1.3. Системна методологія в менеджменті

Системний підхід розглядає організацію як складний комплекс взаємозалежних і взаємодіючих змінних. Члени організації є змінними величинами у системі.

Сутність системного підходу полягає у дослідженні найбільш загальних форм організації, що припускає насамперед вивчення системи як цілого, взаємодії між частинами, дослідження процесів, що пов'язують частини системи з її цілями. Основними частинами організаційних систем виявляються індивідууми, формальні структури, неформальні фактори, групи, групові відносини, типи статусів і ролей у групах. Зв'язок між частинами системи здійснюється за допомогою складних комплексів взаємодій, які викликають зміну поведінки людей в організації. Основні частини системи зв'язані певними організаційними формами, до яких насамперед належать формальні і неформальні структури, канали комунікації і процеси прийняття рішень. На цій основі досягається подолання відцентрових тенденцій з боку окремих частин системи і спрямування усіх її складових частин до кінцевих цілей організації.

"Системний підхід", "системний аналіз" — ці словосполучення є зараз чи не найпоширенішими в літературі з управління. Але оскільки нерідко кожен дослідник вкладає в ці терміни особливий зміст, навряд чи можна говорити про наявність однозначної чи загальноприйнятої дефініції системного підходу. Крім того, поняття "системний аналіз", ставши дуже модним, перетворилося на ярлик, що навішується на будь-які успішно проведені управлінські операції, іноді навіть для того, щоб додати їм науково обгрунтовано­го вигляду і замаскувати цілковиту методологічну неспроможність тих чи інших соціологічних концепцій. Проте варто враховувати, що системний підхід поступово перетворився на чільну методологію багатьох менеджерів.

Системний підхід виник, з одного боку, внаслідок уза­гальнення досвіду фахівців з дослідження операцій, а з другого — внаслідок розвитку загальної теорії систем, теорії автоматичного регулювання й управління, а також кібернетики, що дали методологічний апарат для поєднання в єдине ціле різнорідних управлінських завдань. Як підкреслюється в численних амери­канських виданнях з питань організації і управління, системний підхід набуває дедалі більшого значення при обгрунтуванні управлінських рішень у багатьох галузях, у тому числі у військо­вій, промисловій, комерційній, фінансовій тощо. Стає загально­визнаним, що системна методологія є найбільш упорядкованою, надійною основою для управління складними сферами взаємо­залежної діяльності, дозволяючи розкривати й аналізувати складові системи компоненти і послідовно поєднувати їх одна з одною. При системному підході до дослідження організаційних систем виходять з того, що будь-яка організація є система, кожен з елементів якої має свої визначені й обмежені цілі. Відповідно до цього завдання управління зводиться до інтеграції системо­утворюючих елементів, яке може бути досягнуте за умови, що кожен керівник у вирішенні питань, котрі належать до його компетенції, буде підходити до них з позицій системного аналізу і синтезу.

Сутність системного підходу багато авторів, що пропагують його корисність і необхідність, зводять до наступного:

1. формулювання цілей і з'ясування їхньої ієрархії до початку будь-якої діяльності, яка пов'язана з управлінням, особливо з прийняттям рішень;

2. досягнення поставлених цілей при мінімальних витра­тах за допомогою порівняльного аналізу альтернативних шляхів і методів досягнення цілей і здійснення відповідного вибору;

3. кількісна оцінка цілей, методів і засобів їхнього досягнення, заснована не на часткових критеріях, а на широкій і всебічній оцінці всіх можливих і запланованих результатів діяльності.

Найбільш широке трактування методології системного підходу належить професору Люд віту Берталанфі, що висунув ще в 1937 р. ідею "загальної теорії систем" [287, с. 90].

Предмет "загальної теорії систем" Берталанфі визначає як формування і фіксацію загальних принципів, що дійсні для систем взагалі. Він писав, що наслідком наявності загальних властивостей систем є прояв структурних подібностей, чи ізоморфізмів, у різних галузях. Ця відповідність викликана тією обставиною, що дані єдності можна в деяких відносинах розглядати як системи, тобто комплекси елементів, що пе­ребувають у взаємодії.

Характерно, що Берталанфі розглядав кібернетику як окремий випадок "загальної теорії систем", розглядаючи її як теорію керуючих механізмів у техніці та природі, яка заснована на концепціях інформації і зворотного зв'язку.

