3. Цели деловой беседы

Целями конкретной деловой беседы могут быть любые из перечисленных целей публичных выступлений. Од­нако чаще всего деловые беседы имеют целью:

• выяснить у кого-то необходимые сведения;

• изменить у других лиц впечатление о собственных целях и намерениях;

• произвести необходимое впечатление на оппонента;

• призвать оппонента к совместному совершению какого-то важного действия.

Разумеется, в таких ситуациях часто происходит несовпадение или даже столкновение интересов собеседников. Возможными при­чинами этого могут быть нежелание одного из собеседников, чтобы другой узнал от него некую информацию, или стремление хотя бы одного из собеседников призвать другого к таким действиям, кото­рые противоречат его интересам, или что-то другое. А раз так, то в деловой беседе нередко неявно или явно зреет и даже возникает конфликт.

Такой конфликт оказывается весьма динамичным, поскольку в ходе деловой беседы конфликтная ситуация быстро меняется, а ис­ход этой «операции» остается неопределенным для каждого из со­беседников до самого конца беседы. В подобном «сражении» скорее всего добьется своей цели тот из собеседников, кто стратегически и тактически лучше подготовлен к беседе, «лучше вооружен». Важ­ным фактором успеха, эффективным оружием ведения беседы яв­ляется умение по косвенным признакам (моторным реакциям, вос­клицаниям и поведению) определить возможные угрозы и заметить свои и чужие частные победы. А если к тому же один из участников беседы быстро ориентируется в меняющейся ситуации, знает (или как минимум предполагает), какие повороты в ней могут быть, то подобная информация в значительной мере увеличивает шансы на успех. Умелый собеседник сможет корректировать текущие такти­ческие задачи на отдельных фазах беседы в зависимости от достиг­нутых текущих результатов. А главное, как всегда, у того больше шансов на успех, кто более энергичен и удер­живает инициативу до самого конца беседы.

А каковы при этом могут быть задачи деловой беседы? Как пра­вильно организовать, подготовить и решить эти задачи, чтобы наи­более эффективно провести деловую беседу?

Прежде всего отметим, что задачи деловой беседы — это то, на что расчленяется ее конечная цель, когда ее декомпозируют на ча­стные результативные фрагменты («подцели»), логически увязывают по этапам их достижения, объектам приложения усилий, ресурсам, месту и времени. В дальнейшем при содержательном описании той или иной задачи деловой беседы для определенности будем отожде­ствлять ЛПР с нами самими и употреблять в отношении него обо­роты типа «Мы», «Вы», «Ваш», «Наш» и т.п. В отношении собесед­ника ЛПР будем говорить «Он», «Его», «Ему» и т.п.

Итак, начнем наш анализ. Прежде всего, конечно, будем строго следовать принципам цели и декомпозиции. Это мгновенно приво­дит нас к пониманию того, что целесообразно отделить организаци­онно процесс подготовки деловой беседы от процессов ее проведе­ния и подведения итогов, оформить подготовку деловой беседы как самостоятельную подоперацию. Сам процесс подготовки деловой беседы целесообразно также разделить и обозначить в нем как минимум два этапа: 1) стратегическая подготовка; 2) тактическая подготовка.

На этапе стратегической подготовки разрабатывают замысел и формируют концептуальный облик деловой беседы, на этапе тактической подготовки готовят и прорабатывают основные фа­зы деловой беседы.

Но вначале нужно хотя бы «заявить о себе». Нужно установить контакт с потенциальным будущим собеседником. Следует иметь в виду, что нередко наш будущий собеседник, от которого во многом зависит разрешение нашей проблемы, рангом не ниже нас самих.

Как правило, это лицо окружено достаточно плотным кольцом секретарей, референтов или даже охраны. Доступ к такому лицу за­труднен, а потому установление контакта с будущим собеседником иногда оказывается непростой задачей. Важно заранее продумать возможные реакции его окружения на наше обращение к нему.

Предположим, нам удалось установить контакт с нашим потенци­альным собеседником. С чего начать? Прежде всего, любыми средства­ми заинтересуйте его, пробудите в нем интерес к встрече с вами. Для этого заранее продумайте, чем вы привлечете его внимание именно к вашему посещению и как вы убедите его в необходимости и полезности для него беседы с вами. Хорошо запомните, что если вы не сумеете ус­пешно решить эту задачу, то ваш первый контакт с потенциальным со­беседником может сразу превратиться в последний. Сама возможность повторной встречи, скорее всего, окажется заблокированной.

Однако если все прошло удачно, то остается решить, где и когда лучше всего провести беседу. Необходимо тщательно продумать, дого­вориться, спланировать и провести все организационные и технические мероприятия (работы) по подготовке встречи. Следует обсудить, а луч­ше — предложить состав участников беседы, договориться и решить, в каком порядке и с помощью каких средств или каким способом будут документироваться основные моменты деловой беседы и ее результаты. И, конечно же, не должно быть никаких сбоев в «техническом обеспе­чении». Постарайтесь наилучшим образом обеспечить условия для рабо­ты, беспрепятственный допуск участников, необходимую охрану, чет­кую организацию всех рабочих мест участников. Творчески подберите и тщательно настройте средства презентации и связи, спроектируйте стиль освещения, отрегулируйте режимы кондиционирования и пр.

Пока эти «технические вопросы» решаются, продолжайте зани­маться стратегическими вопросами. Оцените перспективы будущих переговоров, ответив на следующие вопросы:

Хорошо ли мы знакомы с историей проблемы: чем она была раньше, какие этапы в своем развитии прошла, каковы пер­спективы? Есть ли у нас соответствующие документы?

Достаточно ли хорошо мы осведомлены о том, что предлагает­ся к обсуждению?

Можем ли мы провести квалифицированную экспертизу по специальным вопросам?

Что представляют собой наши интересы и цели, его цели и интересы? Каких результатов мы хотим добиться? Чего хотят наши оппоненты? Чем мы будем удовлетворены меньше все­го? Возможно и нужно ли установить «разделяющую грани!

Решив указанные стратегические вопросы, мы сможем доста­точно уверенно судить о том, какого рода атмосфера ожидается за столом переговоров, с какими людьми мы будем иметь дело, каков их переговорный стиль, их «подоплека», в чем они заинтересованы лично. Это также позволит нам правильно психологически настро­иться на беседу, поможет отделить интересы от индивидуумов, со­хранить в будущем хорошие отношения.