7.2. Цільові управлінські моделі

На думку багатьох учених, всяку цілеспрямовану орга­нізаційну систему можна представити як типову модель ціле-орієнтованої організаційної системи (рис. 7.1).

Будь-яке підприємство є складною соціально-технічною системою, яка пов'язана специфічними відносинами з її зовнішнім середовищем. Вона має надзвичайно різноманітний набір ори­гінальних організаційних властивостей. Наприклад, підприємство може бути представлене як інструмент, за допомогою якого люди (інвестори, персонал, постачальники, споживачі) намагаються щонайкраще досягти своїх індивідуальних цілей. І в цій своїй якості підприємство виступає як "центр інтересів", з яким "люди" пов'язують якісь плани і надії. 304

Зовнішнє середовище

Зворотний зв'язок

1
Об'єкт(процес)
і

Вхід

Вихід 1

Рис. 7.1 Типова модель цілеорієнтованої організаційної системи

Оскільки діяльність підприємства регулюється безліччю правових норм (законів, правил, усних або письмових до­мовленостей), його можна розглядати як "центр договорів". Але головне підприємство може бути охарактеризоване як "центр дії", де люди (кадровий потенціал) ставлять певні завдання і роблять для їхнього досягнення дії з об'єктами, використовуючи для цього матеріальний потенціал підприємства. Під об'єктами в даному разі розуміють інформацію, матеріальні і номінальні (гроші) блага, елементи входу і виходу, що зливаються в однойменні потоки, якщо вихід одного елемента є входом іншого. Ці потоки проходять через підприємство і пов'язують його з зовнішнім середовищем. Для того, щоб забезпечити здійснення тієї спеціалізованої діяльності, заради якої, власне, і створюється підприємство в його організаційному просторі, формується "цілеорієнтована структура потенціалу і процесів". Елементами системи потенціалу є персонал, засоби виробництва, а також запаси і виробничі потужності. Структура потенціалу, яка включає людський фактор, називається організа­ційною структурою підприємства. "З'єднання трудового потенціалу і засобів виробництва" відбувається за допомогою "системи процесів", представлених "операційною системою" підприємства.

Концепція цілеорієнтованої організаційної системи з функціональної точки зору припускає, що:

• у системі організації можуть бути виділені дві підсистеми: підсистема потенціалу (персонал + ресурси) і підсистема операційних процесів;

• джерелами дії є люди, тобто суб'єкти оригінальних дій! і засобів виробництва, а процес дії проявляється у спрямо^ ваному русі "інформації, матеріальних і номінальних благ" у-' вигляді однойменних потоків в організаційному" просторі підприємства; \

• прийняті персоналом рішення (не тільки менеджерами, а всіма без винятку працівниками підприємства, шо беруть участь-' у дії) абсолютно раціональні, ідеально погоджені один щодо одного і проводяться в життя зовсім без перекручень, тобто без-збоїв устаткування, за ідеальної якості комплектуючих деталей.f матеріалів, ідеально навченого персоналу. Інакше кажучи, цілеспрямованість робочих дій підприємства задається системою осмислених рішень персоналу підприємства, які надалі без перекручень проводяться в життя.

Концепція цілеорієнтованої системи, безумовно, стала значним кроком вперед у розвитку теорії організації, тому що вона дала можливість глянути на організацію як на цілісний; об'єкт, в якому як ключові ланки вдалося виділити систему потенціату і систему дії і дати їхній опис. Але разом з тим у цьому підході є досить серйозна вада, що випливає із самої сутності -цільової заданості дії. Поняття мети, тобто розумного вибору, що вводиться в конструкцію системи, наділяє систему двома якостями — "твердості" і "гнучкості". Перша якість означає здатність системи досягати результатів, що задаються суб'єктив­ним вибором, а друга властивість приписує їй здатність видо­змінюватися в тій мірі, в якій це необхідно органу управління. Інакше кажучи, ідея цільової орієнтованості припускає, що в організації присутній якийсь виший розум, наділений необме­женими можливостями правильно розуміти ситуацію і миттєво її змінювати шляхом впливу на структуру елементів системи і її поведінку відповідно до їх намірів. Але таке твердження, відповідно до якого суб'єкт управління має надзвичайні можливості впливати на ситуацію, суперечить закону відношення частини і цілого у філософії індивіда і соціальної системи в соціології. З точки зору теорії управління цей підхід означає, шо зміст прийнятих суб'єктами управління рішень зовсім іден­тичний за змістом результатам, які отримуються у ході ко­лективного виконання завдання. Однак практика показує, що це