Він говорив, що системний підхід можна застосовувати також до єдностей, які є частково нематеріальними і дуже гетерогенними. Системний аналіз, наприклад, ділового під­приємства включає людей, машини, будинки, сировину, вихід продукції, грошові цінності та добру волю й інші елементи, що не піддаються вимірюванню, тому він може дати остаточну відповідь і практичну пораду.

Слід зазначити, що недостатня розробленість методології системного підходу, відсутність строго обумовленого понятій­ного апарату дуже утруднили чітку класифікацію системних досліджень, що проводилися в СШАу зв'язку з розробкою різних за своїм характером проблем. У рамках системного підходу дедалі більшого значення набували дослідження, які найчастіше іменуються системним аналізом. Характерно, що деякі автори розрізняють системний аналіз і системний підхід, ґрунтуючись на тому, що методологія системного аналізу, на відміну від системного підходу, неодмінно спирається на математичний апарат і подає свої висновки в основному в математичному вигляді, тоді як системний підхід грунтується на більш широких, необов'язково математизованих категоріях. Іншими словами, на думку цих авторів, системний підхід виявляється загальною методологією, а системний аналіз — прикладною, максимально кваліфікованою методикою дослідження. Однак деякі автори мають іншу думку. Не можна не зазначити, що окремі фахівці, які займаються системним аналізом, називають свої дослідження "операційним аналізом", "аналізом вартості — корисність", "аналізом витрат - ефект" тощо.

Є й така точка зору, відповідно до якої системний аналіз є прерогативою "мозкових трестів", тобто спеціальних до­слідницьких організацій, які вперше з'явилися в США і Європі. До числа "мозкових трестів" спочатку відносили корпорації типу РЕНД, "Систем дівелопмент корпорейшн" і Центр перспективних досліджень ТЕМПО компанії "Дже-нерал електрик".

Виникнення системного аналізу багато фахівців пов'язували з розробкою методик оптимізації складних завдань військового управління, що здійснювалася корпорацією РЕНД у 1948 р. Характеризуючи сутність системного аналізу, ЕріхЯнч відзначав, що навіть при порівняно невеликій кількості змінних, кожна з яких може приймати кілька альтернативних значень, завдання стає такою, що її практично не можна розв'язати.

У роботі Бернарда Рудвіка "Системний аналіз для ефек­тивного планування: принципи і приклади" міститься спроба з'ясувати розходження підходів до поняття "системний аналіз". Ці розходження автор зводить до двох основних. У першому випадку увага акцентується на "математиці системного аналізу", прагненні оптимізувати певну кількісно виражену функцію системи і розробку в цих цілях систем математичних і логічних рівнянь, що включають у себе різного роду перемінні й обме­ження. Завдання системного аналізу в даному випадку полягає в тому, щоб визначити на основі математичних чи імітаційних методів кількісно виражене й оптимальне з погляду кінцевого критерію оптимальності рішення [292].

Особливістю другого підходу, як відзначає Б. Рудвік, є те, Що в цьому випадку виходять насамперед з "логіки системного аналізу". З цих позицій системний аналіз розглядається в основному як методологія з'ясування й упорядкування, чи структуризації", проблеми, що потім уже може вирішуватися як із застосуванням, так і без застосування математики і комп ютерів. У цьому значенні поняття "системний аналіз", по суті, ототожнюється з поняттями "системний підхід" і "системні дослідження", як вони застосовуються деякими американськими авторами.

Теоретичні проблеми системного аналізу в США та інших країнах і досі перебувають на стадії розробки, і зараз методологію системних досліджень не можна назвати достатньо сталою. Деякі американські дослідники робили спроби класифікувати різні напрямки системних досліджень залежно від характеру проблем, що є предметом аналізу. До них варто віднести Г. Саймона, А. Ньювелла, СЛ. Оптнера, С. Черчмена, Р.Л. Аккоффа та інших. Критерієм поділу різних проблем на класи, як правило, є ступінь можливої глибини їхнього пізнання. Виходячи з цього, у найбільш загальному вигляді всі проблеми діляться на три класи: добре структуровані, неструктуровані і слабоструктуровані.

