6.3. Методи організаційного впливу

Організаційні методи управління реалізують мотиви примусового характеру. Їх існування обумовлене зацікавленістю людей у спільній організації праці. Організаційні методи управління − це комплекс способів та прийомів впливу на людей, заснованих на використанні організаційних відносин та адміністративній владі керівництва. Всі організаційні методи управління поділяються на регламентуючі та розпорядчі.

Зміст регламентуючих методів полягає у формуванні структури та ієрархії управління, делегуванні повноважень та відповідальності членам організації, визначенні орієнтирів діяльності підлеглих, наданні методич–ної, інструктивної та іншої допомоги виконавцям [107].

Розпорядчі методи управління охоплюють поточну оперативну організаційну роботу, тобто визначення і розподіл конкретних завдань виконавцям, контроль за їх виконанням, проведення нарад тощо.

Організаційні і розпорядчі методи управління є методами прямої дії, оскільки мають директивний, обов'язковий характер. Вони ґрунту–ються на таких управлінських відносинах, як дисципліна, відповідаль–ність, влада, примус. Обидва ці види методів і впливів використовуються спільно, доповнюючи один одного, але між ними існують певні відмінності. Так, при використанні організаційних методів (організаційне регламентування, нормування, проектування) не вказуються конкретні особи, не встановлюються конкретні дати виконання (хоч може бути встановлений термін виконання роботи), натомість, використання розпорядчих методів (наказ, розпорядження, постанова) передбачає зазначення прізвищ виконавців і конкретних термінів виконання поставлених завдань.

Якщо організаційні методи, як правило, базуються на типових ситуаціях, то розпорядчі - більшою мірою зорієнтовані на конкретні, що склались у даний момент чи прогнозуються у майбутньому. У практичних умовах розпорядчі методи, як правило, ґрунтуються на правилах і нормах, що вироблені в процесі здійснення організаційних методів.

Процес організаційного впливу здійснюється поетапно у такій послідовності [107]:

1. Визначення завдання і критеріїв його виконання. У самому завданні повинні бути встановлені показники, за якими можна вважати наскільки ефективно виконано завдання.

2. Адресність − це точна вказівка особи, яку стосується даний наказ чи розпорядження. Безадресність розпорядження породжує його невиконання.

3. Важливим елементом організаційного впливу є формулювання розпорядження. Воно повинно бути зрозумілим для виконавця, не допускати можливості неправильного тлумачення. Тут треба мати на увазі, що, зіткнувшись з труднощами, виконавці іноді можуть тлумачити завдання таким чином, щоб була можливість не виконувати якусь його частину.

У розпорядженні не тільки вказуються завдання, але і встанов–люються конкретні обов’язки працівників, порядок роботи, виконавці наділяються необхідними повноваженнями (делегування повноважень).

Не дивлячись на те, що повноваження працівника визначається посадовою інструкцією, менеджер у кожному конкретному випадку визначає повноваження, які необхідні для виконання цього завдання. Якщо працівник має достатні права, то його повноваження спеціально не підкреслюються. Але і в цьому випадку менеджер повинен завжди порівнювати завдання і обсяг прав, які має виконавець.

Баланс між завданням і правами − це одна із важливих проблем адміністративного впливу.

Найважливішою складовою частиною прав є ресурси, якими розпоряджається виконавець. Необхідно оцінювати не тільки баланс «завдання − права», але і баланс «завдання − ресурси». Під ресурсами слід розуміти: персонал, засоби, фінанси, знання, навички та ін.

4. Наступним елементом організаційного впливу є встановлення відповідальності. Виконавець повинен знати, які взагалі заходи стосовно нього може здійснити менеджер. Йому треба також знати міру відповідальності за невиконання, або неякісне виконання завдання у даному конкретному випадку. При цьому треба прагнути досягти відповідності між характером завдання, його важливістю і мірою відповідальності (баланс «завдання — відповідальність»). Окрім цього важливим є співвідношення прав і відповідальності, ресурсів і відповідальності.

Дезорганізуючим керівництвом є наявність великих прав при малій відповідальності як і відповідальність без необхідних прав при виконанні завдання.

Відповідальність є одним із елементів більш широкої проблеми мотивації підлеглих.

Менеджер, при видачі розпорядження, спирається на свої повнова–ження, права та дисципліну. Але для підсилення впливу він підкріплює розпорядження заходами матеріального, соціального та морального стимулювання, не дивлячись на те, що ці заходи виходять за межі організаційного впливу.

5. Необхідним елементом організаційного впливу є інструктаж підлеглих при видачі завдання. Головним тут є роз’яснення, переко–нання, навчання як виконувати завдання. В окремих випадках інструктаж має велике значення, особливо коли працівник повинен виконувати завдання вперше при недостатньому досвіді роботи. Інструктаж може бути одноразовим і періодичним, при необхідності.

6. Важливим елементом організаційного впливу є облік роботи, яка виконана і кінцевого результату. Менеджер повинен встановити, коли і яка інформація повинна надходити, хто її надає. У простих завданнях спеціальна інформація не потрібна, достатньо контролю результатів виконання. Але при складних завданнях менеджер повинен встановити систему інформації, яка може бути прямою (від виконавця) і непрямою (із інших джерел).

7. Наступним елементом організаційного впливу є видання розпо–ряджень у ході виконання завдання. Його необхідність полягає в уточненні та координуванні виконання завдання. При цьому необхідно враховувати: будь-які розпорядження повинні бути об’єктивно необхід–ними і випливати із діючого стану справи, а не із бажання командувати підлеглими.

8. Розпорядження не повинні шкодити авторитету менеджера та його статусу в очах підлеглих.

9. Розпорядження повинні передбачати і враховувати індивідуальні особливості окремих підлеглих − кваліфікацію, особисті якості, досвід, вік.

10. Розпорядження можуть мати різні форми і видаватись різними способами залежно від конкретних умов та особливостей, що характеризують посадове становище осіб, яким вони адресовані. Вони можуть бути прямими і деталізованими, загальними і конкретними, але завжди давати можливість розробки деталей, ініціативі виконавця.

11. Останнім елементом організаційного впливу є контроль вико–нання і підведення підсумків. Менеджер повинен завжди підбивати підсумки і чітко фіксувати час виконання, звертаючи на це увагу виконавця. Негативно впливає на виконавця те, коли менеджер не підбиває підсумки результатів виконання завдання. Це послаблює дисципліну і дає можливість іноді не звітувати не лише про виконання, але й про невиконання завдання.

Складові частини організаційного впливу прості і дуже зрозумілі. Але на практиці їх дотримання − справа не така вже й проста. Багато труднощів у роботі менеджера і виникають через те, що не виконуються елементарні прийоми організаційного впливу на підлеглих і можуть створюватись небажані ситуації

У табл. 6.1 подані методи організаційного впливу [18].

Таблиця 6.1