4. Тест «Насколько защищена финансовая информация»

1. Где находится ваше рабочее место:

– в отдельном кабинете – 1 балл

– в кабинете с приемной, где сидит секретарь – 2 балла

– общее помещение финансового подразделения – 3 балла

2. Где находятся ваши ксерокс, принтер и факс:

– в моем кабинете – 1 балл

– в приемной у секретаря – 2 балла

– в общем помещении финансового подразделения – 3 балла

– в общем помещении, которым пользуется не только мой отдел, но и прочие подразделения – 4 балла

3. Если вам необходимо выйти из кабинета, вы:

– всегда запираете комнату – 1 балл

– оставляете ее открытой – 4 балла

– просите присмотреть секретаря – 2 балла

– в зависимости от ситуации бывает и то, и другое, и третье – 4 балла

4. Выходя из комнаты, вы:

– убираете документы со стола в ящик – 2 балла

– оставляете их лежать на столе – 3 балла

– убираете их в сейф – 1 балл

– иное – 4 балла

5. Приходя на работу, вы:

– минуете 1 пост охраны – 2 балла

– минуете 2 поста охраны – 1 балл

– иное – 3 балла

6. Открывая кабинет, вы:

– пользуетесь ключом – 4 балла

– открываете кодовый замок – 3 балла

– пользуетесь смарткартой – 2 балла

– проходите биометрический контроль – 1 балл

7. Установлены ли камеры видеонаблюдения:

– в вашем кабинете – 1 балл

– на вашем этаже – 2 балла

– не установлены – 4 балла

8. Чтобы начать работу на компьютере, вы должны:

– ввести четырехзначный пароль – 4 балла

– Вставить смартключ или USBключ – 2 балла

– воспользоваться биометрической идентификацией – 1 балл

– иное – 3 балла

9. Для передачи финансовой информации по электронной почте вы:

– пользуетесь специальными программами шифрования – 1 балл

– не знаете, установлены ли такие программы – 2 балла

– не пользуетесь алгоритмами шифрования – 3 балла

10. Когда необходимо поработать дома, вы:

– пользуетесь персональным автотранспортом, предоставленным работодателем – 1 балл

– пользуетесь личным автотранспортом – 2 балла

– пользуетесь общественным транспортом – 4 балла

– пользуетесь такси – 3 балла

11. Когда необходимо поработать дома, вы:

– берете с собой ноутбук – 1 балл

– берете с собой бумажные документы, фиксируя это у охраны – 1 балл

– берете с собой бумажные документы, никого об этом не информируя – 2 балла

– пересылаете необходимую информацию на домашний компьютер по электронной почте – 4 балла

– для переноса информации пользуетесь цифровым носителем – 3 балла

Ключ к тесту:

11–15 баллов: финансовая информация вашей компании хорошо защищена. Вероятность ее хищения – менее 15%. В случае ее утечки вина почти наверняка будет лежать на непосредственном владельце данных

16–25 баллов: средний уровень защищенности финансовой информации. Вашей компании есть к чему стремиться. Возможно, необходимо провести аудит информационной безопасности и потратить средства на дополнительные методы защиты

26–44 балла: воспользоваться финансовой информацией вашей компании весьма несложно. Требуется более серьезно подойти к этому вопросу, в первую очередь с организационной точки зрения

5. Правила информационной безопасности для финансиста

ШАГ 1

Руководство компании формулирует задачу обеспечить сохранность финансовой информации и ставит ее перед сторонним консультантом.

ШАГ 2

Используя специальную методологию, консультант выявляет «критические точки» – возможности утечки информации. Вероятные способы проведения исследования – опрос, личная беседа, собрание. Собеседниками консультанта будут топменеджеры компании, а также сотрудники, соприкасающиеся с финансовой информацией. При этом оцениваются возможные потери в случае наступления риска.

ШАГ 3

Для каждой возможности составляется перечень причин возникновения риска. Из них выбираются наиболее вероятные. По этим данным рассчитывается вероятность наступления того или иного риска. Далее составляется карта рисков, выбираются те из них, для которых потери максимальны и вероятность наступления максимальна.

ШАГ 4

Консультант предлагает план нивелирования 3–5 основных рисков. Остальные «рисковые точки» не изменяются. Если консультант предлагает снижать все риски или большую их часть – это признак его некомпетентности.

ШАГ 5

Руководство компании оплачивает услуги консультанта и решает, какие из его рекомендаций претворить в жизнь.