До добре структурованих належать такі проблеми, у яких істотні залежності чітко виражені і можуть бути представлені в числах або символах. Ці проблеми називають також кількісно вираженими; у вирішенні проблем цього класу широко ви­користовують методологію "дослідження операцій".

Неструктурованими є такі проблеми, що виражені головним чином у якісних ознаках і характеристиках і не піддаються кількісному описанню і числовим оцінкам. Дослідження цих якісно виражених проблем можливе тільки евристичними методами аналізу. Тут відсутня можливість застосування логічно упорядкованих процедур розробки рішень.

До класу слабоструктурованих належать проблеми, що містять як якісні, так і кількісні елементи. Причому невизначені, що не піддаються кількісному аналізу залежності, ознаки і характеристики мають тенденцію домінувати в цих "змішаних" проблемах. До цього класу проблем належать більшість складних задач економічного, технічного, політичного, воєнно-стра­тегічного характеру.

Докладний розгляд концепцій системного аналізу з ура­хуванням можливостей і умов їхнього застосування в про­мисловості та в державних закладах США наводиться у книжці Д. Клелланда і У. Кінга "Системний аналіз та управління проектами" [290]. Формулюючи своє поняття системного аналізу, ці автори пишуть, що практика системного аналізу не є ні догматичним застосуванням набору правил до ситуації, яка може не піддаватися регулюванню, ні поступкою прерогативи прийняття рішення якомусь містичному набору математичних рівнянь чи електронно-обчислювальній машині. На даній стадії практика системного аналізу є значною мірою мистецтвом. Основи цього мистецтва увібрали в себе й основи науки, і закони логіки, а концептуальна структура є серйозною базою для аналізу. Однак на практиці судження й інтуїція людини відіграють най­важливішу роль у вирішенні проблем в аналізі, у визначенні критеріїв, що повинні бути використані. Детальні моделі системного аналізу, незалежно від того, чи є вони мате­матичними, графічними чи фізичними, насправді не дуже відрізняються від моделей, що створює кожна людина при вирішенні будь-якої проблеми. Різниця полягає в тому, що моделі системного аналізу є чіткими і тому з ними можна набагато легше маніпулювати і конструювати їх так, щоб вони більше відображали реальну дійсність, ніж суб'єктивні моделі, що більшість людей зазвичай використовують для рішення проблем.

Концепції "системного підходу", методологія "системного аналізу" набули широкого застосування в різних державних організаціях і великих промислових фірмах СІЛА. Системний аналіз проголошується інструментом, що забезпечує науковий підхід до оптимального вирішення завдань в інтересах до­сягнення найбільшого ефекту.

Академік Д.М. Гвішіані наголошує, що системний аналіз, який на початку (1961 р.) розроблявся і застосовувався мі­ністерством оборони США для вирішення проблем військово-технічного розвитку, з 1965 р. почав впроваджуватися в цивільних урядових закладах як система планування, програмування, розробки бюджету (PPBS). Ця система претендувала на ком­плексне охоплення як планування, так і прогнозування, тобто на встановлення перспективних (як правило, розрахованих на п'ятирічку) кількісних показників і передбачення визначених економічних і політичних результатів.

Сутність системи PPBS зводиться до такого:

а) визначення функцій системи і методів їх забезпечення (планування);

б) дезагрегація на системи і підсистеми (програмування);

^в) підведення під ці системи і підсистеми бюджетного і фінансового забезпечення (розробка бюджету) [53, с. 280].

Треба мати на увазі, що спроби застосування PPBS не обмежувалися сферою державних закладів США, набагато ефективніше розвивалося використання цієї системи при внутрішньофірмовому плануванні у великих промислових фірмах. Необхідність застосування цього методу була обумовлена багатьма причинами. Фірми головну увагу, як правило, приді­ляють плануванню не нової продукції, а тій, що вже випускається. У той же час результати поточної діяльності недостатньо узгоджені з цілями довгострокового розвитку фірм, немає вибору альтернативних шляхів досягнення перспективних цілей. Плани довгострокового розвитку погано узгоджуються з рішеннями про капіталовкладення, які приймаються керівництвом фірм. Розробка планів проходить на низькому рівні: у них багато непотрібних деталей, тоді як основні цілі виражаються не­достатньо чітко [53, с. 282].

