Характеристика

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника.

Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст викладають від третьої особи.

Основні реквізити характеристики:

Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.

Рік народження, освіта.

Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

Дата складання.

Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Автобіографія

Автобіографія — це опис свого життя.

Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографіях обов'язково зазначаються:

Назва документа.

Прізвище, ім'я, по батькові.

Дата народження.

Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися).

Відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

Відомості про громадську роботу (всі її види).

Стислі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

Дата написання й підпис автора.

Заголовок («Автобіографія») пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора—праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія — розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія — документ з точним поданням фактів.

Автобіографія — обов'язковий документ особової справи.

Резюме

Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Саме по собі резюме, навіть найгарніше, нікому роботи не дасть. Але воно дає вам шанс виділитися в потоці інформації, що попадає в компанію або в кадрове агентство. Добре складене резюме збільшує ваші шанси зацікавити роботодавця своєю кандидатурою й одержати запрошення на особисту співбесіду.

Єдиного стандарту для складання резюме (або CV - від латинського “Curriculum Vitae” , “шлях життя”) у світовій і вітчизняній практиці не існує. Найбільш звичним для кадровиків є коротке (на 1-2 сторінки) резюме, складене за хронологічним принципом.

Гарні, конкретні резюме можуть відрізнятися одне від одного деталями своєї побудови. Але є кілька головних вимог, виконуючи які ви робите своє резюме більш ефективним. До них можуть бути віднесені:

- цілеспрямованість - добре, якщо з резюме легко зрозуміти, на яку роботу ви претендуєте і чому вас можуть розглядати як гідного кандидата для цієї роботи. Для цього рекомендую вводити в резюме розділ “Мета”, а при описі досвіду роботи конкретно показувати ваші функції і досягнення;

- зручність сприйняття резюме - у людини, що переглядає пачку резюме, для первинного ознайомлення з кожним з них звичайно є 1-2 хвилини. Після цього резюме буде або відібрано для більш детального вивчення і можливої роботи з вами як з кандидатом, або відправлено в базу даних (у кращому випадку), або викинуто. Для зручності сприйняття резюме повинне бути добре структурованим, досить крупно і красиво видрукуваним, а також не містити другорядних даних і дрібниць (наприклад, про батьків, віросповідання і т.д.);

- культура складання й оформлення - граматичні помилки, суржик, помилки, рукописне оформлення й інші подібні вади не роблять честі авторові резюме. За інших рівних умов у першу чергу зацікавляться тим кандидатом, чиє резюме культурно оформлено.

Невдалі резюме звичайно є результатом недотримання зазначених вище основних вимог. Приведемо кілька типових помилок.

Дуже об'ємне резюме. Якщо ви представляєте резюме не за попередньою домовленістю, а у відповідь на оголошення про вакансії, то ідеальним обсягом є одна сторінка. Для фахівця з великим досвідом і довгим послужним списком припустимі дві сторінки. Думаю, що резюме в три-чотири сторінок може бути правильним при відправленні по попередній конкретній домовленості, або при напрямку його в агентство, що займається підбором керівників вищої ланки (Executive Search).

Рукописне резюме. Якщо ви претендуєте на одержання престижної і високооплачуваної роботи, ви зобов'язані знайти можливість красиво віддрукувати ваше резюме. Не пройшовши цього тесту, ви навряд чи будете розглядатися як серйозний кандидат. Грубою помилкою варто вважати представлення в компанію або кадрове агентство заповненого від руки бланка анкети, отриманого зовсім в іншому місці (наприклад, вирізаного з газети).

Резюме з зайвою інформацією. Що тільки не вказують у резюме. Наприклад, дворянське походження, знак зодіаку, дати народження близьких родичів, численні захоплення. І навіть ріст, вагу і достоїнства фігури, при цьому претендуючи не на посаду фотомоделі, а зовсім на іншу роботу.

Резюме, що є випискою з трудової книжки. Докладно перелічуються всі підприємства і посади, навіть зведення про занесені в трудову книжку подяках. І нічого про конкретну роботу і досягнення. А саме ці зведення з резюме характеризують кваліфікацію претендента і є дуже важливими для роботодавця.

Недбало і неграмотно складені резюме. Очевидна неохайність резюме мимоволі асоціюється з діловими якостями його автора.

Склавши варіант резюме, спробуйте ввійти в роль потенційного роботодавця і подивитися на ваше резюме його очима. І, можливо, вам стане ясним, як поліпшити резюме і зробити його більш ефективним.

Розрізняють два стилі викладу інформації в резюме:

Європейський (британський);

Американський.

Особливістю європейського стилю викладу є те, що подаються відомості про дату і місце народження, родинний стан та використовується хронологічний порядок викладу інформації про освіту та досвід роботи.

