іноземної валюти, банківських металів, платіжних документів, інших банківських документів і платіжних карток через митний кордон України, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 12.07.2000 N 283.
Використання на території України готівкової іноземної валюти як засобу платежу або як застави дозволяється у разі відсутності в фізичних осіб - нерезидентів чи резидентів, а також повноважних представників юридичної особи нерезидента - суб'єкта підприємницької діяльності коштів у грошовій одиниці України і неможливості здійснення валютнообмінної операції через пункт обміну іноземної валюти в таких випадках.
Також подається доручення керівника підприємства працівнику на отримання коштів на відрядження або на експлуатаційні витрати в касі уповноваженого банку .Документи, що надаються для виплати іноземної валюти на відрядження за кордон, залишаються в банку.
Для оприбуткування готівкової іноземної валюти в касу підприємства не розроблено первинний документ. Тому підприємства вимушені використовувати бланк ПКО, розроблений для відображення операцій у національній валюті. Виходячи з цього, при заповненні ПКО слід:
у графі “Сума” зазначати цифрами суму, виражену в іноземній валюті, а через дріб – суму, виражену в національній валюті – за курсом НБУ на дату здійснення операції;
літерами зазначати суму в іноземній валюті, із зазначенням суми у національній валюті і курсу НБУ на дату здійснення операції.
Ліміт залишків готівкової іноземної валюти в касі підприємства встановлює уповноважений банк. До розрахунку ліміту не враховуються:
кошти, що спрямовуються на виплату заробітної плати (за умови, що на підприємстві є працівники, які одержують зарплату в іноземній валюті);
кошти, видані на відрядження (крім коштів в інвалюті, за якими відряджена особа після свого повернення не відзвітувала в термін, визначений законодавством).
Порядок внесення готівкової інвалюти з каси підприємства в касу обслуговуючого банку аналогічний тому, який використовується і для нацвалюти. Особливості заповнення ВКО:
в графі “Сума” зазначити цифрами суму, виражену в іноземній валюті, а через дріб – суму, виражену у національній валюті за курсом НБУ на дату здійснення операції;
літерами зазначати суму в іноземній валюті, із зазначенням суми у національній валюті і курсу НБУ на дату здійснення операції.
Для того, щоб використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу, суб”єкти підприємницької діяльності повинні мати відповідний дозвіл (ліцензію).
Індивідуальні ліцензії на здійснення валютних операцій НБУ видає резидентам і нерезидентам на період, необхідний для здійснення таких операцій.
Усі касові операції в іноземній валюті реєструються в Касовій книзі аналогічно, як це робиться при проведенні касових операцій в національній валюті. Зупинимося лише на деяких особливостях, а саме:
для кожної інвалюти , що перебуває в касі підприємства, ведеться окрема Касова книга;
суми заносяться дробом – в чисельнику іноземна валюта, в знаменнику національна за офійним курсом НБУ на дату проведення операції.
Отже, загалом можна відмітити, що методика бухгалтерського обліку касових операцій в іноземній валюті аналогічна обліку касових операцій в національній валюті. Основною особливістю обліку готівкової інвалюти є виявлення та проведення в обліку курсових різниць.
Згідно П(с)БО 21 «Вплив змін валютних курсів», курсова різниця – це різниця між оцінками однакової кількості одиниць інвалюти при різних валютних курсах. Отже, коливання валютного курсу викликають курсові різниці, які виникають у результаті зміни офіційного курсу валюти в період між датою здійснення господарської діяльності і датою розрахунків за цими операціями. У будь-якому випадку курсова різниця повинна знайти своє відображення в обліку.
Залежно від того, відбулося зростання курсу гривні по відношенню до іноземної валюти або ж його зниження, курсова різниця відображається на рахунках обліку доходів чи витрат. П(с)БО 3»Звіт про фінансові результати» вимагає не простого відображення в обліку позитивних чи негативних курсових різниць, а їх детального розділення залежно від виду діяльності, за результатами якої вона була одержана:
Операційна ( від основної діяльності підприємства, а також іншої діяльності, яка не є інвестиційною або фінансовою), відповідно, курсові різниці від операційної діяльності відображаються у складі інших операційних доходів (витрат);
Неопераційна ( одержана від інвестиційної чи фінансової діяльності), відповідно відображається у складі інших доходів (витрат).
Планом рахунків передбачено такі рахунки для обліку курсових різниць ( Табл. 1.4 )
Таблиця1.4