далеко не так. Задуми і їх здійснення абсолютно різні речі. Хоча б тому, шо:

• люди володіють різними індивідуальними якостями, різним рівнем професійної підготовки, різними здібностями до сприйняття інтерпретації і використання інформації, виявляють до того ж схильність додержуватися прагнень, які не збігаються з устремліннями інших індивідів;

• якість деталей і матеріалів не є ідеальною, а виробничі процеси, які використовуються, як правило, мають варіа­бельність параметрів;

• устаткування й оснащення піддаються зносу і поломкам. Іншими словами, лінії розподілу завдань (тобто втілення

рішення, на яких, у принципі, побудована система) і ліній колективних робочих дій, внаслідок наявних в організаційному середовищі перешкод, мають такі різні траєкторії поширення в часі, шо говорити про суб'єктивно обумовлену цільову орієнта­цію загально організованої дії не доводиться.

У такому випадку об'єктивними критеріями оцінки по­точного стану справ повинні бути непередбачувані (тобто які встановлюються внаслідок раціонального вибору) кінцеві стани системи, а сформована (і що спостерігається) реальність втілена в результати, що вказують на загальні тенденції її розвитку.

Наприклад. Підприємство в другому півріччі поточного року планувало одержати місячний оборот у 10 млн. грн. Фактично ж обсяги продажу не перевищили 9 млн. грн, але при цьому мала місце чітко виражена позитивна динаміка росту грошових надходженнь з місяця в місяць. І хоча підприємство мало деякі Проблеми внаслідок нестачі коштів, але подібний розвиток подій, найімовірніше, можна було визначити як позитивний. І причиною такої оптимістичної оцінки повинна служити стійкість тенденції, шо спостерігається, яка виразно вказує, що процес розвивається на краще. А невиконання планових завдань може бути віднесено, скажімо, до категорії невиправдано завищених прогнозів щодо термінів виконання деяких видів підготовчих робіт.

У рамках нового підходу визначальне значення повинно приділятися аж ніяк не проблемі одержання заданого результату

і обгрунтуванню причин розбіжності між цільовими орієнтирами^ і фактичними підсумками. У цьому питанні, як відомо, най4 частіше спостерігаються істотні розходження в оцінках ви­конавця і суб'єкта управління. Перший схильний шукати корені невиконання на стороні, тобто за межами своєї функціональної системи, а другий бачить їх у недостатньому старанні виконавця. Справжня ж причина так і залишається нез'ясованою. Головним-постає завдання досягнення результатів певного рівня, їхня повторюваність. А тут вирішального значення набуває поєднання умов і методів виконання робіт. Інакше кажучи, новий підхід, спирається на припущення про те, шо рівень результатів і їх наслідки задаються рівнем організованості робочих процесів або системою дії організації, і на її параметрах рекомендується концентрувати увагу в ході наступних аналітичних заходів. Таким чином, система дії уявляється як ключова ланка організаційної системи, формою прояву її життєдіяльності. Бездіяльна орга­нізація, тобто та, що має нульові показники результату, є мертва організація. Отже, модель організації як системи дії повинна мати вигляд (рис. 7.2).

