4.Правило “5w 1h”

Розробляючи документовану процедуру варто дотримувати­ся правила, відомого як «5W1H». Відповідно до цього правила процедура має відповідати як мінімум, на п'ять запитань, що починаються з «W» і на одне запитання, що починається з «Н»:

What — Що треба зробити?

Whot — Хто повинен це робити?

Whеn — Коли треба це робити?

Why — Чому, на якій підставі треба це робити?

Whеге — Де необхідно це робити?

Ноw — Як, яким чином треба це робити?

Особливу увагу, розробляючи документовану процедуру, слід приділити опису форм та методів взаємодії підрозділів і праців­ників у межах виконання діяльності або процесу.

Для конкретного виду роботи, для окремого працівника можна розробити інструкцію або методику виконання роботи.

5.Послідовність розробленні процедур

1. Розбити процес на етапи. При цьому слід керуватися циклом Демінга (планування — виконання — перевірка — дії (з удосконалення) тобто слід передбачити етапи планування, виконання, контролю та кори­гування (дій за результатами контролю, зокрема в разі негатив­них результатів контролю). Етапи доцільно поєднати між собою у вигляді структурної схеми.

2. Визначити осіб, відповідальних за виконання етапів, і виконавців робіт на етапах.

3. Визначити керівні документи (зовнішні та внутрішні), що регламентують виконання робіт на етапах (якщо є етапи).

4. Визначити звітні документи (записи) за результатами ви­конання етапу (якщо потрібні).

5. Визначити додаткові вимоги до етапу (підстава для почат­ку виконання етапу, місце виконання робіт, час, устаткування та матеріали, потрібні на виконання роботи).

6.Інструкції смнс.

На відміну від процедур, інструкції ма­ють більш специфічний, визначальний або операційний харак­тер. Майже всі робочі місця мають якісь інструкції, тобто стан­дартні інструкції для різних видів діяльності (або частини діяль­ності), що описують, яким чином працює певне обладнання, як працювати з певними хімічними речовинами тощо. Крім того, важливо, щоб у тексті інструкцій використовувалось якомога менше професійного «жаргону». Якщо в документах використо­вують якісь спеціальні терміни, то їх слід пояснити або дати чітке посилання на документ, де таке пояснення наведено. Дуже важ­ливо, щоб персонал, що безпосередньо працює з певним облад­нанням, і аудитори, які перевіряють організацію, чітко розуміли, про що йдеться у кожному конкретному випадку.

7. Приклади процедур смнс

Процедура «Управління документами»

1. Мета процедури. Ця процедура визначає порядок розроб­лення, оформлення, погодження, затвердження, реєстрації, об­ліку, ідентифікації статусу, розподілу, використання, збережен­ня, внесення змін і вилучення з обігу документів СМНС, ЩО сприяє використанню актуальних документів.

2. Сфера застосування. Вимоги цієї процедури є обов'язко­вими для всіх структурних підрозділів і посадових осіб, які розробляють і використовують документи СМНС.

До документів СМНС в організації належать:

• внутрішні документи: екологічна політика; екологічні цілі, завдання та програми; Настанова системи менеджменту навколишнього середовища (НСМНС); процедури СМНС; ви­робничі документи; положення про підрозділи; інструкції;

• документи зовнішнього походження: закони України; укази Президента України; постанови КМУ; державні стандар­ти України (ДСТУ); нормативні документи; відомчі регламенту­ючі документи, що стосуються сфери діяльності організації; дозволи та ліцензії підприємства і підрядних організацій.

  3. Відповідальність. Відповідати за ведення цієї процедури має представник керівництва по СМНС.

  4. Нормативні посилання. ISO 14001:2004 «Системи менедж­менту навколишнього середовища. Вимоги», НСМНС — 4.4.4 «Система менеджменту навколишнього середовища. Настанова системи менеджменту навколишнього середовища», ПР-4.4.5 «Система менеджменту навколишнього середовища. Управлін­ня документацією».

  5. Терміни та визначення. У цьому документі використано терміни та визначення ISO 14001.

Терміни, що стосуються документації: інформація — важ­ливі дані, документ — інформація та її носій.

3. Опис процесу.

   1. Загальні положення.

Документацію розробляють у порядку виконання посадових обов'язків або в порядку виконання планів робіт, рішень керів­ництва.

