7.2. Облік робочого часу

Облік робочого часу – це виявлення і фіксація виходу працівника на роботу, отримання відомостей про фактично відпрацьований час кожним працівником. Облік робочого часу є необхідною умовою ефективного використання працівниками робочого часу, дотримання роботодавцем і працівниками нормативів робочого часу та організації оплати праці працівників. Обліку у відповідних облікових документах (табелях, табельних картках тощо) підлягає фактично відпрацьований (фактичний) і втрачений час (прогули, запізнення, дочасне закінчення роботи тощо). В облікових документах максимально чітко відображаються як час виконання працівником роботи (наприклад, відрядження, простій, надурочні роботи тощо), так і час відпочинку (наприклад, відгул або відпустка).

На теперішній час в Україні існує три види обліку робочого часу: щоденний, щотижневий та підсумований (ст. 50, 51, 61 КЗпП України).

При щоденному обліку підраховується робочий час протягом кожного дня. Така система обліку робочого часу застосовується при точно встановленому робочому часі, який має однакову щоденну тривалість. При поденному обліку переробка протягом робочого дня не може бути компенсована недоробкою в інші дні. Відповідно до ст. 61 КЗпП України на безперервно діючих підприємствах, в установах і організаціях, а також в окремих виробництвах, цехах, дільницях, відділеннях і на деяких видах робіт, де за умовами виробництва (роботи) не може дотримуваться встановлена для даної категорії працівників щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, допускається за погодженням з профспілковим комітетом підприємства, установи, організації введення підсумованого обліку робочого часу з тим, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала встановленої кількості робочих годин (40-годинного робочого тижня або скороченого робочого часу для окремих категорій працівників).

Щотижневий облік використовується тоді, коли тривалість щоденної роботи може бути неоднаковою, але за тиждень працівник реалізує встановлену норму робочого часу − 24, 36 годин тощо, але не більше 40 годин.

Щотижневий облік означає, що норма робочого часу реалізується в рамках одного тижня з повною кількістю робочих днів, водночас тривалість щоденної роботи може мати відхилення в окремі дні тижня. У такому разі "переробка" годин вважається надурочною роботою.

Підсумований облік робочого часу допускається на безперервно діючих підприємствах, а також при виконанні окремих видів робіт, де за умовами виробництва не може дотримуватися встановлена для певної категорії працівників стабільна щоденна або щотижнева тривалість робочого часу.

При підсумованому обліку робочого часу можлива переробка двох видів. Переробка понад норму годин і водночас понад встановлений графік є надурочною роботою і компенсується підвищеною оплатою. Переробка понад норму годин, але відповідно до встановленого графіка не визнається надурочною роботою. Переробка за графіком компенсу–ється не підвищеною оплатою, як надурочна робота, а додатковими днями відпочинку [13].

Працівникам, для яких встановлений підсумований облік робочого часу, щотижневі дні відпочинку можуть встановлюватися в різні дні тижня відповідно до графіків змінності.

Однак діяльність менеджера є особливим видом діяльності, яка має свої особливості трудового процесу. Це зобов’язує менеджера крім підпорядкування своєї діяльності загально встановленим вимогам, вміти вести облік витрат свого часу з урахуванням конкретної роботи, яку він виконує. Зрозуміло що менеджеру дуже важко наперед знати про фактичну тривалість виконання тих завдань, які стоять перед ним у найближчої перспективі. Для цього треба проводити спеціальні спостереження, вивчати особливості, витрати часу протягом робочого дня. При цьому тільки облік усіх робіт і часу на їх виконання може дати повну картину навантаження менеджера.

Способи і форми обліку залежать від його цілей. Так для вдо–сконалення організації праці менеджера доцільно проводити фотографію і самофотографування як робочого, так і вільного часу. Але сам процес фотографії робочого часу нічого не вартий без систематичного аналізу. Саме дані аналізу дають змогу оцінити стан обліку робочого часу і рівень організації праці керівника.

