4.Розпорядча та організаційна документація

Розпорядчі документи. До них належать накази, розпоряд­ження, вказівки, плани, програми тощо, які встановлюють кон­кретні завдання конкретним виконавцям на конкретні терміни. Плани і програми можуть мати як стратегічний, так і оператив­ний характер залежно від термінів виконання та масштабу по­ставлених завдань.

Можливий варіант, коли в документах тимчасової дії, наво­дять результати виконання поставлених завдань. У цьому разі документ тимчасової дії набуває властивостей звітного доку­мента.

До документів постійної дії належать документи, якими можна користуватися багаторазово.

Ці документи поділяють на організаційні (містять розподіл відповідальності та повнова­жень) і нормативні (містять вимоги).

Організаційні документи. Всі стандарти на СМНС вимагають від організації розподілити відповідальність і повноваження персоналу та визначити належну компетентність його, щоб ви­конати завдання у межах системи менеджменту навколишнього середовища. Цю інформацію зазвичай наводять в організацій­них документах.

Послідовність розроблення організаційних документів наве­дено на рис. 2.

Статут

Організаційна структура

Положення про підрозділи

Посадові інструкції

Рис. 2. Послідовність розроблення організаційних документів

5.Внутрішні нормативні документи.

Щоб досягти екологічної результативності у своїй діяльності, розробляють внутрішню документацію системи екологічного менеджменту, яка має містити:

–екологічну політику, цілі та завдання;

–опис меж упровадження системи екологічного менеджменту;

–опис основних елементів системи екологічного менедж­менту та їх взаємодію, а також посилання на документи, які з цим пов'язані;

–записи, які вимагає стандарт;

–записи, визначені організацією, щоб забезпечити ефек­тивне планування, функціонування і контроль над процесами, пов'язаними з екологічними аспектами.

Документацію на створення і розвиток системи екологічно­го менеджменту підприємства умовно можна поділити на доку­менти чотирьох рівнів:

–документи 1-го рівня — екологічна політика, цілі, завдання та програма екологічного менеджменту;

–документи 2-го рівня — настанова СМНС;

–документи 3-го рівня — процедури СМНС (стандарт передбачає мінімум 13 обов'язкових процедур);

–документи 4-го рівня: робоча документація (робочі інструкції, стан­дарти, нормативно-правові вимоги, технологічні інструкції, технічні умови, контракти, стандарти підприємства, методики контролю тощо).

Настанова — документ, визначуваний СМНС організації. Вона містить загальний опис СНСМ і може містити в собі процедури з різних видів діяльності або посилання на окремо оформлені процедури. До складу на­станови у вигляді додатків також можна внести: схему організа­ційної структури, матрицю розподілу відповідальності, схеми процесів і та ін. Для невеликих організацій у настанові можна об'єднати всю документацію СМНС.

Процедура — установлений спосіб виконання діяльності або процесу.

У стандартах СМНС розрізняють документовані та нефор­мальні процедури. ДСТУ IS0 14001:2006 зобов'язує застосову­вати документовані процедури для керування тими ситуаціями, коли немає документованих процедур і це може призвести до відхилення від екологічної політики, цілей і завдань, вимагає розробити документовані процедури керування операціями, по­в'язаними з істотними екологічними впливами та ризиками для персоналу, а також плани дій в аварійних ситуаціях. Для інших процесів і видів діяльності організація документує процедури на свій розсуд. Такий підхід дає змогу невеликим організаціям розробляти і впроваджувати СМНС, не розробляючи зайвої до­кументації. У великих організаціях для управління процесами і видами діяльності потрібно розробити більшу кількість проце­дурних документів.

Окрему групу внутрішніх нормативних документів станов­лять документи, що регламентують виробничу діяльність (рис. 3):