8.3. Принципи та правила ведення бухгалтерського обліку в органах Казначейства України.

В Україні облік виконання державного та місцевих бюджетів за доходами і видатками здійснюють органи Державного казначейства. Зі створення Державного казначейства України (на яке було покладено функцію ведення бухгалтерського обліку) і розпочалось становлення діючої системи бюджетного обліку у нашій державі.

Наказом Держказначейства від 28.11.2000 р. № 119 (із внесеними змінами) затверджено Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності виконання державного та місцевих бюджетів в органах Державного казначейства України. Це положення розроблено на основі Закону України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність”, чинного законодавства України, нормативно-правової бази бюджетного процесу (у тому числі нормативних актів Державного казначейства України), основних принципів міжнародних стандартів бухгалтерського обліку. Положення визначає і регулює в межах повноважень, наданих Державному казначейству, єдиний методологічний та організаційний порядок ведення бухгалтерського обліку і звітності в органах Державного казначейства з виконання державного та місцевих бюджетів.

Оскільки органи Держказначейства належать до бюджетних установ, крім обліку виконання бюджету вони здійснюють облік виконання своїх кошторисів. Облік виконання бюджету і кошторису в органах Держказначейства чітко розмежовані.

Бухгалтерський облік в органах Державного казначейства України – це складова системи обліку, що включає сукупність правил, методик та процедур обліку для виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та обміну інформацією про операції в органах Державного казначейства та передачі її зовнішнім користувачам, а також внутрішнім користувачам для прийняття управлінських рішень. На основі даних бухгалтерського обліку складається фінансова звітність про виконання бюджетів.

Бухгалтерський облік виконання бюджетів є основою інформаційної системи органів Державного казначейства, за допомогою якого здійснені операції відображаються за відповідними рахунками в автоматизованому режимі.

Система бюджетного обліку складається з трьох підсистем (видів) обліку – бухгалтерського, бюджетного (фінансового) і управлінського, які ґрунтуються на єдиній теоретичній та інформаційній базі, відрізняючись за формою і періодичністю розрахунку даних (рис. 8.3).

Рис. 8.3. Система бухгалтерського обліку в органах Державного казначейства України.

Управлінський облік ведеться органами Державного казначейства для забезпечення внутрішніх потреб в інформації виходячи зі специфіки виконання бюджетів та особливостей їх діяльності. Ведення бухгалтерського обліку та формування звітності в органах Держказначейства повинні базуватися на дотриманні ряду принципів (табл. 8.1).

Таблиця 8.1

Принципи обліку і формування звітності в органах Державного казначейства України

Принцип	Зміст принципу
Законність	звітність повинна відповідати правилам та процедурам, які передбачені законодавчими та нормативними актами
Достовірність	правдиве відображення у бухгалтерській звітності фінансових операцій держави з дотриманням вимог відповідних нормативних актів
Повнота бухгалтерського обліку	всі операції по виконанню бюджетів в органах Державного казначейства підлягають реєстрації на рахунках бухгалтерського обліку без будь-яких винятків
Дата операції	операції по виконанню бюджетів реєструються в бухгалтерському обліку в момент проведення відповідних платежів, що відповідає касовому методу ведення бухгалтерського обліку
Прийнятність вхідного балансу	залишки за рахунками на початок поточного звітного періоду мають відповідати залишкам за станом на кінець попереднього звітного періоду
Превалювання сутності над формою	операції обліковуються та розкриваються у звітності відповідно до їх суті та економічного змісту, а не за їх юридичною формою
Суттєвість	у фінансових звітах має відображатись уся істотна інформація, корисна для прийняття рішень керівництвом. Інформація є суттєвою, якщо її перекручення може вплинути на економічні рішення користувачів
Доречність	корисність інформації для підготовки та прийняття економічних рішень
Відкритість	фінансові звіти мають бути достатньо зрозумілими і детальними, щоб уникнути двозначності, правдиво відображати операції з необхідними поясненнями в записках
Сталість	постійне, протягом бюджетного року, застосування обраних методів
Правильність	сумлінне застосування прийнятих правил та процедур
Обережність	обґрунтована, розсудлива оцінка фактів
Незалежність	відокремленість фінансових бюджетних років (звітних періодів)
Співставність	можливість визначення тенденцій виконання бюджету через співставлення інформації, що міститься у бухгалтерському обліку і звітності за певний період часу
Своєчасність	забезпечення своєчасною інформацією органів законодавчої та виконавчої влади, які приймають рішення, здійснюють оцінку виконання бюджету, готують пропозиції щодо складання бюджету тощо, та інших користувачів
Безперервність	оцінка активів здійснюється виходячи з того, що процес виконання бюджетів є постійним
Консолідація	складання зведеної фінансової звітності про виконання бюджетів в цілому по системі Держказначейства з урахуванням підвідомчих управлінь у розрізі бюджетів, за винятком залишків за внутрішньосистемними розрахунками
Окреме відображення активів і пасивів	всі рахунки активів та пасивів оцінюються окремо і відображаються в розгорнутому вигляді. Усі рахунки є активними або пасивними за винятком клірингових (рахунків за розрахунками), технічних та транзитних рахунків

