Тема 8. Раціональна організація розумової праці менеджера

Мета лекції - розкрити сутність наукової організації робочого часу менеджера. Визначити групи проблем, що вирішує наукова організація праці; напрями раціоналізації управлінської праці; принципи наукової організації праці. Розглянути робоче місце як елемент, що поєднує людину і результати роботи. Розглянути організацію робочого місця, планування робочого місця, оснащення робочого місця та організацію обслуговування робочого місця менеджера. Визначити значення механізації, автоматизації, інформаційного забезпечення та інформа-ційних технологій у праці менеджера.

Ключові слова: наукова організація праці менеджера, оргпроекту–вання, механізація й автоматизація, оргтехніка, автоматизовані робочі місця, інформація, діловодство, документаційне забезпечення менедж–менту.

Основні питання:

8.1. Сутність наукової організації праці менеджера.

8.2. Механізація й автоматизація праці менеджера.

8.3. Інформаційне та документаційне забезпечення роботи менед–жера.

Професійні компетентності, що формуються: здатність до визначення факторів, які забезпечують високу працездатність людини; здатність планувати своє робоче місце і облаштовувати його; здатність до визначення можливостей механізації й автоматизації розумової праці менеджера; здатність до творчого мислення; здатність до визначення причин, які призводять до незадоволеності роботою; здатність до залучення до себе людей

8.1. Сутність наукової організації праці менеджера

Одним з найважливіших напрямів забезпечення соціальної спрямованості ринкової економіки є раціонально побудована організація праці на всіх рівнях управління. Організована на науковій основі праця є провідним фактором зростання її продуктивності і зниження загально–виробничих витрат, основою забезпечення конкурентоспроможності господарюючих суб'єктів ринкової економіки.

Праця менеджера будь-якого підприємства чи організації не тільки об'єктивно обумовлена, вона має ініціативний, творчий характер. З одного боку, організація його роботи підпорядкована певним закономір–ностям, принципам, правилам, а з іншого - ці правила самі вимагають творчого осмислення для визначення ступеня їх застосовності з урахуванням існуючої виробничої ситуації. Відповідні принципи і правила слугують у даній ситуації лише вихідним пунктом для роботи менеджера над удосконаленням індивідуального робочого стилю, навичок і вмінь, методів організації управлінської праці.

Під науковою організацією праці менеджера розуміють багато–факторну систему комплексних заходів (економічних, соціальних, техніч–них, організаційних, господарських, психофізіологічних), що забезпе–чують планомірне і найбільш ефективне використання праці працівників апарату управління. Ці заходи повинні встановити найбільш ефективний зв'язок апарату управління з керованим колективом і з зовнішніми організаціями [39].

Крім того, повинні бути забезпечені економічність, оперативність і надійність управління. Управлінська праця є специфічним різновидом розумової праці, що прямо не бере участі у створенні матеріально-речових цінностей. Але через організацію праці безпосередніх виконавців праця менеджера впливає на предмети праці, тим самим прямо і безпосередньо впливаючи на результати виробництва.

У змісті організації праці, виходячи з особливостей вирішуваних завдань, виділяють ряд елементів. Основні з них [46]:

• поділ і кооперація праці, що передбачають науково обґрунтований розподіл працівників по об'єднаним в певну систему трудовим функціям, обладнання, механізмів і робочих місць, а також у відповідне угруповання і комбінування працівників у структурні підрозділи;

• нормування праці, що припускає ретельний розрахунок норм витрат праці на виконання відповідних функцій як основу для організації праці і визначення ефективності управлінської діяльності;

• організація і обслуговування робочих місць, що охоплює їх раціональне планування й оснащення, ефективну систему обслугову–вання робочих місць, атестацію та раціоналізацію робочих місць;

• організація підбору персоналу та його розвиток, що включають у себе: планування персоналу, профорієнтацію і профвідбір, наймання персоналу, розробку концепції розвитку персоналу та її реалізацію (кваліфікаційне зростання, планування кар'єри тощо);

• покращення умов праці, що передбачає усунення шкідливості виробництва, важких фізичних, психологічних і емоційних навантажень, упровадження естетики у виробниче середовище, формування системи охорони і безпеки праці;

• ефективне використання робочого часу, оптимізація режимів праці та відпочинку;

• раціоналізація трудових процесів, впровадження оптимальних прийомів і методів праці, що включають в себе вивчення трудових процесів із застосуванням різних способів і технічних засобів, відбір найбільш раціональних прийомів і методів праці, їх удосконалення та впровадження шляхом організації виробничого інструктажу, навчання; розширення та оновлення науково-технічної інформації;

• зміцнення дисципліни праці, що передбачає комплекс заходів щодо посилення виробничої та трудової дисципліни, формування почуття відповідальності, розвиток творчої ініціативи та інших форм активної участі працівників у житті підприємств, організацій.