П

Потоки ресурсів

НН Ii

Ресурси

отоки інформації

ІІ.Л iL

Система потенціалу організації

Робітники

Задачі

Результати першого рівня

Первинні процеси

Вторинні процеси

Результати другого рівня

Інтегрована поведінка фірм» в зовнішньому середовішіі

Результати третього рівня

Система дій організації

Рис. 7.2. Модель функціонування організації як системи дій

Як і в моделі цілеорієнтованої системи, у розглянутій конструкції можна виділити дві підсистеми: систему потенціалу і систему дії. Структура системи потенціалу є сукупністю елементів двох типів людей і ресурсів. А от система дії в іншій моделі має більш складну архітектоніку. Уній виділяють три рівні процесів і відповідно три рівні результатів. Перший рівень утворюють так звані робочі процеси. Система робочих процесів може і повинна видозмінюватися з часом залежно від госпо­дарської й організаційної ситуації, в якій у даний момент перебуває підприємство. У початковий період розвитку бізнесу в ньому переважатимуть роботи з персоналом — набір, навчання, тому що стоїть завдання освоєння операційної системи. З виходом на проектні показники домінуючими стають завдання проведення маркетингових досліджень удосконалення опера­ційних процесів, освоєння нових видів продукції, технічного переозброєння, протистояння недружнім акціям конкурентів, налагодження відносин з діловими партнерами тощо. Залежно від того, як ведуться дані роботи, на підприємствах формується комплекс первинних результатів, які або розвивають, або скорочують його економічний і організаційний потенціал. Тобто результати першого рівня провокують вторинні: сприятливі чи несприятливі наслідки і процеси, ріст оборотів, економічне процвітання, соціальну стабільність або низькі доходи, на­ростаючу непевність, руйнівні конфлікти в колективі, плинність кадрів та інші процеси. Результати другого рівня знайдуть відображення в зростанні авторитету організації або в його спаді у соціальному і бізнес-просторі, який оточує підприємство, тобто у розвитку процесів третього рівня. Як розбігаються кола по воді, так і поголос про підприємство, про його продукцію й удачі, які там панують, буде поширюватися в місці його життєдіяльності, послаблюючи або підсилюючи його життєвий потенціал, його здатність діяти. Отже, поведінка організації аж ніяк не ви­черпується лише випуском продукції. Вона містить у собі також процеси другого і третього рівнів, зміст і спрямованість яких визначається тим, як робиться головна робота, тобто робочими процесами. І лише контролюючи тенденції у всіх трьох видах процесів, можна одержати об'єктивну картину про становище підприємства в суспільстві. Отже, вийшло чотири види елементів, спостерігаючи і змінюючи які ми будемо управляти організацією в цілому, — це люди і ресурси, що входять в систему потенціалу організації, завдання або робочі процеси, вторинні і третинні процеси, що утворять її систему дій. До кожного з виділених об'єктів тепер маємо підібрати свої зовсім оригінальні інстру­менти управління.

Як приклад соціально орієнтованної системи використо­вується модель організації, що дістала назву "7 — S" (рис. 7.3.) за кількістю вхідних у неї елементів, які розпочинаються на літеру "S" в англійській транскрипції і яка користувалася великою популярністю в 80-і рр. XX століття. Ця модель була розроблена двома парами дослідників: Томасом Пітерсом і Робертом Уотерманом, а також Річардом Паскалем і Ентоні Атосом у ході їхнього співробітництва з консультаційною фірмою McKINSEY. Основу процесів функціонування в соціально орієнтованій організації, на думку прихильників даного підходу, становлять так звані "сполучні процеси", за допомогою яких забезпечуються контакти між людьми і взаємодія інших елементів організаційної системи. При цьому прийнято виділяти три типи сполучних процесів: комунікацію, прийняття рішень і рівновагу. Під комунікацією звичайно розуміють особливу форму взаємодії працівників, за допомогою якої в організації ініціюються робочі дії виконавців. Але комунікація не тільки спонукає працівників до дій, вона служить також "засобом контролюй координації". Система комунікації представлена системою інформаційних каналів в організації. Рівновага як сполучний процес ви­користовується "як механізм стабілізації організаційного цілого, його адаптації до умов, що змінюються". З даного механізму забезпечується також гармонізація потреб і установок інди­відуумів з вимогами організації [53]. Процеси прийняття рішень розглядаються прихильниками школи "соціальних систем" як основні робочі процеси в організації. Тому сама організація нерідко трактується ними як інструмент прийняття рішень. Ще раз хочемо підкреслити, що групою зв'язуючих процесів в очах прихильників школи "соціальних систем" фактично ви­черпується перелік робочих процесів у організації. Тому саме ці процеси як єдині і визнаються в якості об'єкта організації для органів управління.

