8.2. Механізація й автоматизація праці менеджера

Питання механізації та автоматизації праці менеджера виникає у зв'язку з необхідністю роботи з великими обсягами інформації, а саме, збору, обробки, прийняття рішеннь та подальшої його передачі. Використання засобів оргтехніки значно скорочує час обробки документів (на 20 %), і як наслідок, підвищує продуктивність праці в 3 рази.

Автоматизація управлінської праці − це процес освоєння менед-жерами методів і техніки обробки інформації для прийняття на основі цього оптимальних управлінських рішень [1].

На даному етапі в питаннях механізації і автоматизації праці менеджера виділяють два основних напрями. Перший − впровадження сучасних електронно-обчислювальних систем, розробки економіко-математичних методів і моделей. Другий − застосування засобів орг–техніки і розроблених на її основі організаційних проектів і систем комплексної механізації і автоматизації праці менеджера.

Оргтехніка − це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні технічні операції і дії в управлінській праці, вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість роботи менеджера [41].

Ускладнення завдань управління підприємством, вдосконалення технологічних процесів, збільшення потоку інформації вимагають використання сучасної обчислювальної техніки, а також математичного та програмного забезпечення засобів і систем передачі та обробки інформації.

Необхідність використання сучасної електронно-обчислювальної техніки в управлінні підприємством обумовлено такими причинами:

1. Значна кількість інформації щодо номенклатури продукції, що випускається, або великий асортимент продукції у збутових мережах ускладнює визначення позиції товару на ринку, спроможності його попиту та пропозиції. Прискорення реалізації продукції, товарообіг а отже, і прибуток підприємства залежать від ступеня задоволення фактичного попиту. Електронно-обчислювальні машини та відповідне програмне оснащення забезпечують облік реалізації товарів в асортименті або по видах продукції, що дозволяє управляти рухом товарів відповідно до змін попиту.

2. Економічний аналіз результатів роботи підприємства пов'язаний з трудомісткими розрахунками. Застосування комп’ютерів та іншої електронно-обчислювальної техніки дозволяє не тільки автоматизувати ці розрахунки, але й підвищити їх якість за рахунок застосування економіко-математичних методів.

3. Великий обсяг пам'яті сучасних електронно-обчислювальнх машин, висока швидкість пошуку та обробки даних дозволяють не тільки звільнити менеджера від технічної, монотонної роботи, але і підвищити оперативність та обґрунтованість прийняття управлінських рішень.

Перспективним напрямом у розвитку організаційних форм викорис–тання обчислювальної техніки є створення мереж обчислювальних центрів, об'єднаних між собою.

Для підвищення ефективності особистої роботи менеджера та іншого управлінського персоналу різних підприємств використовують автоматизовані робочі місця (АРМ).

Автоматизовані робочі місця (АРМ) − це проблемно-орієнтовані програмно-технічні комплекси, що включають технічні програмні засоби, інформаційне та методичне забезпечення для вирішення завдань користувача безпосередньо на його робочому місці за допомогою діалогу з електронно-обчислювальною машиною [46]. Схема організації автоматизованого робочого місця зображена на рис. 8.1.

Рис. 8.1. Схема організації автоматизованого робочого місця

Як показує практика, основна частина особистої роботи менеджера (до 80 %) не вимагає звернення до загальної інформаційної бази підприємства. Тому в якості технічної основи АРМ доцільно використо–вувати персональний комп’ютер, що працює більшість часу автономно та інколи − разом з іншими по локальній мережі.

Економічний ефект від впровадження АРМ складається з 2-х складових:

1) підвищення якості проектних та управлінських рішень за рахунок використання АРМ;

2) ефект отриманий у результаті скорочення трудомісткості вико–нання співробітниками індивідуальної роботи.

Зазвичай впровадження системи АРМ у підрозділах підприємства запобігає зростанню числа його співробітників; в ряді випадків вико–ристання одного АРМ призводить до вивільнення 2–3- співробітників.

Зо допомогою АРМ доцільно вирішувати завдання, що:

• обмежені за своїми інформаційними зв'язками на вході/виході з іншими завданнями, тобто локальні в інформаційному відношенні;

• короткі, але багаторазово повторювані протягом робочого дня (наприклад, реєстрація первинної інформації в пам'яті персонального комп'ютера замість традиційних паперових журналів, обробка масової однорідної інформації на складах і в цехах підприємства) [8].

За допомогою АРМ можна проводити теленаради і створювати електронну пошту, що передбачає безпаперовий обмін службовою документацією між користувачами. Вона є зручною технічною базою для редагування текстової інформації, підготовки службових листів, статей.

Автоматизоване оформлення документів у табличній формі і робота з таблицями є характерними технологічними можливостями застосування АРМ. Використання графіків, діаграм, схем забезпечує стислість інформації і полегшує сприйняття її змісту в процесі прийняття рішень користувачем.

Основними завданнями які вирішуються на АРМ адміністративного та менеджерського персоналу, є:

• отримання довідок про основні показники, що характеризують поточний стан виробничо-господарської діяльності об'єкта управління;

• аналіз виробничої роботи об'єкта управління і виявлення наявних та очікуваних відхилень від плану, що відносяться до компетенції даного керівника;

• інформаційна підтримка процесу прийняття управлінських рішень, спрямованих на ліквідацію відхилень від плану (виявлення причин і винуватців відхилень, прийняття рішень в типових ситуаціях, моделю–вання роботи об'єкта управління в разі ухвалення конкретного рішення і т. д.);

• збір статистичних даних для прийняття управлінських рішень;

• прийняття колективних рішень у процесі теленарад;

• контроль виконавчої дисципліни;

• контроль якості управлінських рішень підлеглих лінійних менеджерів

• складання плану роботи керівника з наступним нагадуванням термінів виконання.

Ефект від впровадження АРМ адміністративно-управлінського персоналу проявляється в поліпшенні робіт об'єкта управління завдяки науковій обґрунтованості, комплексності та оперативності управлінських рішень [83].

На основі соціальних досліджень було виявлено, що від 50 до 90 % робочого часу сучасний менеджер витрачає на обмін інформацією в процесі нарад, зборів, зустрічей, бесід, переговорів, прийому відві–дувачів, складання і читання різноманітних документів. І це − життєва необхідність, оскільки інформація сьогодні перетворилася в найважли–віший ресурс соціально-економічного, технічного, технологічного розвитку будь-якої фірми [42].

У зв'язку з цим величезну увагу в питанні підвищення продуктивності праці та якісного швидкого обміну інформацією приді–ляється технічному і програмному забезпеченню менеджера. Таким чином, вирішення задач менеджменту передбачає широке використання автоматизованих технологій, тобто роботу в електронному офісі.