Ефективність праці менеджера залежить від ряду організаційних, економічних та психологічних умов. Це може бути прямий ефект, якщо результатом є скорочення чисельності або величини витрат на утримання адміністративно-управлінського апарату, або непрямий ефект, якщо результатом є кінцеві результати виробництва.

В основі раціональної організації праці менеджера лежать такі принципи [14]:

1. Комплексність. Проблема організації управлінської праці повинна вирішуватися всебічно, з урахуванням усіх аспектів управлінської діяльності. Принцип комплексності передбачає, що організація управ–лінської праці розвивається не за одним напрямком, а за їх сукупністю, стосується не одного працівника, а усього управлінського колективу.

2. Системність. Якщо принцип комплексності вимагає повноти розгляду об'єкта в усіх напрямах, то принцип системності припускає їхнє взаємне узгодження, ув'язування, усунення протиріч. У результаті такого підходу створюється система організації праці, в рамках якої всі її складові частини взаємно узгоджені і діють в інтересах ефективного функціонування всієї системи

3. Регламентація. Це встановлення і суворе дотримання певних правил, положень, вказівок, інструкцій, нормативів та інших нормативних документів, заснованих на об'єктивних закономірностях розвитку системи управління. При цьому виділяється коло питань, які підлягають жорсткій регламентації, і питання, для яких потрібні лише рекомендації.

4. Спеціалізація. Вона полягає в закріпленні за кожним підрозділом певних функцій, робіт і операцій з покладанням на них повної відповідальності за кінцеві результати його діяльності в процесі управління. При цьому слід пам'ятати, що існують межі спеціалізації, які не можна переступати, щоб не стримувати творче зростання працівників, змістовність їхньої праці.

5. Стабільність. Трудовий колектив повинен працювати в умовах стабільності його складу, функцій і завдань, що вирішуються колективом. Це не виключає динаміку у розвитку колективу. Важливо, щоб зміна змісту і складу задач були зумовлені об'єктивно необхідними потребами і відбувалися на науковій основі.

6. Цілеспрямована творчість полягає в досягненні двох взаємо-залежних цілей: забезпечення творчого підходу при проектуванні і впровадженні передових прийомів праці та максимальне використання творчого потенціалу менеджерів у їхній повсякденній діяльності.

Кожен з розглянутих вище принципів має самостійне значення. Разом з тим вони доповнюють один одного, розкриваючи різні способи спільного підходу до організації управлінської праці.

У 70-х роках з'явилося поняття «оргпроектування», яке є актуальним і в сучасних умовах. Воно виражає тенденції розвитку наукової організації управлінської праці. Оргпроектування – це процес розробки та впровадження проектів раціоналізації управлінської праці на базі вимог НОП і можливостей сучасної організаційної та обчислю–вальної техніки з метою підвищення ефективності роботи апарату управління. Оргпроектування пропонує здійснювати організацію управ–лінської праці за такими основними напрямками:

• раціоналізація організаційної та функціональної структури апарату управління;

• раціоналізація технології виконання основних і найбільш поширених видів робіт, умов праці та використання робочого часу персоналу;

• раціоналізація документообігу і документаційного забезпечення діяльності менеджера;

• підвищення оснащеності апарату управління за допомогою організаційної та обчислювальної технікою й автоматизація праці персоналу.

Організація процесів праці персоналу управління полягає в проектуванні та впровадженні раціональних систем і методів виконання покладених на нього функцій з урахуванням застосування необхідних технічних засобів [15].

Методики оцінки якості праці орієнтують керівника на раціональне використання робочого часу, поліпшення дисципліни і, в основному, спрямовані на вдосконалення організації його праці.

Від вміння керівника організувати працю підпорядкованих підроз–ділів і свою особисту працю залежать загальні результати роботи колективу: якість і своєчасність виконання виробничих завдань, дотри–мання правил техніки безпеки, продуктивне використання робочого часу, машин, інструменту, раціоналізація матеріальних витрат тощо.