Службові записки (доповідна, пояснювальна)
Доповідна записка — це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань.
Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції. Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.
Реквізити доповідної записки:
Назва виду документа.
Заголовок.
Посада, прізвище, ініціали керівника, якому вона подається.
Текст.
Посада, прізвище, ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).
Дата складання.
Підпис.
Пояснювальна записка — документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).
Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Документ, який не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:
Адресат.
Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.
Назва виду документа.
Заголовок.
Текст.
Дата складання.
Підпис.
Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.
Оголошення
Оголошення – інформація для певного кола зацікавлених осіб. За змістом поділяються на:
1) оголошення про майбутню подію;
2) про потребу або можливість надання послуги. Подібні до запрошення.
Реквізити:
Назва виду документа.
Текст (дата, місце, зміст, особи які запрошуються, умови входу).
Підпис.
Запрошення
Запрошення адресується особі або установі і містить пропозиції взяти участь у події або заході.
Реквізити:
1 Назва виду документа.
2 Звертання до адресату.
3 Текст(дата, час, місце події, порядок денний, прізвища доповідачів, маршрут проїзду )
4 Підпис.
5 Печатка.
Протокол, витяг з протоколу
Протокол—документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань.
Протоколом оформляється також діяльність слідуючи органів, органів охорони громадського порядку і т. д.
Протокол укладає офіційна, компетентна особа, яка засвідчує той чи інший факт, тобто штатні секретарі відповідальних органів або обрані на засіданні (на зборах, конференції) секретарі, або секретаріати, а підписують голова і секретар робочої президії або голова і всі члени комісії. За способом і повнотою запису протоколи поділяють на групи: стислі, повні, стенографічні. Реквізити:
Назва виду документа (протокол).
Порядковий номер протоколу.
Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їхнього характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).
Назва підприємства, організації.
Дата, місце проведення зібрання.
Кількісний склад учасників Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист.
Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).
Порядок денний. Питання мас бути сформульовано в називному
відмінку.
Текст.
Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;
Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).
Для окремих видів протоколів обов'язкові такі додаткові реквізити, як гриф затвердження і гриф погодження. Текст протоколу, складений за виступами учасників зібрань, має бути стислим, точним, лаконічним. Він складається з розділів відповідно до пунктів порядку денного. Кожен розділ містить три позиції, які формулюються так:
СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ
Витяг з протоколу – це документ який являє собою частину протоколу, потрібного для вирішення окремого(одного) питання порядку денного. Його складають чи надсилають окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.
Реквізити:
Назва документа.
Номер протоколу.
Заголовок протоколу.
Дата протоколу.
Порядок денний із зазначенням конкретного питання, яке потребує вирішення.
Текст: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.
Дата.
Підпис голови та секретаря.
Печатка.
Крім типових протоколів є виробничі протоколи, які мають свою форму і зміст.
Зразок
Протокол операції
Прізвище, ім’я, по батькові хворого__________________________________
№ історії хвороби_____________________
Діагноз до операції: гострий апендицит
Діагноз після операції_____________________________________________
Операція: апендектомія
Хірурги_________________________________________________________
Анестезіолог_____________________________________________________
Операційна сестра________________________________________________
Знеболювання: м/а Sol. Novocaini 0,5№ - 200
Внутрішньовенно
Дата операції_________________________
Початок__________________ тривалість ____________________
Зміст
Лікар_________________________________
Для знеболювання в післяопераційний період призначено________________
__________________________________________________________________
Лікар __________________________________________
Звіт – це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи.
Бувають звіти тестові і статистичні (цифрові).
Схема складання звіту:
Заголовок, крім слова “Звіт”, подаються відомості про те, яка організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи).
Зміст роботи (вступна частина, основна частина, висновки, пропозиції, перспективи на майбутнє)
Підпис та дата складання звіту.
Практична самостійна робота
Завдання 4.
Заповнити текстовий звіт про проходження практики.