Дії з управління документами СМНС передбачають:

• затвердження документів, що підтверджує їх адекватність;

• перегляд та оновлення документів з наступним затверд­женням у разі потреби;

• забезпечення ідентифікації статусу змін та поточного ста­тусу документа;

• забезпечення наявності застосовних примірників відпові­дних документів у місцях їх використання;

• забезпечення чіткості документів та їх ідентифікації;

• забезпечення ідентифікації документів зовнішнього по­ходження та їх контрольованого розповсюдження;

• запобігання ненавмисному використанню застарілих до­кументів і забезпечення їх ідентифікації, якщо є потреба в їх збереженні.

2. Розроблення (придбання) документів СМНС.

Вхідні дані:

• рішення розроблення і випуск документа;

• рішення про необхідність придбання документів зовніш­нього походження;

• рішення про необхідність перегляду та внесення змін у документи;

• рішення про потрібну кількість робочих примірників до­кументів;

• рішення про анулювання документів;

• інформація про невідповідності та помилки в документах;

• інформація про невідповідності в процесі управління до­кументацією (немає доступу до документів або він обмежений, помилки, нечіткість, незадовільний стан і т. ін.)

Вихідні дані:

• наявність актуалізованих документів у місцях викорис­тання;

• ідентифікація поточного статусу документів;

• ідентифікація застарілих документів, які зберігаються за потребою;

• вилучення та утилізація нечинних документів.

Споживачі процесу — всі структурні підрозділи.

Постачальники процесу:

• підрозділи, які подають запит на придбання документів;

• підрозділи — розробники документів СМНС;

• підрозділи, які дають пропозиції про внесення змін у документи СМНС;

• аудитори та результати аудиту процесу управління доку­ментами в різних підрозділах.

7. Порядок виконання робіт.

1. Розроблення, узгодження, затвердження і розповсюд­ження документів СМНС.

Документи СМНС (крім політики, екологічних цілей, зав­дань та програм, положень про підрозділ, посадових інструкцій) мають складатися з титульного аркуша, змісту, розділів, додатків (у разі потреби), аркуша реєстрації змін та аркуша розповсюдження.

2. Оформлення документів СМНС.

Титульний аркуш. Його оформляють відповідно до додатку А до процедури.

Зміст. Його викладають на другій сторінці документа.

Мета. В цьому розділі зазначають, який процес або вид діяльності регламентує документ (маркетинг, закупівлю, ме­дичні послуги тощо).

Сфера застосування. В цьому розділі визначають структурні підрозділи де має застосовуватися цей документ, або посадових осіб для яких його призначено.

Відповідальність. Цей розділ має містити конкретну відпові­дальність за організацію та виконання функцій, встановлених у документі.

Нормативні посилання. Тут наводять позначення та назви нормативних документів і документації СМНС, на які зроблено посилання в тексті.

Терміни, визначення і скорочення. В цьому розділі дають по­силання на документи, в яких містяться терміни та їх визначен­ня і наводять терміни й визначення, використовувані в доку­менті. Наводять також скорочення, використовувані в доку­менті.

Опис процесу (порядок виконання робіт). Цей розділ визначає порядок, правила і послідовність виконання процесу.

Записи. В цьому розділі наводять перелік записів, зроблених під час виконання процесу. Визначають також відповідальних за ведення записів, термін збереження та місце зберігання за­писів.

Додатки. Матеріал, що доповнює положення документа, розміщують у додатках. Додатками можуть бути, наприклад, форми звітів, графіків, актів, протоколів, графічний матеріал, таблиці, розрахунки і т. ін. Додатки розміщують у порядку посилань на них у тексті документа (процедури). Додатки іден­тифікують буквами алфавіту та індексом документа, наприклад: Форма Б ПР-4.4.5.

Аркуш реєстрації змін. Реєструють усі зміни документа.

В організації встановлено такі види статусу документа:

• оригінал — контрольний примірник;

• робочий — врахована копія;

• інформаційний — неврахована копія.

Статус документів ідентифікують так. На титульному аркуші оригіналу документа, затвердженому генеральним директором, ставиться позначення в графі «Контрольний». На титульному листі врахо­ваних копій документів ставлять позначення в графі «Робочий N9 », вписують реєстраційний номер і ставлять візу відпові­дального за ведення цього документа. На неврахованих копіях документів або на документах, які втратили силу, але зберігали з тих чи інших причин, ставлять позначення в графі «Інформа­ційний».

Процеси розроблення, затвердження та розсилання доку­мента складаються з таких етапів:

1. Рішення про розроблення і випуск документа приймає представник керівництва по СМНС разом з керівниками струк­турних підрозділів.

2. Проект документа розробляють відповідно до вгшог, виз­начених у процедурі. Розробник має проаналізувати потребу у внесенні змін в інші документи у зв'язку із введенням нового документа та надати пропозиції відповідальним за документи.

