Організація роботи з векселями в банку

Відповідно до п. 1 глави 3 розділу 2 Положення НБУ про операції банків з векселями банк самостійно приймає рішення про організаційне забезпечення проведення операцій з векселями.

В Положенні та в низці інших нормативних документах НБУ офіційно також закріплено можливість філій банків здійснювати операції з векселями за умови отримання від головного банку — юридичної особи повноважень на здійснення всіх або окремих операцій у порядку, встановленому законодавством. Проведення філіями банків операцій з векселями передбачає не тільки підписання договорів їх керівниками, але й, в основному, учинення певних написів на самих векселях (зокрема, при авалюванні векселів, акцепті тратт тощо).

З метою усунення персональної вексельної відповідальності керівника або головного бухгалтера філії банку, що підписав вексель без особливих повноважень, у Положенні передбачено необхідність вказівки на те, що вексель повинен бути підписаний саме на підставі довіреності (з обов'язковим зазначенням дати складання та її номера).

Банки повинні мати спеціалізований структурний підрозділ, основні функції якого полягають, зокрема, в координуванні здійснення установами банку операцій з векселями, контролі за дотриманням законодавства при здійсненні банком вексельних операцій та ін.

Як правило, вексельна робота в комерційному банку сконцентрована в одному підрозділі. Йдеться не тільки про суто банківські операції (врахування векселів, видача кредитів під заставу векселів, інкасування тощо), але й про торгівлю векселями. Слід звернути увагу, що торгівля цінними паперами згідно зі статтею 4 Закону України «Про державне регулювання ринку цінних паперів в Україні» від 30.10.96 р. є одним з видів професійної діяльності на ринку цінних паперів, здійснення якої вимагає спеціального дозволу Державної комісії з цінних паперів і фондового ринку. Торгівля векселями в цьому плані не є виключенням. Тому у випадку, коли сума операцій з торгівлі векселями перевищує 500 тис. грн. на квартал, банк повинен організувати діяльність вже у складі спеціалізованих організаційно відокремлених внутрішніх підрозділів.

З метою ефективного проведення вексельних операцій банк розробляє та затверджує організаційну структуру підрозділів та функціональну взаємодію між ними. Ця структура доповнюється розробкою положень, інструкцій, типових документів, технологічних карт тощо. Кожен співробітник має бути обізнаний із своїми функціональними обов'язками, та межами повноважень. Як правило, прийняття рішень по активним операціям банку приймається колегіальним кредитним комітетом. Цей орган також приймає усі рішення по питанням оформлення кредиторської заборгованості векселями позичальника тощо.

Як приклад, надамо ймовірні функціональні обов'язки структурних підрозділів комерційного банку, спрямовані на ефективну роботу з векселями.

Відділ боргових зобов'язань відповідає за:

• загальну координації операцій банку з векселями;

• оформлення первинних документів щодо операцій з векселями;

• ведення єдиної бази даних по операціях банку з векселями;

• ведення карток по довірчих операціях з векселями;

• підготовки звітності по операціях банку з векселями до Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку України і Національного банку України;

• ведення управлінського обліку операцій з векселями.

Функцією операційно-касового відділу є:

• зберігання бланків векселів та оформлених векселів у сховищі банку;

• видача векселів працівникам відділу боргових зобов'язань;

• продажу вексельних бланків клієнтам банку;

• видачі бланків вексельних бланків.

Управління бухгалтерського обліку та звітності відповідає – в частині бухгалтерського обліку операцій з векселями, а саме:

• здійснення за розпорядженням працівників відділу боргових зобов'язань бухгалтерських проводок по операціях з векселями;

• ведення податкового обліку операцій банку з векселями;

• складання та надання внутрішнім та зовнішнім користувачам бухгалтерських звітів, форм, іншої документації щодо операцій банку з векселями.

Управління активно-пасивних операцій – в частині кредитних операцій з векселями, а саме:

• прийняття заявок клієнтів на проведення кредитних операцій, в яких передбачається використання векселів (надання та одержання кредитів під заставу векселів, інші кредитні операції, що входять до безпосередньої компетенції Управління активно-пасивних операцій);

• підготовка і оформлення первинних документів по кредитних операціях з векселями;

• підготовка звітності до Національного банку України щодо кредитних операцій з векселями.

Казначейство – в частині оперативного планування операцій з векселями в банку, а саме:

• підготовки висновків щодо відповідності операцій з векселями нормативам діяльності банку;

• підготовки звітів та іншої документації щодо виконання банком нормативів діяльності з врахуванням операцій з векселями.

Планово-економічне управління – в частині стратегічного планування операцій з векселями, а саме:

• розробки та контролю впровадження цільових програм розвитку банку в частині операцій з векселями;

• координації роботи підрозділів Банку при проведенні вексельних операцій з метою досягнення запланованих економічних показників діяльності;

• пошуку перспективних ринків для проведення операцій з векселями в розрізі регіонів, галузей, підприємств.

Юридичне управління – в частині претензійної роботи з векселями, а саме:

• розгляду та затвердження договорів щодо операцій з векселями;

• подання нотаріусам векселів для здійснення нотаріальних дій;

• підготовки юридичної документації по претензійно-позовній роботі, пов'язаній з векселями;

• представництва інтересів банку в цивільному та господарському суді при розгляданні спорів, що виникнули при проведенні операцій з векселями.