Все финансовые документы, включая договоры, ведомости поставки и исполнения, конкурсные предложения и спецификации, относятся к коммерческой тайне. Это не значит, что вся информация секретна, просто она доступна ограниченному кругу лиц. Некоторые компании идут дальше и применяют грифы для разделения уровней секретности. Как правило, для оптимального баланса между точностью классификации и удобством работы достаточно от пяти до семи различных грифов.

Как разграничиваются права доступа к ERP-системе?

В ИВК ряд объектов, например серверы и компьютеры топ-менеджеров, относятся к высшей категории защиты. К ним ограничен не только фактический, но и сетевой доступ. Для некоторых подразделений существуют ограничения или запрет на прямой выход в интернет. Соответственно с системой работают все сотрудники, при этом каждому доступны только те функции, которые напрямую связаны с его должностными обязанностями. Выйти за эти границы сотрудники практически не могут.

Следует переворачивать документы лицевой стороной вниз; запирать кабинет, даже если он покидается на пару минут; полностью уничтожать черновые редакции документов.

Повышение прозрачности компании вовсе не означает стремления к 100-процентному раскрытию информации. У любого предприятия существуют данные, которые нужно беречь от посторонних глаз. В большинстве случаев такие сведения доступны топ-менеджерам и в первую очередь финансовому директору. Во избежание кражи или случайной огласки конфиденциальных данных финансовому директору необходимо придерживаться элементарных правил информационной безопасности. На рабочем компьютере, подключенном к интернету, должен быть установлен антивирус и антишпион. А в идеале, если такое возможно, лучше вообще отказаться от использования интернета или заказать специально для выхода в глобальную сеть еще один компьютер, на котором не будет никаких рабочих документов.

Не лишним будет закрыть доступ к компьютеру паролем, не известным даже сотрудникам IT-службы, и обновлять его не реже чем один раз в месяц. Если во время работы оставляешь свое рабочее место, необходимо закрыть все файлы в компьютере, желательно заблокировать клавиатуру. Если пользуешься накопителем информации, должен быть пароль на открытие папки с файлами, ненужные документы необходимо своевременно уничтожать. Ни в коем случае нельзя позволять использовать бумажные носители информации в качестве черновика.

Обеспечить защиту конфиденциальной информации, доступной сотрудникам финансового департамента, поможет запрет на вынос документов из офиса.

Некоторые компании в своем стремлении уберечь коммерческую информацию от посторонних глаз применяют методы контроля, граничащие с нарушением прав человека. Например, устанавливают видеонаблюдение за сотрудниками, проверяют почту и прослушивают телефонные переговоры.

Обратная сторона тотального контроля – высокая стоимость. Кроме того, весь массив получаемой информации необходимо систематизировать и анализировать. Поэтому перед принятием решения об установке конкретных систем информационной безопасности и контроля необходимо определится, какая информация представляет интерес для руководства и кем она будет анализироваться.

Для того чтобы уберечь финансовые секреты компании от посторонних глаз, главному финансисту совсем не обязательно превращать свой кабинет в неприступную крепость. Достаточно выполнения простых правил.

1. Для печати документов используйте только тот принтер, который установлен в вашем кабинете. Известны случаи, когда финансовый отдел и его руководитель печатали документы на так называемом общем принтере, установленном в коридоре, и соответственно все документы становились достоянием общественности.

2. Заведите себе привычку всю выбрасываемую бумагу пропускать через шредер. Не произойдет ничего страшного, если в один прекрасный момент вы поймаете себя на том, что тщательно измельчаете, например, газету. Но будет гораздо хуже, если из вашей корзины для бумаг важный договор попадет в руки конкурентов или рейдеров.

3. Выходя из кабинета, пусть и на несколько мгновений, блокируйте компьютер и закрывайте дверь на ключ.

4. Не берите работу домой, лучше задержитесь на несколько часов на работе. Кстати, семья будет вам за это только благодарна.

5. Закажите себе ноутбук, который никогда не будет использоваться для работы в интернете, а вход в него будет максимально защищен. На этом компьютере можно будет хранить резервные копии и данные, которые вы не решаетесь доверить серверу и основному рабочему компьютеру. Вот только не стоит его носить домой, а лучше хранить в сейфе.

6. Составьте список ответственных за хранение финансовых документов. Иначе проконтролировать, кто и что взял для работы в бухгалтерии, невозможно. А в идеале заведите журнал предоставления оригиналов документов тем сотрудникам, которые имеют к ним право доступа.