Фотографія робочого часу – метод, при якому вимірюються всі без винятку витрати робочого часу протягом певного періоду. При використанні фотографії робочого часу за мету є складання фактичного балансу витрат часу та виявлення і усунення втрат часу протягом робочого дня.

Самофотографія – різновид індивідуальної фотографії, розрахо-ваний на те, що працівник сам проводитиме спостереження за своєю роботою і фіксуватиме втрати робочого часу з різних причин, у першу чергу ті, що трапляються не з його вини. Це досить ефективний метод спостере-ження за трудовим процесом і виявлення резервів економії робочого часу, пов'язаних із якістю обслуговування.

Менеджеру всі справи виконати неможливо. Визначення пріоритетності є настільки звичайною справою, що часто виконується несистематично і навіть несвідомо.

Визначення пріоритетності завдань дає змогу менеджеру: • працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями; • концентрувати увагу на виконанні тільки одного завдання; • вилучити справи, які можуть виконати інші; • наприкінці планового періоду закінчити вирішення найважливіших питань; • не залишати невиконаними завдання, які належать до виконання.

Отже, визначення пріоритетів сприяє дотриманню запланованих строків, мотивації менеджера і його підлеглих, зменшенню ймовірності виникнення конфліктів і стресів.

Основними критеріями визначення пріоритетності справ при складанні плану особистої роботи менеджера повинні бути: • важливість; • терміновість;

• фіксованість у часі.

Вибір пріоритетних справ може здійснюватися за допомогою: принципу Паретто, методу АБВ-аналізу, методу Ейзенхауера.

Принцип Паретто (співвідношення 80:20). “Усередині даної групи окремі малі частини виявляють набагато більшу значущість, ніж це відповідає їх відносній питомій вазі в цій групі”. Виходячи з цієї закономірності, можна зробити висновок стосовно до робочої ситуації керівника: у процесі роботи за перші 20% часу, що витрачається, досягається 80% результатів. Це означає, що не слід відразу братися за найлегші, цікаві або ті, що потребують мінімальних витрат часу, справи. Необхідно приступати до питань, розуміючи їх значення і важливість. Установлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ.

Техніка цього аналізу виходить з досвіду, що частки у відсотках більш і менш важливих справ у сумі залишаються незмінними. За допомогою букв А, Б і В завданя поділяються на три групи, відповідно до їх значущості – найважливіші, важливі і несуттєві (менш важливі). Аналіз АБВ ґрунтується на трьох закономірностях: Найважливіші завдання складають приблизно 15% усієї кількості справ, якими займається керівник. Внесок цих завдань для досягнення цілі складає близько 65%. На важливі завдання припадає близько 20% загальної кількості справ, значущість яких також близько 20%. Менш важливі і несуттєві завдання складають близько 65% усіх справ, а значущість їх складає усього лише приблизно 15%. Щоб застосувати аналіз АБВ, необхідно дотримуватись такого:

скласти список усіх майбутніх завдань;

систематизувати їх поза ступенем важливості й установити черговість;

оцінити завдання відповідно до категорій А, Б, В;

завдання категорії А керівник повинен виконувати сам;

завдання категорії Б варто передоручити;

завдання, що залишилися, наймаловажніші і підлягають обов'язко–вому передорученню.

Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера [94].

Цей принцип є простим допоміжним засобом у випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якому завданню віддати перевагу. Пріоритети встановлюються за такими критеріями, як термі–новість і важливість справи. Усі справи підрозділяються на 4 групи:

1. Термінові /важливі справи/ – їх необхідно виконувати керів–нику самостійно;

2. Термінові /менш важливі справи/ - їх варто делегувати;

3. Менш термінові /важливі задачі/ – їх необов'язково виконувати відразу, але виконувати їх треба самостійно;

4. Менш термінові /менш важливі справи/ – від їх виконання варто утриматися.

Таким чином, облік робочого часу і здатність визначення найбільш важливих справ разом з терміном їх виконання є постійною складовою діяльності менеджера. Від його здатності кваліфіковано визначити значущість справи залежить ефективність використання робочого часу як самим менеджером, так і підлеглими.