2.Структура документації

За структурою усі документи СМНС можна поділити на дві групи:

• Керівні документи — містять інформацію про те, хто, що, як і коли повинен робити;

• Звітні документи — що містять свідоцтва здійсненої діяльності та її результатів (у стандартах на системи менедж­менту застосовують термін «Записи»).

Ці групи документів можна розрізнити за напрямом їхньої адресації. Керівні документи адресують від керівника до вико­навця, а звітні — у зворотному напрямку. На практиці можуть трапитися документи, які на перший погляд, не підпадають під зазначене правило. Наприклад, заявка на виконання якоїсь ро­боти або на поставку матеріалів, по суті, є керівним докумен­том, але адресується від одних виконавців до інших. Однак ця заявка або затверджується керівником, що надає їй повноправ­ного статусу керівного документа, або оформляється відповідно до керівного документа (стандартом, інструкцією, положенням тощо) і діє разом з цим документом.

Інший приклад — звіт про аналіз СМНС керівництвом. Цей документ є звітним, хоча він складається керівниками та адре­сується їм же. Але цей звіт адресується вищому керівництву підприємства від керівників інших рівнів керування. Тобто на­прямок адресації документа не змінюється.

Керівні документи. Їх, у свою чергу, можна також поділити на дві групи: документи тимчасової дії та документи постійної дії.

До документів тимчасової дії належать документи стра­тегічні (довгострокового планування) та розпорядчі (оператив­ного керування). У міру виконання яких, документи припиняють дію. Чіткої межі між стратегічними та розпорядчими документа­ми немає. Прийнято вважати, що стратегічне планування здійснюють на термін понад один рік.

3.Стратегічна документація

Стратегічні документи. Послідовність розроблення їх наве­дено на рис. 1.

У місії відображають загальну мету функціонування органі­зації та загальне бачення напрямів її розвитку.

Політика — загальні наміри та напрям діяльності організації. Політики зазвичай розробляють для різних напрямків: маркетинг, якість, екологія, охорона праці, соціальна сфера та ін.

У цілях встановлюють конкретні вимірні показники розвит­ку. Насамперед встановлюють цілі за напрямами розвитку, відображеними у відповідній політиці.

У стратегічних планах і програмах відображають конкретні заходи щодо досягнення встановлених цілей.

Стратегічні документи можна розробляти окремо, а можна об'єднати в єдиний документ (Бізнес-план, план розвит­ку).

Місія

Випускати продукцію,надавати послуги,бути кращими в галузі/регіоні

Політика

Виявляти і виконувати вимоги споживача,Зменшувати негативний вплив на навколишне середовище,знижувати виробничий травматизм

Цілі

Зменшити викиди на 20%

Знизити травматизм на 50%

Плани.Програми

Терміни, відповідальні, ресури

Рис 1.Послідовність розроблення стратегічних документів