Американський “стандарт” вимагає зворотного порядку:

Спочатку називається посада, яку ви обіймаєте зараз, а потім інші посади, які ви обіймали до цього.

У практиці застосовують ще один тип структурування інформації в резюме – функціональний. Резюме складається у стислій формі (не більше 1с.).

Реквізити:

Назва документа (посередині).

Ім’я, ім’я по батькові та прізвище.

Дата і місце народження.

Домашня адреса та номер телефону.

Родинний стан.

Навчання.

Науковий ступінь.

Досвід роботи.

Трудова діяльність.

Додаткові відомості.

Дата.

Підпис.

Наказ – це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази про прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки регламентуються наказами щодо особового складу. У заголовку такого наказу зазначають “Щодо особового складу”.

Реквізити наказу:

Назва установи, підприємства, організації, що видає наказ або назва посади керівника.

Назва виду документа.

Назва місця видання наказу.

Номер.

Дата підписання.

Короткий зміст наказу (заголовок).

Текст наказу.

Підстава для складання.

Підпис керівника.

Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (прийняти, призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Всі ці реквізити друкують від межі лівого берега. Текст підстави друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівника. Прізвище друкується великими літерами з абзацу. Потім зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

Зразок

Міністерство охорони здоров’я України

Миколаївський базовий медичний коледж

Наказ

20.02.2015 р. № 6 м. Миколаїв

НАКАЗУЮ:

Прийняти Кириленко Ольгу Дмитрівну на посаду лаборанта коледжу з 01.03.2015 р. з посадовим окладом 1080 гривень на місяць.

Підстава: заява Кириленко О.Д.

Перевести Дем’янюк Аліну Миколаївну, лаборанта коледжу, на посаду старшого лаборанта, за її згодою, з посадовим окладом 1195 гривень на місяць.

Підстава: заява Дем’янюк А.М., згода директора коледжу.

Звільнити Назаренко Ульяну Захарівну, бухгалтера ІІ категорії з 08.03 2015 р., за власним бажанням.

Підстава: заява Назаренко У.З.

Надати Мовчану Олексію Федоровичу, заступнику директора з господарської роботи, чергову відпустку на 24 робочі дні з 28 до 24.04.2015 р.

Підстава: графік відпусток

Керівник _____________ прізвище, ім’я, по батькові

(підпис)

Практична самостійна робота

Завдання 1

За поданим зразком скласти наказ про призначення на посаду медсестри (фельдшера)

Розпорядження – це правовий акт управляння державного колегіального органу, що видається в межах компетенції, наданої посадовій особі. Видається одноосібно керівником для вирішення оперативних поточних питань і є обов’язковим для всіх, кому він адресований. Цей документ має обмежений перелік дії і стосується вузького кола осіб.

В тексті слово “НАКАЗУЮ” замінюють відповідниками: “Вимагаю”, “Дозволити”, “Забезпечити” “Пропоную”, “Зобов’язую”.

Реквізити:

Назва міністерства, якому підпорядкована організація.

Повна назва органу управління, що видає розпорядження.

Назва документа його номер.

Дата видання.

Місце видання (назва міста, села, селища тощо).

Заголовок (про…)

Текст, що складається з двох частин:

констатуючої – де сформульовано мету чи причину видання;

розпорядчої – де сформульовано порядок дій, який потрібно виконати, та зазначено особи, відповідальні за виконання.

Додатки (якщо потрібно)

Посада відповідальної особи, її підпис та розшифрування підпису.

Зразок

Міністерство охорони здоров’я України

Миколаївський базовий медичний коледж

Розпорядження

3.04.2015 р. № 31 м. Миколаїв

Про затвердження графіка

проведення контрольних робіт

У зв’язку з проведенням директорських контрольних робіт із загальноосвітніх дисциплін.

ЗОБОВ’ЯЗУЮ: заступника директора з навчальної роботи розробити графік проведення контрольних робіт; подати на затвердження 05.04.2015 р.

Директор коледжу ______________________ С.М. Губанов

(підпис)

Практична самостійна робота студентів.

Завдання 2

Скласти розпорядження про відрядження медсестри хірургічного відділення в м. Миколаєва для проходження курсів підвищення кваліфікації.

Щодня кожна установа, організація чи підприємство складає, одержує, відправляє десятки, сотні документів, що висвітлюють свою діяльність з найрізноманітніших сторін. Серед них велику питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить в усій системі організаційно-розпорядчої документації. Ця група документів, які з’являються у процесі функціонування організацій, підприємств, установ у їх взаємовідносинах одне з одним, а також з громадянами, дуже різноманітна. Цим пояснюється те, що у її складанні, оформленні спостерігається великий різнобій, нічим не виправданий. Щоб цього уникнути, деякі документи довідково-інформаційного характеру уніфікували як за змістом, так і за формою. Це значно спростило їх складання, підвищує їх інформативність і культуру.