Рис. 7.3. Модель організації "7—5 " Управління за цілями (результатами)

Складання цільових моделей — це початковий етап процесу управління за цілями — концепції, яка широко використовується сучасним менеджментом. її суть полягає в такому: менеджмент як цілісна система управління орієнтується на досягнення всієї сукупності цілей і завдань, що стоять перед організацією. Тому кожен керівник, від вищого до нижчого, повинен мати чіткі цілі в рамках покладених на них обов'язків. Відповідну цільову орієнтацію роботи свого підрозділу він повинен забезпечувати протягом планового періоду часу. Цілі і завдання менеджменту не тільки доводяться, а й погоджуються (шляхом попереднього обговорення) з менеджерами всіх рівнів, що спрямовують свої зусилля, ресурси і енергію на їхнє досягнення. Процес менеджменту за цілями складається з чотирьох етапів:

1. Визначається коло повноважень і обов'язків керівників Усіх рівнів.

2. Здійснюються розробка та узгодження цілей і завдань Управління в рамках установлених обов'язків.

3. Складаються реальні плани поставлених цілей.

4. Проводяться контроль, вимірювання, оцінка роботи й отриманих кожним керівником показників і по каналах зво- ротного зв'язку проводиться коригування завдань, шо може зажадати нового узгодження цілей.

Таким чином, якщо ціленаправлення — це початок всякої управлінської діяльності, то її обов'язковим продовженням є визначення видів робіт, потрібних для досягнення цілей.

Менеджери не тільки складають плани, а й організують їхнє виконання шляхом формування структур, процесів і методів, за допомогою яких організується спільна і ефективна праця. Важливе місце в діяльності менеджерів займає розробка систем показників, за допомогою яких вимірюються і оцінюються результати праці кожного окремого працівника підрозділу, служби і підприємства в цілому.

Виконуючи всі перераховані види робіт, менеджери ство­рюють необхідні передумови для продуктивної і ефективної праці всіх співробітників підприємства і всіх його підсистем. Тому нерідко їх називаютьлюдьми, що вміють домагатися поставлених цілей, використовуючи працю, інтелект і мотиви поведінки інших людей. І це одна з причин того, що до їхнього про­фесіоналізму і особистих якостей висуваються високі вимоги.

Як приклад розглянемо концепцію управління за цілями, розроблену фінськими фахівцями і вченими, яка отримала назву "Управління за результатами" [246].

Сутність концепції — цілісна система управління, орієнто­вана на кінцеві результати і заснована на використанні творчого потенціалу трудового колективу, нових методів і техніки управління.

Принципи концепції — результати є основою діяльності; для їхнього досягнення необхідно мати сильну волю.

Основні поняття — цілі є ті ключові результати, до яких організація прагне у своїй діяльності протягом тривалого періоду часу. Нормативна кількість цілей — від 4 до 6.

Ключові результати можуть бути трьох типів: за комерційною діяльністю (оборот, покриття витрат, змінні і постійні витрати, частка на ринках збуту, рентабельність, платоспроможність, використання капіталу тощо); за функціональною діяльністю підрозділів (кількість і якість виробленої продукції, ви­користання виробничої потужності, сировини, матеріалів, енергії тогдо); за некомерційною діяльністю, що сприяє досягненню безпосередніх функціональних цілей (ефективність роботи персоналу, мотивованість працюючих, атмосфера в організації, використання робочого часу, співробітництво з іншими організаціями, імідж підприємства, творчий початок, досвід).

Цілі і пріоритети не є постійними величинами, вони час від часу переглядаються у зв'язку зі зміною внутрішніх і зовнішніх умов, при досягненні цілей чи внаслідок визнання їх по­милковості.