Текстовий звіт
Студента(ки) ______курсу, групи ______ , спеціальності “__________________”
П.І.П.___________________________________________________________
Проходив (ла) виробничу практику в якості (медсестри) (фельдшера) на базі______________________________________________________________
Термін проходження практики з___________до______________________
Виконання програми практики______________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________
Забезпечення робочими місцями згідно програми практики_______________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Найкраще засвоєні навики____________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________
Зауваження________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________
Пропозиції________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________
Підпис_________________________
Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності, функції, права та обов’язки державних органів, установ та їх структурних підрозділів.
Положення поділяються на такі групи:
типові, що розробляються для системи установ, організацій;
індивідуальні, що створюються на основі типових.
Індивідуальні положення про організацію затверджуються розпорядчим документом вищого органу.
Формуляр положення містить такі реквізити:
05 – код форми документа;
06 – назва організації вищого рівня;
07 – назва організації;
08 – назва структурного підрозділу організації;
10 – назва виду документа (Положення);
11 – дату;
12 – реєстраційний індекс документа;
14 – місце видання або складання документа;
17 – гриф затвердження;
19 – заголовок до тексту;
21 – текст;
23 – підпис;
24 – гриф погодження;
25 – візи;
26 – печатка;
27 – відмітка про засвідчення копії;
30 – відмітка про наявність документа в електронній формі.
Інструкція – це правовий акт, що містить директиви, настанови, які регламентують організаційні, фінансові, технологічні, науково-технічні та інші сторони діяльності установ, їх структурних підрозділів, філій та посадових осіб.
Інструкція оформляється на бланку або на чистих аркушах паперу і має такі реквізити.
код форми документа;
назва організації вищого рівня;
назва організації;
структурного підрозділу;
назва виду документа ( Інструкція. Посадова інструкція);
дата;
реєстраційний індекс;
місце складання;
гриф затвердження;
заголовки тексту;
текст;
підпис;
гриф погодження;
візи;
відмітка про засвідчення копії;
відмітка про наявність документа в електронному вигляді.
Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об’єктів, осіб чи питань, на які поширюються її вимоги. Текст інструкції починається розділом „Загальні положення”, у якому викладено мету її видання, вказано на межі поширення та на порядок використання. У тексті інструкції послуговуються словами „необхідно”, „повинен”, „забороняється”.
Інструкція набуває чинності з моменту затвердження її керівником установи.
Окрему групу становлять посадові інструкції.
Посадова інструкція – це організаційно-правовий документ, що регламентує функції, обов’язки, права й відповідальність працівника під час діяльності на певній посаді. Її розробляють для кожної посади, передбаченої штатним розкладом.
Текст посадової інструкції поділяється на такі розділи:
загальні положення;
посадові обов’язки;
права;
відповідальність;
взаємини (посадові зв’язки).
У розділі „Загальні положення” вказують:
* назву посади із зазначенням структурного підрозділу;
* порядок призначення на посаду та звільнення;
* нормативні документи, якими керується працівник;
* кваліфікаційні вимоги (освіта, стаж роботи).
У розділі „Посадові обов’язки” зазначають основні характеристики роботи та вимоги до рівня її виконання.
У розділі „Права” перераховують повноваження працівника: право брати участь у нарадах, давати вказівки, самостійно підписувати документи у межах своєї компетенції, звертатися з пропозиціями до керівника тощо.
У розділі „Взаємини” вказують з ким працівник узгоджує проекти документів, від кого, у який термін і яку інформацію отримує.
Проекти посадових інструкцій працівників установи розробляє кадрова служба установи і подає на погодження до юридичної служби. Погоджену Посадову інструкцію підписує керівник структурного підрозділу, до якого належить працівник, що обіймає зазначену в інструкції посаду, та затверджує керівник установи. Зміни й доповнення до змісту Посадової інструкції можуть бути внесені тільки на підставі розпорядчого документа (розпорядження або наказу) керівника установи.
Такий документ керівник видає під час перерозподілу обов’язків між працівниками.
Інспектор кадрової служби повинен обов’язково ознайомити працівника зі змістом Посадової інструкції, про що на останньому аркуші цієї інструкції робиться відповідний запис:
З інструкцією ознайомлений (а) _________________________ К. Лозко
(підпис)
(дата)
Оригінали Посадових інструкцій постійно зберігаються в кадровій службі, в усіх інших підрозділах – їх комісій.
Запам’ятайте!