3. Після розроблення проект документа передають у підроз­діли, яких стосується документ, щоб розглянути і погодити у визначений розробником термін.

4. Перед узгодженням відповідальний за розроблення пере­віряє документ на дотримання форми, змісту, чи враховано вимоги пов'язаних документів.

5. Якщо керівник структурного підрозділу не погоджується з проектом документа, то документально оформлену незгоду з обґрунтуванням і пропозиціями надсилають розробнику в заз­начений термін. Розробник аналізує обґрунтування керівника структурного підрозділу, враховує отримані пропозиції і відко- ригований проект документа повторно передає на узгодження. Якщо розробник не погоджується з пропозиціями керівника структурного підрозділу, то рішення приймає керівник органі­зації.

6. Погоджений проект документа передають на затверджен­ня керівнику організації.

7. Затверджений документ передають для реєстрації та роз­повсюдження Документ реєструють у розділі «Загальний перелік доку­ментів СМНС» (додаток до процедури) і передають відповідаль­ному за управління документів даної категорії. Відповідальний за ведення цих документів тиражує потрібну кількість при­мірників (робочих) документів, усі робочі примірники докумен­та ідентифікує та реєструє в журналі обліку документів. Поряд­ковий номер документа в журналі є ідентифікаційним номером робочого примірника документа. На замовлення керівників структурних підрозділів у разі потреби відповідальний за веден­ня документів конкретної категорії тиражує, ідентифікує та бере на облік додаткові робочі примірники документів.

8. Обліковані та ідентифіковані робочі примірники доку­ментів розсилають у підрозділи організації. Контрольні (оригі­нали) документів зберігаються у відповідальних.

Придбання зовнішніх документів здійснюється відповідно до встановленого порядку.

Процедура «У правління записами»

1. Мета процедури. Процедура розроблена згідно зі стандар­том ISO 14001, регламентує порядок управління записами в організації.

2. Сфера застосування. Процедура поширюється на діяльність усіх підрозділів організації.

3. Відповідальність. За ведення цієї процедури відповідає представник керівництва по СМНС. За управління конкретни­ми записами, а саме за ідентифікацію, збереження, захист, ви­лучення, строк зберігання та знищення в структурних підрозді­лах, несуть керівники структурних підрозділів. Відповідальними за правильне ведення записів з якості та їх достовірність явля­ються безпосередні виконавці робіт. За застосування цієї про­цедури і доведення її вимог до відповідних категорій співпраці­вників відповідають керівники структурних підрозділів.

4. Нормативні посилання. ISO 14001:2004 Системи менедж­менту навколишнього середовища. Вимоги»; НСМНС 4.4.4 «Система менеджменту навколишнього середовища. Настанова системи менеджменту навколишнього середовища».

5. Терміни і визначення. У цьому документі використано тер­міни і визначення ISO 14000. Термін, що стосується докумен­тації: запис — документ, який містить одержані результати або надає докази виконаних робіт.

6. Опис процесу.

6.1. Загальні положення.

Вимоги до оформлення, ідентифікації, збереження, захисту, вилучення, строків зберігання та знищення записів є обов'язко­вими для всіх підрозділів організації. Форми записів або вимоги до змісту записів, строки зберігання та відповідальність за ве­дення встановлено в конкретних документах СМНС.

У кожному підрозділі складають перелік записів, які оформ­ляють під час виконання діяльності. Форму переліку записів наводять у додатку до процедури.

2. Ідентифікація записів.

Форми записів, наведені в документах СМНС, ідентифіку­ють буквами алфавіту та індексом документа, наприклад: Фор­ма Б ПР-4.4.5.

Інші записи та дані ідентифікують назвою і датою, коли їх оформили або зібрали. Журнали, які ведуть у підрозділах, ма­ють ідентифікуватися таким чином: мати назву, дату початку ведення журналу, посаду та прізвище особи, відповідальної за його ведення і зберігання.

2. Оформлення записів з якості.

Записи слід оформляти згідно з вимогами відповідних доку­ментів СМНС.

2. Доступ.

Доступ до записів і даних обмежує персонал організації. Доступ до комп'ютерних записів забезпечують через опції меню, які обмежено до «тільки для читання», де це потрібно.

2. Зберігання записів з якості.

Кожний підрозділ веде та зберігає записи не менше трьох років, якщо строк зберігання не встановлено іншими докумен­тами. Ведення і зберігання записів мають забезпечувати їх дос­товірність і збережність, запобігати їх викривленню та пошкод­женню, щоб надавати документовані підтвердження відповід­ності функціонування СМНС встановленим вимогам.

Записи зберігають як на паперовому носії, так і в електрон­них папках та базах даних.