Застосовуються такі критерії добору завдань, які вста­новлюються після визначення цілей: погодженість, схвалення, реалістичність, гнучкість, вимірність, привабливість (що забезпечує вмотивованість діяльності).

Стадії процесу правління:

^ складання автопортрета трудового колективу;

^ планування результатів, що включає довгострокове планування і стратегічне планування, річне планування й індивідуальне планування (плани діяльності осіб, що займають ключові позиції в організації);

•/ досягнення результатів на основі ситуативного ке­рівництва, що відбиває невизначеність і динамічність організації та її оточення. При цьому звертається увага на стиль управління, методи і техніку керівника, наполегливість, творчий підхід, вивчення навколишнього середовища, людей і їхніх справ;

контроль з метою оцінки досягнутих результатів, способів виконання передбачених у планах заходів, успішності си­туаційного управління. Оцінка результатів завершується висновками, що враховуються в повсякденній роботі, у планах звітного періоду, при стратегічному плануванні і при плануванні наступного періоду.

Розвиток. При управлінні за результатами передбачається вдосконалення структури всієї організації, виховання про­фесійно підготовлених керівників. Сам розвиток виступає як процес змін, яким можна керувати відповідно до загальних принципів розвитку організації.

У численних дослідженнях, що аналізують концепцію Управління за цілями (результатами), відзначається ряд її безсумнівних переваг. Це насамперед підвищення ефективності роботи за рахунок того, що кожен керівник має чітке уявлення як про свої цілі, так і про цілі організації в цілому. Посилюється! мотивація до роботи як результат особистої участі всіх керівники» у встановленні й узгодженні цілей. Кожен керівник у цих умовах, почуває особисту зацікавленість у їхньому досягненні. Велике: значення має і можливість просування до кінцевого результату малими кроками, тому що плани встановлюють тимчасові рамки-: і чітко сформульований конкретний кінцевий результат. Як правило, при реалізації цієї концепції поліпшуються взаємини' між керівниками і підлеглими, удосконалюються системи контролю й оцінки роботи кожного члена організації (відповідно до досягнутих результатів).

У той же час за роки використання цієї системи виявилися деякі обмеження ефективного застосування управління за цілями. Так, система не приносить успіху на погано орга­нізованому і погано керованому підприємстві, де прийнято за правило "спускати" цілі зверху, не залучаючи до їх постановки й узгодження керівників інших рівнів. її важко використовувати, якщо відсутня особиста мотивація і необхідна для управління інформація, а також при незадовільній організації контролю.

Крім того, потрібно врахувати, що це трудомісткий, складний і тривалий процес, що дає результат тільки там, де перед керівниками стоїть проблема вибору дій для їхнього виконання. У протилежному випадку адміністрування підмінює ініціативу, бюрократія обмежує творчість, цілі перетворюються на примусові завдання, а будь-які зміни розглядаються як небажані. З цього випливає, що системи управління за цілями дають ефективний результат тільки там, де є для цього відповідні умови.

Досвід також показує, що при управлінні за цілями увага керівників концентрується на досягненні поточних і ко­роткострокових результатів, нерідко на шкоду довгостроковим цілям. Цей недолік намагаються обійти шляхом планування результатів по всьому спектру часу, включаючи довгострокові, середньострокові і короткострокові цілі. У цьому випадку оцінка отриманих результатів повинна здійснюватися таким чином, шоб враховувати їх у повсякденній роботі, у планах звітного періоду, при стратегічному плануванні.

Поряд із системою управління за цілями (результатами) останнім часом починає дедалі ширше використовуватися інший підхід до встановлення цілей організацій — так званий ме-неджмент-аудит. Він є дослідженням усіх аспектів роботи організації та її підрозділів з метою розробки рекомендацій зі зміни практики менеджменту і виявленні сфер діяльності, у яких є можливості зростання доходів і скорочення витрат. Ме-неджмент-аудит дозволяє керівництву організації встановлювати нові пріоритети у сфері цілей і програм. Здійснення аудиту проводиться за допомогою докладного переліку питань, відповіді на які дають необхідний матеріал для глибокого аналізу стану справ в організації.