Закінчення табл.3.2

1	2	3	4	5	6	7
4. Робота з постачальниками устаткування та виробничих послуг	Ухвалює всі рішення, пов’язані із закупівлею нових видів обладнання, нової техніки і послуг вартістю понад 10 000 грн	Ухвалює всі рішення на отримання консультаційних послуг з питань економіки і фінансів, інжинірінгових послуг. Затверджує пропозиції щодо забезпечення служб необхідним обладнанням	Надає Пропозиції	Надає пропозиції	Співробітничає з постачальниками обладнання, нової техніки і послуг виробничого призначення	Надає пропозиції
5. ...

Зміст матриці відбиває перелік дозволів (обмежень) керівникові того або іншого рівня у вирішенні даного питання.

Розглянуті вище види проектів організації процесу управління (та інші, наприклад, документограми) не замінюють, а швидше доповнюють один одного. Крім того, вони часто ефективні в межах виконання однієї функції або задачі управління. Основний їх недолік полягає в тому, що вони не показують взаємозв’язок задач управління, а встановлюють межі відповідальності. Задача ж проектування організації процесу управління на підприємстві полягає в тому, щоб простежити і доцільно регламентувати відношення комплексу взаємопов’язаних задач або функцій управління. Таку регламентацію організації процесу управління дозволяють зробити посадові інструкції і положення про діяльність підрозділів управління, побудовані на основі розглянутих вище принципів проектування організації процесу управління.

3.3. Регламентація організації процесу управління

Організаційна структура може успішно функціонувати в разі наявності ряду документів, що регламентують відносини, зв’язки і процедури управління, на яких будується організаційний механізм. Їх можна розділити на дві групи.

Перша група – нормативно-правові акти і положення, що визначають відносини між працівниками апарату управління в процесі виконання поставлених задач (Статут підприємства, Положення про діяльність ланок виробничого і управлінського апарату, посадові інструкції).

Друга група – нормативно-технологічні регламенти, що визначають процедурну сторону виконання окремих управлінських робіт, операцій і процесу управління загалом (інструкції, правила, маршрутні і операційні технологічні карти, матриці повноважень і т. д.).

Ієрархія регламентації організації процесу управління має наступні відмінності: на верхньому рівні – регламентація носить загальний характер, на нижньому – регламентуються окремі дії виконавців. В останній час регламентаційні норми та процедури стають основою для здійснення автоматизації керування, тобто застосування автоматичних пристроїв і технічних засобів, обчислювальної та організаційної техніки на базі широкого використання математичних методів під час вирішення завдань керування виробництвом.

Найбільш важливу роль в регламентації системного розподілу повноважень і відповідальності відіграють посадові інструкції. Вони є основними універсальними документами, що визначають відносини між керівниками, фахівцями і технічними виконавцями. Існують різні правила побудови посадових інструкцій. Розглянемо вітчизняну практику, яка, на думку деяких авторів (О.С.Курочкін), більшою мірою, ніж зарубіжна, відповідає системно-цільовому підходу до формування структури й організації процесу управління.

Елемент структури підрозділу організації, що припускає виконання заданого комплексу однорідних операцій, дій, спрямованих на досягнення цілей називають посадою. Усі посади поділяються на категорії відповідно до їхнього місця і ролі в процесі управління – керівники підприємства, його підсистем, виробничих і функціональних ланок, функціональні фахівці, технічні виконавці. Для кожної категорії посад існують загальні права і відповідальність. Вони зумовлені трудовим законодавством і господарським правом, виробничою і технологічною дисципліною. Загальна частина посадових інструкцій, як правило, не має індивідуальних відхилень.

У той же час рішення конкретних задач управління вимагає врахування специфіки кожної посади. У зв’язку з цим встановлюються такі параметри, що контролюються, регламентуються і забезпечують цільову орієнтацію працівників та умови їх ефективної діяльності:

1. Вимоги до освіти (кваліфікації) і стажу роботи по спеціальності. Дані вимоги встановлюються з метою забезпечення наявності відповідного досвіду у співробітників, що обіймають певну посаду.

2. Сфера відповідальності. Вона визначається межами об’єкта управління, на функціонування, стан або використання якого впливає відповідна посадова особа.

3. Задачі (обов’язки) кожної посадової особи встановлюються виходячи з розробленої системи цілей для того структурного рівня, який відповідає ухваленій сфері відповідальності.

4. Права посадової особи можуть бути практично регламентовані можливостями його участі в ухваленні рішень, що впливають на виконання поставлених задач або на умови, в яких протікає цей процес. Наприклад, право затвердити документ означає можливість ухвалити рішення, пов’язане із розпорядженням ресурсами, визначеними сферою відповідальності. Право узгоджувати документ відповідає можливості перешкоджати або не перешкоджати певним діям. Право брати участь в розробці документа означає можливість пропонувати власні рішення. Право контролювати надає змогу впливати на поведінку об’єкта управління, який входить у сферу відповідальності посадової особи.

Регламентація положень, що містяться у посадовій інструкції спрямована на забезпечення певного рівня компетенції (коло повноважень і відповідальності якого-небудь працівника, що виходять з його освіти, технологічного навчання, досвіду й займаної посади) та компетентності (застосовувані працівником у професійних ситуаціях знання, уміння, і навички, які дозволяють виконати належним чином яку-небудь діяльність або функцію) в процесі реалізації робітником своїх прав та обов’язків.

У цьому контексті розрізняють компетентність технічну, як сукупність компетентностей, що відносяться до спеціальних технічних дисциплін (машинобудування, обчислювальна техніка й т.п.) та компетентність управлінську, як сукупність компетентностей, зв'язаних зі стратегічним мисленням, досягненням результатів, прийняттям рішень, керівництвом змінами, діловим спілкуванням і розвитком інших осіб.

Головна характеристика промислового персоналу – його кваліфікація, тобто рівень спеціальних знань та практичних навичок, який дозволяє працівникові виконувати роботу певного ступеня складності. Документ, що визначає вимоги виробництва до змісту праці даної професії й даного рівня кваліфікації або форма підсумкової перевірки й оцінки знань, умінь і навичок робітників, що закінчують виробничо-технічні курси це кваліфікаційна характеристика професії.

Варто зазначити, що при досить високій динамічності виробництва, різноманітті управлінських задач, проблем і умов їх рішення, часто інтуїція і здібності окремих керівників і фахівців можуть впливати на ефективність роботи не менший чином, ніж суворе дотримання процедур і розпоряджень. Тому в реальних умовах повинна бути присутня розумна мінімальність стандартизації і нормування управлінської діяльності.