4.Прийняття та реєстрація тендерних оферт (пропозиції)

Термін подачі та розгляду тендерних пропозицій (оферт), годину і місце розкриття конвертів, а також дату закриття торгів визначає тендерний комітет.

Приймання оферти здійснюється секретаріатом тендерного комітету або уповноваженою особою з негайною її реєстрацією в спеціальній книзі. При цьому оферентові видається прийом і реєстрацію його оферти.

Оферент також має право подавати, крім оферти, альтернативну пропозицію. Пропозиція надається, визначеною замовником в оголошенні та інструкції для претендентів. Товарна пропозиція повинна містити:

1-два примірники заповненої форми тендерної пропозиції;

2-тендерне забезпечення;

3-два примірника заповнених форм кваліфікаційної оцінки;

4-перелік робіт з розрахунком їх вартості;

5-альтернативні пропозиції (якщо такі передбачені).

Оферта складається з двох конвертів. У зовнішньому міститься заявка на участь у торгах, копія платіжного документа, що підтверджує внесення першого задатку, та внутрішній конверт з пропозиціями і банківською гарантією.

У процесі приймання оферти тендерний комітет перевіряє наявність необхідних документів, за винятком тих, що містяться у запечатаному конверті.

5.Поцедура торгів

Ухвалення рішення про призначення і час проведення підрядних торгів здійснюється засновником виданням офіційного розпорядницького документа: наказу, постанови, розпорядження. У цьому документі замовник визначає підрозділ своєї організації, якій доручається виконання функцій організатора торгів, і призначає особу, відповідальну за цю роботу.

Замовник має вести журнал реєстрації всіх потенційних учасників торгів та надавати цей журнал для ознайомлення усім зацікавленим сторонам. Він надсилає учаснику торгів тендерну документацію протягом трьох календарних днів із дня отримання від учасника торгів запиту про надання необхідних документів.

Учаснику торгів надається можливість відвідати місце спорудження об’єкта закупівлі та одержати для себе необхідну інформацію для підготовки тендерної пропозиції. Витрати, пов’язані з такою поїздкою, несе учасник торгів. За 7 календарних днів до закінчення строку подання пропозиції; учасник торгів має право звернутися за роз’ясненням щодо тендерної документації. Замовник потягом 3 робочих днів має дати письмову відповідь. Не пізніше ніж за 3 робочі дні до закінчення терміну подання пропозицій замовник має право внести зміни про зазначені зміни письмово всіх учасників.

Підрядні торги на об’єкти, розташовані на території України, проводяться за місцем перебування організатора торгів. Датою відкриття торгів є:

1-для відкритих торгів-дата офіційної публікації оголошення в засобах масової інформації;

2-для закритих торгів-дата розсилання.

Усі зареєстровані пропозиції мають бути вчасно доставлені на місце торгів, де перед їх розкриттям тендерний комітет пересвідчувається в цілості конвертів.

Секретаріат тендерного комітету розкриває пропозиції і проводить експертизи внутрішніх конвертів, пересвідчувається у повноті поданих документів та відповідності їх основним вимогам. Якщо подана пропозиція (оферта) не відповідає вимогам, що містяться в тендерній документації, і виправлення недоліків змінює зміст пропозиція, то вона не розглядається, що фіксується у протоколі засідання тендерного комітету.

Залежно від складності об’єкта і предмета торгів тендерний комітет установляє відповідний термін експертизи пропозицій, що не може перевищувати шести місяців з моменту розкриття внутрішнього конверта.

Тендерний комітет у процесі розгляду пропозицій експертними групами має право запрошувати особу, яка надала пропозицію для роз’яснень, запитувати в неї і з інших джерел додаткові відомості, що підтверджують надіслану інформацію.

Оференти не вправі самостійно вносити зміни у свої пропозиції в процесі торгів і після прийняття їх до розгляду. Якщо пропозиція відкладається оферентом внесок йому не повертається. Вибір переможця визначається критеріями, що міститься в тендерній документації.

Замовник акцентує тендерну пропозицію, визнану найкращою і доступною ціною. Повідомлення про акцепт надсилається переможцю протягом 5 календарних днів із дня закінчення торгів. У тижневий термін замовник повідомляє всіх учасників торгів про переможця.

З переможцем торгів укладається договір про закупівлю не раніше ніж після 15 робочих днів із дня акцепту тендерної пропозиції. Договір набуває чинності з моменту його підписання.

Торги скасовуються у разі, якщо на участь у них було подано менше трьох пропозицій або було відхилено всі тендерні пропозиції.

Торги визначаються такими, що не відбулися, у разі, якщо ціна найбільш вигідної пропозиції перевищує суму, передбачену замовником на фінансування закупівлі.

Рішення про скасування торгів замовник повідомляє шляхом публікації оголошення у друкованих засобах масової інформації, де було подано оголошення про проведення торгів, із зазначенням причин скасування торгів.