8.3. Інформаційне та документаційне забезпечення роботи менеджера

Інформація відіграє в менеджменті досить важливу роль. Хоч і вважається, що менеджер приймає рішення стосовно якогось конкретного випадку, в дійсності він приймає рішення на основі інформації про цей випадок. Тобто, інформація є для менеджера з одного боку – основним предметом праці, а з іншого – результатом його праці у вигляді управлінського рішення.

Інформація − це сукупність повідомлень (у будь-якій формі), знань, даних про стан системи (об’єкта) управління та її функціонування, які використовуються для оцінювання ситуації і розроблення управлінських рішень [14].

Сукупність методів та засобів відбору, класифікації, зберігання, пошуку, оновлення й обробки інформації в системі управління складає інформаційне забезпечення праці менеджера [104].

У сучасних умовах зростають вимоги до обґрунтованості управлінських рішень, вироблених на основі точної й достовірної інформації. Часто інформацію ототожнюють з будь-якими відомостями (даними), але менеджеру необхідні не різноманітні звіти, довідки та інші дані, а тільки ті, які потрібні для вирішення конкретних завдань. Отже, корисною для менеджера буде лише та інформація, яка відповідає певним критеріям, я саме: достовірність, актуальність, своєчасність, змістовність, доступність і однозначність сприйняття.

У випадку неефективності даних створюється ілюзія інформо–ваності. Тому менеджер має забезпечити перевірку їх достовірності шляхом одержання її із різних джерел. Він повинен мати уявлення про способи одержання даних.

Актуальність даних тісно пов’язана з їх новизною і може оцінюватися часом від конкретних подій, фактів, стану до невикористання даних про нього. Оперативні дані швидко втрачають свою актуальність, та часто використовуються лише один раз. Відомості узагальнені, аналітичного характеру зберігають свою актуальність протягом довгого періоду і неодноразово застосовуються.

Своєчасність даних – це властивість, близька до актуальності, але має деякі відмінності від неї. Дані надходять своєчасно, якщо вони не запізнюються до оптимальних строків прийняття рішення. Але своєчасно – не означає завчасно, тому що зібрані раніше потрібного дані втрачають свою актуальність. Своєчасність інформації забезпечується викорис–танням сучасних технічних засобів управління правильним визначенням строків збору і обробки оперативних даних.

Дуже важливими є змістовність та доступність їх сприйняття. Оперативні дані можна надавати у вигляді таблиць, діаграм, схем тощо, де порівнюються відомості аналогічного характеру попередніх періодів. Тут важливим є стислість викладення, що досягається не за методом відхилення, а шляхом узагальнення та виділення важливих моментів.

Отже, при організації інформаційного обслуговування необхідно відповідним чином організувати працю спеціалістів функціональних служб, канцелярії, секретаря, які володіють навичками обробки, аналізу та оформлення інформацій, у тому числі з використанням комп’ютера.

Основні джерела інформації поділяються на внутрішні та зовнішні.

Внутрішньою інформацією називаються дані, які отримують усередині самого підприємства, для якого проводиться дослідження. Внутрішня інформація − це внутрішні дані, які збиралися для будь-яких цілей, що відрізняються від завдань проведеного дослідження (ці дані менш корисні в питанні ухвалення рішень, орієнтованих на майбутнє, але навіть в цьому випадку вони можуть послужити відправною точкою майбутніх досліджень).

Серед джерел внутрішньої інформації виділяються:

• статистична звітність підприємства;

• бухгалтерська звітність підприємства;

• внутрішня статистика;

• матеріали раніше проведених досліджень;

• дані заявок, замовлень, договорів;

• акти ревізій, перевірок;

• відомості, що надходять;

• різного роду довідки звіти;

• оперативна та поточна виробнича і науково-технічна інформація;

• ділова переписка і т. д.

Зовнішня інформація це та, яка залучена з сторонніх відносно підприємства джерел.

Зовнішні джерела можуть бути в подальшому поділені на ті, які регулярно публікують статистичну інформацію та надають її зацікав–леним особам безкоштовно, і на комерційні організації, які продають свої інформаційні послуги різним користувачам.

Система зовнішньої інформації орієнтована на джерела, за допомогою яких можна отримати інформацію про події та ситуації, що складаються у зовнішній маркетинговому середовищі.

До джерел отримання зовнішньої інформації відносяться:

• дані переписів та інші офіційні публікації;

• інформація по підприємствам та галузям промисловості;

• окремі видання, довідники і покажчики;

• інформація про ринки і споживачах;

• загальноекономічна і статистична інформація;

• загальні довідники з економічної інформації.

До джерел зовнішньої вторинної інформації також відносяться виставки, ярмарки, наради, конференції, презентації, дні відкритих дверей, бази і банки даних, а також інформація мережі Інтернет [5].

В управлінській діяльності значну частину інформації фіксують. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. Організа–ція роботи щодо фіксування інформації на документах, а також упровадження загальних правил документування управлінської діяль–ності, регламентація порядку роботи з документами є обов’язковим елементом управлінської діяльності.

Сучасний управлінський документ потребує вироблення відповідної стратегії на підприємстві чи організації, а також управління ним як інформаційним ресурсом. Цим питанням займається діловодство.

Діловодство − це певний процес організації роботи з документами, основною метою якого є регулювання їх руху з точки зору доцільності та раціональності, а також супровід і контроль за їх виконанням у конкретній управлінській системі.

Діловодство виконує функцію інформаційного постачання на всі ділянки управління такої документації, обсяги та якість якої відповідали вимогам та потребам прийняття та виконання управлінських рішень.

Першочерговими заходами для забезпечення інформаційних потреб менеджменту є підбір і аналіз різних джерел інформації, їх систематизації, приведення до загальноприйнятих форм, доведення до користувача, обслуговування, подальше збереження та порядок зни–щення відповідної інформації. Виходячи з інформаційного навантаження на сучасний управлінський документ, слід зазначити, що якість та ефективність вироблення, прийняття та виконання управлінських рішень залежить від якості налагодження діловодства на підприємств. На сьогодні без якісно організованого процесу розробки і розгляду управлінського документа ефективний менеджмент є неможливим.

Процес підготовки та прийняття управлінського рішення потребує наявності відповідних документів, що є інформаційною основою для їх прийняття, а також документів, які є результатом прийняття управлінського рішення. Тобто весь цей процес потребує докумен–таційного забезпечення менеджменту.

Документаційне забезпечення менеджменту − це організаційно-методична діяльність, спрямована на створення управлінських документів і моніторингу їх використання в процесі прийняття рішень та реалізації основних функцій управління.

Управлінський документ − це матеріальний об’єкт із закріпленням будь-яким способом на матеріальному носії інформацією, що утворилась і використовується в процесі управління [6].

Таким чином, розвиток та вдосконалення документаційного забезпечення менеджменту підпорядкований завданню отримання нових чи додаткових відомостей про систему управління в цілому та окремі її складові для аналізу, організації, контролю за виконанням рішень з метою одержання прибутку.