Культура усного і писемного мовлення все більше і більше привертає увагу кожного громадянина нашої держави. Наш колектив турбує думка, як вірно оформляти ділові папери, які часто доводиться відсилати в різні інстанції. Хотіли б ми досягти високої грамотності та указати шляхи уніфікації та удосконалення деяких з них. Тому я запрошую до слова нашого гостя – мовознавця.

З довідково-інформаційними документами ми зустрічаємось дуже часто. До таких документів належать:

службові листи, звіти, протоколи, довідки, факси, статті, анотації, рецензії, телеграми тощо.

Найчастіше керівники установ, організацій, навчальних закладів мають справу з оформленням службових листів.

Лист – це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх – пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

Потребують відповіді:

листи-прохання;

листи-звернення;

листи-пропозиції;

листи-запити;

листи-вимоги.

Не потребують відповіді:

листи-попередження;

листи—нагадування;

листи-підтвердження;

листи-відмови;

супровідні листи;

гарантійні листи;

листи-повідомлення;

листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють:

Звичайні

Циркулярні листи

Колективні

Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції;

Циркулярний лист - цілій низці установ;

Колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Тексти і форми листів менш за все уніфіковані і трафаретизовані, почасти складаються довільно.

Державний герб (над серединою рядка з назвою організації).

Найменування установи, організації, підприємства (автора документа).

Найменування структурного підрозділу.

Адреса (індекс підприємства зв’язку пишеться напочатку);

Телефон, телеграфний шифр, відділення банку і розрахунковий рахунок;

Дата, поштовий індекс одержувача;

Заголовок;

Текст;

Підпис посадової особи.

Зразок

Лист-запит

Шановні панове!

Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де представлено нові книги. Деякі із запропонованих книг зацікавили нас як такі, що можуть використовуватися в навчально-виховному процесі.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете поточний прейскурант, зазначивши вартість названих в списку книг.

Заздалегідь вдячні Вам.

З повагою дирекція коледжу.

Зразок

Лист-відповідь

Шановні панове!

У листі від 20.05.2015 р. Ви звернулися із проханням вислати список нових книг, вказуючи їх вартість. Ми надсилаємо список літератури з вказівкою вартості кожної книги.

Маємо надію, що дані умови оплати задовольнять Вас.

З повагою книжкова фірма “Книги”

Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання. Шановний (ім’я та по батькові). Шановний пане / пані… Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію! Високошановний пане…

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Вельмишановний професоре!

Шановний лікарю!

Шановний директоре!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

Дуже важливо ретельно обмірковувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист-відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо…

Прийміть нашу щиру вдячність за…

Дозвольте висловити свою вдячність

У листах-підтвердженнях можна використати такі фрази:

Офіційно підтверджуємо свою згоду на…

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми… і т.д.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову чи подію:

У відповідь на Ваш лист від…

Відповідаючи на Ваш запит…

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо вам…

У відповідь на ваш запит повідомляємо…

У ділових листах з різних причин іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. Тоді лист розпочинаємо:

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю…

Хочемо вибачитися за зайві хвилювання з приводу…

У листах-нагадуваннях потрібно ввічливо і тактовно і ненав’язливо вказати на те, що термін виконання вийшов:

Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про…

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про…

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали віповіді на лист від (дата)…

Вважаємо за необхідне нагадати Вам…

Дозвольте нагадати Вам, що…

У листах-повідомленнях доречно буде одна з таких вступних фраз:

Повідомляємо Вам….

Хочемо повідомити про те, що…

Дозвольте повідомити Вам, що…

Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділено увагу:

Дозвольте ще раз подякувати Вам…

Висловлюємо ще раз вдячність…

Дякуємо за допомогу…

Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для…

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Будемо раді співпрацювати з Вами…

Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами.

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення.

Щиро просимо вибачення за…

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку…

Дозвольте ще раз попросити вибачення за…

Не забуваймо про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою…

З повагою і найщирішими побажаннями…

З удячністю і повагою…

Залишаємося з пошаною…

З найщирішою до Вас повагою….

Із вдячністю і правдивою пошаною…

Бажаємо успіхів…

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.

Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне дотримання правил призведе до спотворення його змісту.

Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Практична самостійна робота

Завдання 3.

Скласти лист-вітання керівнику лікувального закладу з нагоди відзначення 20-річного ювілею діяльності на посаді керівника.