На думку прихильників системи PPBS, вона змогла допо­могти усунути відзначені недоліки. Деякі фахівці підкреслювали, що постановка питання про впровадження цих методів у внутрішньофірмове планування забезпечило кращу ув'язку і погодженість між організаційною і програмною структурою керівних органів фірм, а також зажадала вживання заходів по, підвищенню надійності і детальності інформації про результати і витрати по окремих програмах і програмних елементах. Застосування системи PPBS сприяло змінам в організаційній структурі органів управління фірмою, об'єднанню традиційно розділених відділів планування, фінансування й економічного аналізу. Деякі американські фахівці надавали особливого значення застосуванню PPBS для планування, виділення і розподілу ресурсів на наукові дослідження.

Слід зазначити, що, незважаючи на недоліки, строкатість тлумачень змісту і розходження в оцінках, багато теоретичних положень, а також деякі особливості практичного застосування системного аналізу в США становлять незаперечний інтерес і заслуговують на серйозне і критичне вивчення.

Видатним представником системного підходу в США є Стенфорд Л. Оптнер.

Розглядаючи концепції системного підходу стосовно до управління і планування діяльності фірм, Оптнер роз'ясняє суть системного підходу як вирішення комплексних проблем спільними зусиллями кількох груп експертів, що представляють різнідисципліни. Основним призначенням його є використання науки менеджменту на ділових підприємствах. У системному підході використовується також усе, що наука почерпнула з лабораторних експериментів. У ньому використовується евристичний метод проб і помилок, причому евристика означає прийняття рішень шляхом заглиблення в проблему, тобто пізнання в самому процесі діяльності. Системний підхід ґрунтується на методах раціоналізації, які називають індукцією і дедукцією, а також на правилах логічного моделювання [291].

Цікаво, що Оптнер користується терміном "системний підхід", а не "системний аналіз" і дає досить широке тлумачення цьому методу. Функція планування розглядається Оптнером як процес розумової діяльності людини, що вдається іноді до допомоги машин. Метою цього процесу є контроль, що є вирішальною умовою зворотного зв'язку в системі управління; без зворотного зв'язку неможливе досягнення узгодженості між процесом діяльності і плановим завданням. Зворотний зв'язок потрібний, щоб уникнути розбіжностей між метою й одержу­ваним результатом.

Розглядаючи функції планування і контролю з позиції системного підходу, Оптнер поділяє системи на "відкриті" і "закриті". Закриті системи — це системи, де фактори, які знаходяться поза контролем того, хто планує, зведені до мінімуму, що створює найбільш сприятливі умови для здійснення зворотного зв'язку. Іншими словами, закрита система цілком контролюється тим, хто планує. Відкрита система — це система, в якій той, хто планує, не може з однаковою ефективністю обробляти всі необхідні вхідні дані. У відкритій системі техніка планування може залежати від повноти, точності і надійності даних чи інформації, що не можуть бути проконтрольовані аналітиком, але водночас необхідні Для процесу планування.

Оптнер бачить дві головні перешкоди в застосуванні системного підходу у внутрішньофірмовому плануванні: по-пергле, труднощі, пов'язані з одержанням інформації, необхідної ^{1 п}Р^иДатної для контролю систем планування; по-друге, труднощі, пов'язані із застосуванням самого системного підходу в процесі планування.

Підкреслюючи наявність об'єктивних труднощів одержання днорщнихі бажаного рівня точності даних, Оптнер застерігає і цд оман, які породжуються тим, що вони зібрані з застосуванням втоматизованих джерел інформації.

Водночас Оптнер вказує, що комп'ютери не тільки ство₇ рюють умови для нагромадження й упорядкування величезних, масивів інформації, а й полегшують можливість швидкого коригування бази даних, виправлення застарілих даних, додавання більш точних даних поточного періоду тощо. Існуючий рівень засобів програмування дозволяє в разі потреби запрограмувати для комп'ютера статистичні розрахунки будь-якої складності і зробити практично будь-яке розміщення даних автоматично з найменшими витратами.