Текст Інструкції повинен мати вказаний характер, для чого доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами:
повинен, слід, треба, необхідно, забороняється.
Не можна використовувати формування зі словами:
можна , не можна, бажано, не бажано, рекомендовано.
Правила – це зібрання положень, що визначають певний порядок дій, поведінку юридичних та фізичних осіб. Дотримання правил обов’язкове для всіх, кого вони стосуються, а тому вони належать до правових документів.
Правила мають такі реквізити:
код форми документа;
назва організації вищого рівня;
назва організації;
назва структурного підрозділу організації;
назва виду документа (Правила);
дату;
реєстраційний індекс документа;
місце складання;
гриф затвердження;
заголовок до тексту;
текст;
підпис;
гриф погодження;
візи;
відмітка про наявність документа в електронному вигляді.
Правила внутрішнього розпорядку – це внутрішній нормативний документ підприємства, організації, що передбачає організацію роботи (режим робочого дня), взаємні обов’язки підприємства і працівника.
Вони поділяються на три види:
типові;
галузеві;
конкурентних установ, організацій.
Типові правила затверджуються центральними органами виконавчої влади за погодженням із центральними профспілковими органами. Вони мають такі розділи:
загальні положення;
порядок прийняття на роботу і звільнення з роботи робітників і службовців;
обов’язки працівників;
обов’язки власника установи;
робочий час;
заохочення за успіхи в роботі;
дисциплінарна відповідальність працівників.
На основі типових правил міністерств і відомств розробляють і затверджують галузеві правила внутрішнього трудового розпорядку
Телеграма
Телеграма — це узагальнена назва різних за змістом документів (урядових, міжнародних, службових, приватних та ін.), які передаються телеграфом.
Телеграми бувають прості, термінові чи «блискавки».
Є різні види телеграм: фототелеграма (передається технічна інформація, схеми, креслення та ін.), телеграма-доручення (підпис у таких телеграмах обов'язково має бути завірений печаткою), метеотелеграма та ін.
Обов'язкові реквізити телеграми:
Назва.
Категорія і відмітки особливого виду.
Адреса.
Текст.
Підпис.
Адреса відправника, його прізвище.
Дата.
Підписний номер.
Тексти телеграм повинні бути стислими. Рекомендовано:
- тексти друкувати без абзаців;
- не вживати вигуки, займенники, прийменники, сполучники, частки (частку не можна використовувати);
- переносити слова з рядка в рядок;
- робити виправлення;
- знаки «–» (мінус), + (плюс), % (відсоток, процент) писати словами;
- знаки , (кома), . (крапка), «» (лапки), № (номер), : (двокрапка) не ставити; якщо ж без них не можна обійтися (змінюється текст телеграми), то потрібно використовувати скорочення: замість «крапка» – писати КРПК, «кома» – КМ, «лапки» – ЛПК, «номер» – НМ, «двокрапка» – ДВК.
Факс
Будь-який діловий контакт сьогодні неможливий без обміну посланнями по факсу. Факс — документ, що пересилається телефонними лініями. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.
Сторінка оформляється приблизно так: DATE: TIME: ТО: Fax no: Company: Number of pages including cover If you do not receive all the pages Pleas call or fax. ... що означає (зліва направо): дата (день, місяць, рік відправки повідомлення), час відправлення повідомлення, кому (ім'я та прізвище адресата), номер факсу одержувача, компанія, яку він представляє, і традиційна формула "кількість сторінок повідомлення, включаючи першу сторінку "- тут ставиться прочерк, який заповнюється від руки тільки після того, як послання складено повністю і підписано, і" якщо ви не отримали всі сторінки повідомлення, будь ласка, зателефонуйте за номером ... " (далі ви вписуєте свій номер телефону) або передайте по факсу " (впишіть номер використовуваного факсу). Після цього пишете слово Comments: (коментарі) і далі текст.
Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа "RESULTS", в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється "OK"; якщо були збої, - то "NG".
Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.
Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.
Питання для самоконтролю
1. Що таке протокол?
2. Хто веде протокол?
3. Хто підписує протокол?
4. За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на які групи?
5. Які протоколи називаються стислими?
6. Пригадайте реквізити протоколу.
