6.4. Організація та управління процесом обліку зобов'язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства

З метою підвищення ефективності і прозорості використання бюджетних коштів, впровадження методики цільового фінансування та впорядкування процесів відкриття бюджетних асигнувань у 2001 році було запроваджено облік зобов'язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства. На сьогодні цей процес регламентується «Порядком обліку зобов'язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства України», затвердженим Наказом ДКУ від 09.08.2004 р. №136 зі змінами і доповненнями згідно Наказів ДКУ від 21.03.2005 р. №50 та від 23.06.2006 р. №165.

Даний Порядок забезпечує здійснення контролю органами Державного казначейства при прийнятті зобов'язань розпорядниками бюджетних коштів удосконалення механізмів управління бюджетними коштами.

У Бюджетному кодексі бюджетне зобов'язання трактується як будь-яке здійснене відповідно до бюджетного асигнування розміщення замовлення, укладення договору, придбання товару, послуги чи здійснення інших аналогічних операцій протягом бюджетного періоду, згідно з якими необхідно здійснити платежі протягом цього ж періоду або у майбутньому. Тобто зобов'язання має форму угоди з постачальниками послуг, товарів тощо. Виділяють також фінансові зобов'язання, які обліковуються розпорядниками бюджетних коштів як кредиторська заборгованість або реєструються як попередня і авансова оплата.

Ведення обліку зобов'язань розпорядників бюджетних коштів дозволяє вирішити ряд задач:

1) консолідація інформації про зобов'язання розпорядників бюджетних коштів;

2) контроль за прийняттям зобов'язань з боку органів Держказначейства і недопущення перевищення зобов'язань обсягів бюджетних призначень;

3) планування ресурсного балансу, необхідного для прийняття рішень про виділення асигнувань головним розпорядникам бюджетних коштів;

4) запобігання виникненню заборгованості бюджетних установ по платежах та підвищення якості управління наявними бюджетними коштами.

Згідно статті 48 Бюджетного кодексу розпорядники бюджетних коштів мають право брати зобов'язання та здійснювати платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов'язань минулих років, узятих на облік органами Держказначейства. Бюджетні зобов'язання за спеціальним фондом беруться розпорядниками виключно в межах відповідних фактичних надходжень спеціального фонду бюджету.

П орядок взаємодії розпорядників бюджетних коштів та органів Державного казначейства в процесі обліку бюджетних зобов'язань наведено на рис 6.6.

1, 3, 5 – Розпорядники коштів складають реєстри зобов'язань і реєстри фінансових зобов'язань, додають первинні документи або їх копії про взяття зобов'язань та передають до територіальних органів Державного казначейства.

Окремі фінансові зобов'язання, такі як заробітна плата, різні види допомоги, попередня оплата, оформлюються розпорядниками коштів довідкою про суми фінансових зобов'язань і подаються разом з реєстром до органів Держказначейства протягом трьох днів з моменту їх виникнення для резервування коштів на відповідну мету. Слід відмітити, що документи, які додаються до реєстрів, повертаються розпоряднику з відміткою «взято на облік» і повторно подаються в момент оплати фінансового зобов'язання для відмітки про його виконання.

2. Управління ДКУ узагальнюють інформацію про наявність неоплачених фінансових зобов'язань і подають її Головному управлінню ДКУ. Органи ДКУ звіряють подані реєстри зобов'язань та підтверджувальні документи на предмет відповідності даних, уключених до реєстру, та перевіряють наявність залишків невикористаних бюджетних асигнувань за відповідними кодами функціональної і економічної класифікації видатків.

4. Головні управління узагальнюють отриману інформацію та формують зведені дані про зобов'язання і передають ДКУ.

6. ДКУ з метою ефективного управління коштами державного бюджету консолідує інформацію, отриману від Головних управлінь, щодо наявності неоплачених фінансових зобов'язань для прийняття рішень про виділення асигнувань головним розпорядникам бюджетних коштів.

У ході виконання державного бюджету можуть вноситись зміни у кошториси доходів і видатків розпорядників бюджетних коштів. У цьому разі проводиться переоформлення їх зобов'язань. При зміні умов зобов'язань (додаткові договори, розірвання договору) розпорядники бюджетних коштів на протязі трьох днів повинні подати органам ДКУ реєстр зобов'язань та підтвердні документи. Відповідальність за взяті зобов'язання, їх зміст, правильність оформлення та достовірність інформації, уключеної до реєстрів, своєчасність реєстрації зобов'язань несуть розпорядники бюджетних коштів.

Зобов'язання та фінансові зобов'язання розпорядників бюджетних коштів обліковуються органами державного казначейства в бухгалтерському обліку виконання бюджетів. При реєстрації та обліку бюджетних зобов'язань здійснюється перевірка відповідності напрямів витрачання бюджетних коштів бюджетному асигнуванню, паспорту бюджетної програми (у разі застосування програмно-цільового методу у бюджетному процесі). По закінченню бюджетного року розпорядники бюджетних коштів проводять інвентаризацію активів та зобов'язань і, за даними обліку, визначають суми не бюджетних фінансових зобов'язань. Дана інформація надається органам Державного казначейства. До не бюджетних зобов'язань відносяться такі, які взяті розпорядниками бюджетних коштів без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням установлених повноважень і не підлягають оплаті за рахунок бюджетних коштів. Узяття таких зобов'язань є бюджетним правопорушенням.

Органи Державного казначейства можуть відмовити розпорядникам бюджетних коштів у реєстрації їх зобов'язань. До причин відмов відносяться:

– відсутність документів, які підтверджують факт узяття зобов'язань;

– невідповідність напрямів витрачання бюджетних коштів зобов'язанню;

– неподання або подання неповного пакету підтвердних документів щодо проведення процедур закупівлі товарів, послуг за бюджетні кошти;

–недотримання розпорядниками бюджетних коштів бюджетних повноважень та обмежень, які вводяться законодавством та нормативно-правовими актами;

– недотримання вимог щодо оформлення поданих документів.

Розпорядники бюджетних коштів у разі усунення недоліків подають виправлені документи в органи Державного казначейства для обліку. Таким чином запровадження механізму обліку зобов'язань розпорядників бюджетних коштів дозволяє заощадити державні фінанси і підвищити ефективність управління ними.