Основним завданням системи бухгалтерського обліку Державного казначейства по виконанню бюджетів є:

• дотримання принципів ведення обліку і формування звітності;

• своєчасне, повне і достовірне відображення в обліку за відповідними рахунками і параметрами операцій по виконанню бюджетів, які здійснюються на підставі первинних документів клієнтів, органів, які мають право безспірного списання коштів, електронних документів та внутрішніх документів Державного казначейства, складених згідно з діючим законодавством, підписаних уповноваженими особами клієнтів, органу стягнення та Державного казначейства;

• щоденне завершення та звірка всіх облікових процесів, регістрів та документів, в тому числі пов’язаних з надходженням та перерахуванням коштів по системах міжбанківських електронних платежів і внутрішній платіжній системі Державного казначейства; складання щоденного балансу та автоматизована перевірка відповідності даних аналітичного обліку даним балансу;

• достовірне відображення в обліку і звітності руху використання фінансових та інших ресурсів бюджетів, надання об’єктивної і порівняльної інформації про стан зобов’язань, активів, результатів виконання бюджетів, в тому числі у розрізі окремих органів Державного казначейства.

Користувачі економічної інформації бухгалтерського обліку є:

• внутрішні (органи Державного казначейства та їх структурні підрозділи) – з метою планування, оцінки та контролю за щоденними операціями органів Державного казначейства, а також для управління бюджетними коштами;

• зовнішні (Міністерство фінансів України та його органи, інші органи законодавчої і виконавчої влади – з метою оцінки минулих та майбутніх результатів виконання державного та місцевих бюджетів).

Повнота і достовірність операцій в бухгалтерському обліку можливі лише за умови функціонування ефективної облікової політики, яка має бути постійною на протязі тривалого періоду і забезпечувати повноту відображення в бухгалтерському обліку всіх операцій, що здійснюються органами Держказначейства за звітний період, відповідність показників звітності записам на рахунках бухгалтерського обліку, раціональне ведення обліку з урахуванням особливостей бюджетного процесу.

Облікова політика Держказначейства – це сукупність визначених у межах чинного законодавства принципів, методів і процедур, що використовуються Державним казначейством України для складання та подання фінансової звітності про виконання бюджетів.

Підставою для бухгалтерського обліку операцій по виконанню бюджетів є первинні документи, які фіксують факти здійснення цих операцій. Первинний документ – документ, який містить відомості про певну операцію та підтверджує її здійснення. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення, та можуть складатися у паперовій формі або у вигляді електронних записів у формі, яка доступна для читання та виключає внесення будь-яких змін. При електронному записі облікових регістрів повинно бути забезпечено отримання таких документів на паперових носіях.

Для безготівкових розрахунків використовуються меморіальні документи – меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, акредитиви, векселі, чеки. Електронні документи – розрахункові документи, повідомлення у вигляді файлу при передачі електронною поштою.

Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);

• дату і місце складання;

• назву установи, від імені якої складено документ;

• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

• посади осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку.

Регістри синтетичного та аналітичного обліку операцій з виконання бюджету – це носії спеціального формату у вигляді відомостей, книг, журналів, карток обліку, призначенням яких є хронологічне та систематичне накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів. Державне казначейство України розробляє і затверджує форми регістрів обліку, наприклад, оборотно-сальдовий баланс (щоденний баланс оборотів і залишків за балансовими, бюджетними, позабалансовими рахунками та рахунками управлінського обліку), особові картки, сальдові і оборотно-сальдові відомості за аналітичними рахунками.

Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на перше число кожного місяця.

Регістри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реєстрації операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Операції з виконання бюджету повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.