Системний підхід, як підкреслює Оптнер, має починатися з детального опису стану досліджуваної системи, а також усіх супутніх системі процесів і взаємозв'язків. Опис реальної дійсності, в якій здійснюється планування, найкраще може бути зображене графічно й у паралельному викладі фактів. При цьому важливо, щоб в опис існуючої системи були включені всі цілі підприємства, у тому числі й ті, котрі не можуть бути досягнуті в даний час. Дослідник системи повинен мати досить докладні відомості для визначення надійності даних, що використо­вуються в плануванні, щоб прийти до потрібного рішення. Докладний опис системи дозволить досліднику зробити висно­вок про те, чи можливе рішення проблеми, що стоїть перед ним, в умовах існуючої системи. Виявивши необхідність нового підходу до тих проблем, що не можуть бути вирішені пе­регрупуванням чи вторинним комбінуванням елементів існуючої структури, дослідник розробляє конкретні варіанти перебудови роботи, щоб забезпечити правильне вирішення проблем, що стоять перед організацією.

Оптнер визнає, що спроби встановлення фірмами дійові­шого контролю за плануванням зайнятості на основі системного підходу не дуже впливають на стан справ.

Досвід обробки даних в урядових і промислових організаціях, як зазначає Оптнер, показує, що дієвість навіть найбільш вдалих системних розробок залежить від того, хто працює з ними, а також від того, наскільки добре складаються контакти роз­робників систем з тими, хто займається плануванням у цих організаціях. Це особливо важливо, якщо врахувати, що системи внутрішньофірмового планування належать до "відкритих" систем, результати аналізу яких більшою чи меншою мірою виявляються помилковими.

Оптнер стверджує, що найбільш ефективними системами планування є ті, в яких найбільшою мірою використовується логіка спрощення й інтуїтивний метод мислення. Системний підхід буде корисним у плануванні тільки тоді, коли фахівець із системного аналізу й особи, що планують діяльність фірми, працюватимуть разом, постійно обмінюючись досвідом.

Ще один аспект системного підходу, наголошує Оптнер, полягає в наданні кваліфікованому персоналу можливостей для досягнення ними найкращих показників у своїй роботі. Людський фактор - найважливіший у цьому питанні, і фахівці повинні використовувати системний підхід і пов'язані з ним методи для успішного вирішення проблем [291].

Таким чином, ставлення Оптнера до застосування систем­ного підходу з питань управління підприємствами відрізняється прагненням уникнути якої-небудь переоцінки його можливостей і орієнтацією на глибокий аналіз дійсного змісту різних за своїм характером проблем управління і розробку відповідних методів їх вирішення. Цей підхід відбиває один з найбільш важливих і характерних напрямків сучасної теорії організації управління в США.

Підхід Боулдінга до формулювання основних концепцій загальної теорії систем характерний тим, що він, по-перше, починає з вичленовування явищ, які мають досить загальний характер і становлять предмет дослідження багатьох наукових дисциплін, і, по-друге, групує їх залежно від ступеня склад­ності. До факторів, що мають загальне значення, він відносить:

а) індивідууми — електрон, атом, молекула, клітина, рослина, тварина, людина, родина, плем'я, держава, церква, фірма і т.п. Усі вони взаємодіють з навколишнім середовищем, до складу якого входять інші індивідууми, наслідком чого є певна поведінка, тобто певні дії, зміни тощо;

б) поведінка кожного індивідуума, що визначається його власною структурою;

в) ріст, що являє собою такий важливий і специфічний аспект поведінки, який підлягає виділенню в спеціальну категорію;

г) інформація і зв'язок, з огляду на їхнє особливе зна- чення, виділяються як окрема категорія з усього комплексу взаємин.

Такі в трактуванні Боулдінга основні положення загальної теорії систем, що свідчать про плідне прагнення перебороти обмежений емпіризм, неспроможність якого стала в наші дні очевидною у всіх галузях знань.

Незаперечним є також методологічне значення системного підходу, який можна розглядати як конкретизацію діалектичного принципу взаємозалежності і взаємодії явища. Таким чином, загальна теорія систем ставить важливі проблеми організації і управління в тому широкому плані, в якому цей термін ро­зуміється в кібернетиці. Виправданість такого розширення понять не потребує спеціальних доказів, оскільки на цій основі були вже отримані видатні теоретичні і практичні результати. Науково-технічна революція веде до автоматизації не тільки виробничих процесів, а й процесів організації і управління.

Таким чином, нові школи і напрямки, втім, як і попередні в американській теорії наукового управління, все ще перебувають у процесі пошуків дійсного предмета і методу дослідження тієї науки, що створюється і стимулюється потребами суспільної практики, яка постійно і неухильно ускладнюється.